Виды деловых писем (по назначению)

• 1. Письма информационного характера, т. е. письма, пишущиеся для информирования адресата по какому-либо вопросу. Существует несколько разновидностей подобных писем.
• 1) Информационное письмо, в котором сообщаются сведения официального характера. Такие письма часто рассылаются по списку каким-либо организациям. Эта разновидность требует более строгого соблюдения норм официально-делового стиля.
• 2) Письмо-сообщение {письмо-предложение) — это письмо, в котором автор информирует адресата о каких-либо событиях или фактах, представляющих взаимный интерес, о предлагаемых товарах или услугах.

Часто оба эти вида начинаются с глагола «сообщать» в первом лице множественного числа {"сообщаем") или стандартной формулы «довожу до вашего сведения».

• 3) Сопроводительное письмо посылается при отправке документов, у которых нет адресной части и которые прилагаются к письму. Сопроводительное письмо также прилагается к отправляемым товарам или партиям товаров. Подобное письмо следует начинать со слов «посылаю» («посылаем»), «представляю» {"представляем").
• 4) Письмо-напоминание должно побудить адресата выполнить ранее достигнутые договоренности и начинается обычно со слова «напоминаем».
• 5) Письмо-извещение (письмо-уведомление) информирует о каких-либо публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, конференциях, презентациях и т. п.). В этих письмах сообщается о проводимых мероприятиях, времени и месте их проведения, содержится приглашение к участию и сообщение об условиях участия. Такое письмо чаще всего начинается с глагола «уведомляем».
• 6) Рекламное письмо — это письмо, предлагающее товары или услуги, возбуждающее интерес к какому-либо товару или услуге и желание его приобрести. Подобные письма чаще всего начинаются с традиционного обращения (Уважаемые господа! Господин N!).
• 2. Письма-побуждения, целью которых является побудить адресата совершить определенные действия.
• 1) Письмо-просьба — это письмо, цель которого — получение информации, документов или инициирование действий, необходимых автору или представляемой им организации. Подобное письмо часто начинается с глагола «просим» («прошу») или словосочетаний «просим Вас сообщить» или «прошу сообщить»). Эти слова могут предваряться предлогом «в связи с» (подготовкой, решением, проведением чего-либо).

Разновидность письма-просьбы — письмо-заявка, в тексте которого сообщается о желании лица или организации принять участие в какихлибо мероприятиях, получить какие-либо услуги или товары, материалы; подобное письмо также начинается с глагола «просить». (Просим Вас поставить продукцию, включить в список участников, предоставить и т. д.).

• 2) Письмо-запрос — это документ, который направляется с целью получения какой-либо официальной информации или документов. Его также начинают с глагола «просить».
• 3) Письмо-предложение направляется потенциальному партнеру с предложением сотрудничества в какой-либо коммерческой деятельности. Типичное начало — словосочетание «предлагаем Вам…»).
• 4) Письмо-заказ — предложение заказчика (покупателя) заключить какую-либо сделку с указанием ее условий. Оно также начинается с глагола «просить» в форме множественного или единственного числа.
• 5) Письмо-приглашение содержит предложение об участии в каких-либо мероприятиях, поэтому оно должно начинаться либо с глагола «сообщаем», если сначала представлена информация, либо с глагола «предлагаем», если письмо начинается с самого предложения участвовать.
• 3. Письма-требования (их разновидность — письма-рекламации), содержащие собственно требование или претензию, которые составляются в случаях, когда одна из сторон не выполняет (или выполняет не в полной мере) свои обязательства. В подобных письмах сообщаются условия договора, обстоятельства их нарушения, а также требование возмещения убытков. Глагол «просить» в подобных письмах дополняется зависимым словом «настоятельно» (настоятельно просим) или заменяется глаголом «требовать».
• 4. Письма-ответы, которые составляются в ответ на письмо-просьбу, предложение, запрос, приглашение. Они подразделяются на письмо-согласие и письмо-отказ. Ключевым глаголом в таких письмах становится глагол «сообщать». Следует начинать письмо с указания на то, что данное послание является именно ответом, поэтому нужно употреблять клишированные выражения «На Ваше обращение в адрес», «На Ваше обращение», «Рассмотрев Ваше обращение», «в ответ на…».
• 5. Письма-обязательства, которые содержат обязательства, гарантии, подтверждения существующих договоренностей.
• 1) Гарантийное письмо содержит подтверждение оплаты или сроков выполнения договоренности. Оно адресуется организации или конкретному лицу. Обязательным в подобном письме становится глагол «гарантировать».
• 2) Письмо-подтверждение — это письмо, в котором уведомляют о получении документов, каких-либо материалов, товаров или информируют о готовности осуществить достигнутые договоренности, принять участие в каких-либо действиях. В этой разновидности делового письма употребляется глагол «подтверждать» (подтверждаем получение заказанных товаров; подтверждаем перевод денежных средств).
• 3) Рекомендательное письмо, автор которого дает положительную характеристику кому-либо, тем самым принимая на себя ответственность за компетенцию, порядочность и другие указанные в тексте положительные качества рекомендуемого (

  заключение

  контракта поручено нашему торговому представителю, хорошо зарекомендовавшему себя в / на…).

• 6. Этикетные письма, в которых в гой или иной форме выражается внимание к адресату, желание расположить его. Это письмо-поздравление, посылаемое в торжественных случаях (наиболее значимые клишированные фразы — Примите мои (наши) сердечные поздравления и Желаю (желаем) Вам), письмо-благодарность, которое традиционно начинается с глагола «благодарим» («благодарю»), письмо-соболезнование, в котором выражается участие по поводу чьей-либо смерти, несчастного случая и т. д. (клишированные фразы — С глубоким прискорбием и Примите наши (мои) соболезнования, а также письмо-извинение (ключевая фраза — Примите наши извинения).

Композиция делового письма обычно предполагает три части: вводную, основную (наиболее информативную) и заключительную, в которой подытоживается информация и (или) высказывается пожелание дальнейшего сотрудничества.

Стандартные, клишированные выражения, которые используются в деловых письмах, можно посмотреть также на сайте «Грамота.ру».