Организация проведения инвентаризации

Для успешного проведения инвентаризации необходимо соблюдать ряд требований.

• 1. Основным условием, обеспечивающим успех инвентаризации, является внезапность. При несоблюдении этого условия лицо может восполнить недостачу, избавиться от излишков, составить подложные документы на имеющиеся излишки и недостачу и т. п.
• 2. Инвентаризация проводится только комиссией, которая назначается приказом (распоряжением) руководителя. Состав комиссии определяется в зависимости от вида инвентаризации. Сотрудник правоохранительных органов может присутствовать при проведении инвентаризации, но в состав комиссии он не входит.
• 3. При проведении инвентаризации члены комиссии должны непосредственно проверять фактическое наличие материальных ценностей. Не допускается заполнение инвентаризационной описи на основе книжных остатков, со слов материально ответственного лица, без фактической проверки содержания коробок, упаковок и т. п.
• 4. Инвентаризация осуществляется непрерывно. В случае невозможности се проведения в течение дня помещение опечатывается печатью председателя комиссии, ключ остается у материально ответственного лица, описи хранятся на объекте в закрытом сейфе.
• 5. При проведении инвентаризации обязано присутствовать лицо (доставляется на место ее проведения даже в случаях ареста). Если материальную ответственность несут несколько лиц, достаточно, чтобы по поручению остальных присутствовал один из них.

Инвентаризация состоит из трех этапов: подготовительного, основного и заключительного. На каждом этапе существует определенный порядок осуществления последовательных и взаимосвязанных действий.

1. На первом (подготовительном) этапе на основании полученного от правоохранительных органов мотивированного постановления руководитель организации издает распоряжение (приказ) о проведении инвентаризации.

Как правило, в каждой организации существует постоянно действующая инвентаризационная комиссия в составе руководителя организации или его заместителя, главного бухгалтера, начальников структурных служб и представителей общественности.

Для непосредственного проведения инвентаризации создаются рабочие инвентаризационные комиссии в составе председателя комиссии (руководитель организации, заместитель); членов комиссии — специалистов различных подразделений (бухгалтер, экономист, юрист, технолог, товаровед, рабочий инвентаризируемого участка и т. п.).

Перед началом проведения инвентаризации членам рабочей комиссии вручается приказ с указанием сроков начала и окончания инвентаризации, а председателю — контрольный пломбир. Приказ (распоряжение) регистрируется в бухгалтерии в Журнале учета, контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

В состав инвентаризационной комиссии должны включаться работники, хорошо знающие инвентаризуемые ценности, цены, первичный учет. Кроме того, в работе комиссии могут участвовать представители службы внутреннего аудита организации. Отсутствие при проведении инвентаризации хотя бы одного члена комиссии, указанного в документах, служит основанием для признания ее результатов недействительными.

Если инвентаризация проводится по требованию органа дознания, следствия или суда, то представитель этих органов может присутствовать при ее проведении, но не является членом инвентаризационной комиссии и не подписывает инвентаризационные документы. Сотрудник правоохранительного органа осуществляет выборочный контроль за методикой ее проведения (пересчет отдельных наименований товара, участием всех членов комиссии в инвентаризации, соблюдением требований нормативных правовых актов и др.), а также воспрепятствует воздействию на членов инвентаризационной комиссии со стороны заинтересованных лиц путем шантажа, подкупа и угроз.

Прежде чем комиссия приступит к непосредственному снятию остатков, лицо дает подписку о том, что к моменту проведения инвентаризации у него на руках нет никаких приходных и расходных документов, не приложенных к отчету. Типовая форма расписки имеется на бланках инвентаризационных описей. После этого лицо составляет товарный отчет, где выводит книжный остаток.

При наличии кассы инвентаризация начинается с подсчета фактического наличия денежных средств. Проверяющими может исследоваться кассовая лента (ее целостность, наличие склеенных либо не заверенных соответствующими подписями обрывов, наличие в начале и в конце контрольной ленты оттисков контрольных чеков, удостоверяющих факт снятия показаний суммирующих счетчиков, и др.).

Перед началом проверки фактического наличия имущества инвентаризационная комиссия должна установить исправность всех весоизмерительных приборов, при помощи которых будет фиксироваться наличие материальных ценностей. Для квалифицированной проверки приборов и их клеймения могут быть приглашены метрологи.

2. Второй (основной) этап инвентаризации заключается в непосредственном снятии остатков, т. е. в установлении фактического наличия товарно-материальных ценностей в натуре.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяется путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера с применением заблаговременно подготовленных и проверенных технических приспособлений (весов, емкостей и т. д.), соблюдением техники подсчета ценностей, имеющих разные физические свойства (твердые, жидкие и т. д.). Запрещается включать в эти данные сведения о фактическом наличии ценностей со слов материально ответственных лиц или на основе учетных (книжных) остатков.

При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов визируют раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и лицо. В конце рабочего дня или по окончании проверки данные этих ведомостей сличают и выверенный итог вносят в опись. Примерные формы описи утверждены Минфином России и содержатся в приложениях № 8 к указанным выше Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми записями новых правильных записей. Исправления оговариваются и подписываются всеми членами комиссии и материально ответственными лицами.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, производивших проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и о принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

На основном (рабочем) этапе проведения инвентаризации могут быть недостатки, которые влияют на последующее оформление ее результатов. К числу таких недостатков относятся:

• — непроверка правильности установления первоначальной стоимости основных средств в соответствии с технической документацией;
• — фактическое наличие основных средств, которые списаны с учета;
• — отсутствие инвентаризационных номеров на основных средствах;
• — невключение в число инвентаризируемых объектов арендованных основных средств и др.
• 3. На третьем (заключительном) этапе инвентаризации осуществляется выведение ее результатов путем сравнения данных инвентаризационной описи (фактических остатков) с показателями бухгалтерского учета (книжными остатками). После сравнения результаты инвентаризации фиксируются в сличительной ведомости (при количественном учете на оптовых базах, складах) или акте результатов инвентаризации (при суммовом учете на предприятиях розничной торговли).

Сличительная ведомость может быть отдельным документом либо совмещена с инвентаризационной описью как единый бланк. Форма сличительных ведомостей утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 (формы № ИНВ-18, ИНВ-19).

К материалам инвентаризации могут прилагаться: акт контрольной проверки, проведенной инвентаризации; расчет естественной убыли; акт на испорченные товары; объяснения материально ответственного лица; решение руководителя по результатам инвентаризации.

При проведении инвентаризации по инициативе правоохранительных органов описи, как рукописные, так и с использованием средств компьютерной техники, составляются не менее чем в трех экземплярах. Все экземпляры инвентаризационной описи считаются подлинниками. Первый экземпляр передается представителю правоохранительных органов (при назначении ревизии по его инициативе). Необходимость получения именно первого экземпляра обусловлена тем, что при возбуждении уголовного дела необходимы оригиналы документов.

Второй экземпляр направляется в бухгалтерию предприятия, третий остается у материально ответственного лица. При наличии вышестоящей организации может составляться еще один экземпляр.