Методы проверки документов, отражающих однородные хозяйственные операции

Методы проверки документов, отражающих однородные хозяйственные операции, включают: восстановление учетных записей по документам, обратную калькуляцию, хронологический и сравнительный анализ.

• 1. Восстановление учетных записей на основе документов целесообразно осуществлять в следующих случаях:
  • а) при запущенности бухгалтерского (синтетического или аналитического) либо оперативно-технического (чаще всего складского, объектового) учетов;
  • б) при умышленном или случайном уничтожении регистров бухгалтерского и оперативного учета (разумеется, если не уничтожена первичная документация);
  • в) когда первичная документация имеется в полном объеме, однако аналитический учет не велся в целях сокращения учетной работы (например, на производстве предприятий общественного питания) или в связи с особыми правилами и условиями документального оформления некоторых хозяйственных операций (строительство, розничная торговая сеть);
  • г) при наличии достоверных данных о подложности записей в аналитическом учете.

Сущность этого метода заключается в приведении бухгалтерского и складского учета в соответствие с требованиями положений, инструкций и других подзаконных нормативных актов, регламентирующих хозяйственную деятельность.

Частными приемами восстановления учетных записей являются: 1) восстановление количественного учета; 2) контрольное сличение остатков.

Восстановление количественного (количественно-сортового) учета может быть использовано при проведении документальной ревизии в любой отрасли экономики, но чаще всего этот метод применяется на предприятиях торговли и общественного питания (склады, оптовые базы, магазины, рестораны, столовые и т. п.).

Сущность контрольного сличения заключается в том, что данные об остатке товара по инвентаризационной описи на конец проверяемого инвентаризационного периода сопоставляются с итоговыми данными о движении этого товара за весь период, начиная от предыдущей инвентаризации.

2. Обратная калькуляция осуществляется путем контрольного пересчета готовых изделий (продуктов, блюд, порций и т. п.) в сырье.

Поверяющие используют данный прием в процессе проверки системы общественного питания. Суть рассматриваемого метода заключается в том, что на предприятиях общественного питания (рестораны, кафе, столовые), где приход каких-либо ценностей указан в продуктах (вес мяса, расход готовых блюд), для восстановления количественного учета применяется пересчет готовых блюд в продукты на основе документов, содержащих цены и нормы расхода, — калькуляционных карточек, технологических карт, рецептурных сборников. При этом могут дополнительно использоваться и другие документы, фиксирующие расход сырья при приготовлении блюд: план-меню, бракеражный журнал, журнал учета вложений, приходные накладные со склада на производство и др.

На основе указанных документов об изготовлении и расходовании (сбыте, реализации) продукции того или иного вида определяется общее количество сырья и материалов, пошедших на изготовление всех изделий.

Обратная калькуляция позволяет изучить направления предстоящего поиска фактов злоупотреблений при списании и расходовании сырья, помогает установить причастных к этому лиц, создает благоприятные условия для последующей работы ревизора.

3. Хронологический анализ проводится путем деления учетного периода на более короткие промежутки времени (месяц делится на декады, декада на дни и т. п.). В качестве основания периодизации могут использоваться и более длительные периоды.

Под учетным периодом понимается отрезок времени, за который лицо составляет свой отчет. Например, экспедитор составляет отчет за каждый день.

Посредством хронологического анализа могут быть установлены:

• — странные закономерности в работе предприятия, которые проявляются в виде вспышек или спадов в осуществлении хозяйственных операций, причем касаться они могут не только количественной, но и, что не менее важно, качественной их стороны. Например, могут иметь место резкие колебания каких-либо показателей в виде возрастающего объема реализации отдельных видов изделий в период работы конкретных материально ответственных лиц;
• — единичные отклонения от нормального оборота, указывающие на возможность подлога в отдельном документе. Наиболее простым отклонением является превышение расхода над приходом на какой-то промежуток времени, что может указывать на реализацию излишков полученной продукции.
• 4. Сравнительный анализ заключается во взаимном сопоставлении содержания разных (но одинаковых по форме) документов, отражающих аналогичные операции.

Предметом сопоставления могут быть различные реквизиты документов, отражающих однотипные операции: количественные и качественные измерители, даты составления документов, ценообразование на однородную продукцию, показатели по оплате схожих моделей, товаров, сырья и др.

При проведении сравнительного анализа могут быть выявлены (с экономической точки зрения) значительные отклонения в хозяйственной деятельности проверяемого предприятия (участка, объекта) по сравнению с аналогичными предприятиями (участками).

Хронологический и сравнительный методы имеют поисковое значение. Оперативные и следственные сотрудники применяют их для сужения круга поиска материалов, которые могут использоваться в доказывании преступлений. Аудиторы и ревизоры применяют их для анализа хозяйственной деятельности организации с целью выявления сомнительных операций и отклонений от учетного процесса.