Деловая переписка. 
Психология делового общения

Деловая переписка является разновидностью официальной, поэтому стиль письма и его оформление должны основываться на правилах, определяемых международной практикой и условностями.

Цель делового письма всегда двойная: получить желаемый результат и произвести впечатление, достойное делового партнера. Главное, что следует иметь в виду, — деловое письмо читают быстро и либо признают заслуживающим внимания и ответа, либо нет. В деловом письме любого уровня: резюме, отчет, заявление, служебная записка, должно быть учтено следующее:

• 1. Вид текста. Дата, адрес, должность и имя отправителя и адресата, а также его титулования (по рангу или должности) не должны содержать ошибок.
• 2. Содержательно текст должен быть структурирован по степени важности: либо от простого к главному, либо наоборот, но ни в коем случае не вперемешку.
• 3. Обязательно следует указать, ждете ли вы ответа, и поблагодарить за внимание.

Деловые письма желательно писать на бланке организации. Чем официальнее бланк, тем официальнее тон письма. Но следует заранее узнать, может быть, письмо на таком бланке подписывает только высшее руководство фирмы.

Конверт. Мы перешли на мировую практику написания адреса, начиная с имени. Полагается писать сначала инициалы, потом фамилию. Сейчас перед инициалами часто пишут Г-ну или Г-же. Если вы знаете титул, то лучше указать его. Во всех странах Европы и США опускать титулы в устной и письменной речи считается невежливым. В Германии пишут «Господин + + Титул + Фамилия». Возможные варианты: «Г-ну И. И. Иванову Генеральному директору…»; «Генеральному директору… Г-ну И. И. Иванову»; «И. И. Иванову Генеральному директору…».

Обращение: Г-н, Г-жа, Г-да. Имя, фамилия, титул или звание. «Дорогой + имя» или «Уважаемый + фамилия».

Нужно помнить, что первое предложение письма имеет важное значение, так как задает тон для остального текста. Итак, следуйте первому правилу деловой корреспонденции — первое же предложение начните с благодарности. «Спасибо за ваше внимание…», «Для меня было большим удовольствием встретиться с вами» и т. д. Это не только придаст вашему письму благожелательный и любезный тон, но и вызовет впечатление, что вы ставите на первое место своего читателя. Избегайте использовать вначале письма местоимение «я», так как иначе возникнет впечатление, что вы ставите себя на первое место.

Комплимент — это выражение вежливости, которым заканчивается любое письмо (например, «Искренне ваш», «С глубоким уважением», «С уважением» и т. д.).

Подпись — удостоверяет данный документ. Фамилия лица, уполномоченного поставить свою подпись, обычно печатается в конце письма.

Дата должна включать день, месяц, год и место написания письма. Эти данные никогда не следует писать в сокращенном виде.

В некоторых случаях эти формы могут видоизменяться, но всегда следует помнить о том, что есть люди, которые очень щепетильны в данных вопросах.

Деловое письмо должно иметь безупречный внешний вид. Все виды официальной и деловой корреспонденции печатаются на компьютере, на бумаге высшего качества, машинной резки. При печатании текста не допускаются исправления, сам текст должен красиво располагаться по всему листу, ширина левого края не менее 2 см. Конверты для писем должны быть соответствующего размера и качества.

Однако как бы ни важны были форма и атрибуты вежливости, приоритет все же принадлежит содержанию. Доброжелательный тон должен пронизывать весь текст письма. Если в письме содержится негативная информация, она должна располагаться в его середине.

Деловое письмо (коммерческое, научное, юридическое и др.) должно быть составлено на языке официальной переписки, которая характеризуется отсутствием избыточной информации, предельной рациональностью построения предложений, ясностью и четкостью изложения, учетом особенностей адресата и возможной реакции с его стороны. Если все попытки узнать имя человека, с которым вы будете вести переписку, зайдут в тупик, можно использовать такой прием обращения: «Специалисту в области…».

Кроме того, при оформлении официальной и деловой корреспонденции желательно придерживаться следующих общепринятых правил:

• 1. Письмо должно быть написано на языке той страны, куда оно направляется, или на английском языке. Во избежание ошибок и неточностей может быть приложен русский вариант письма.
• 2. В международной практике писать длинные письма не принято, но если письмо больше одной страницы, то в конце листа нужно поставить «продолжение следует» («continued over»).
• 3. Каждая страница, кроме первой, нумеруется арабскими цифрами.
• 4. Исходящая информация официального характера не должна содержать каких-либо пометок, они допустимы на экземпляре, который остается у отправителя.
• 5. Резолюции на всех видах входящей корреспонденции делаются карандашом либо на отдельных листах и подкалываются.
• 6. Письмо складывается текстом внутрь. Наиболее важные деловые письма желательно не сгибать, а посылать в больших плотных конвертах. Менее официальные можно складывать.
• 7. На срочный запрос необходимо дать ответ до истечения трех дней. На письмо — до десяти дней. Если запрос требует подробного рассмотрения, то в течение трех дней следует сообщить, что письмо принято к сведению, и дать окончательный ответ в период до 30 дней.
• 8. В случае отказа приносят извинения. Отсутствие ответа в срок рассматривается как отрицательный ответ и может привести к разрыву отношений.

Поздравления, благодарности, соболезнования, так же, как и заявления, пишутся от руки.

Типы деловых писем. Письмо-просьба: «Прошу Вас…» Коротко, аргументировано, подчеркнуть личную заинтересованность и заранее поблагодарить за исполнение. Варианты: «Служебная записка», «Заявление».

Сопроводительное письмо. Конкретное обращение в фирму или к ее руководителю с просьбой рассмотреть документы. Может быть послано вместе с вашим резюме.

Рекомендательные письма.

Вариант 1. Просьба «оказать содействие предъявителю». Ценится из-за статуса подписывающего.

Вариант 2. Личные просьбы о протекции. Важны отношения пишущего и адресата.

Вариант 3. Рекомендации профессиональные. Вопрос: кто их пишет и подписывает. Структура: образование или профессиональный опыт; опыт работы и возможности использования работника; личные качества рекомендуемого; желательно указание на длительность знакомства или совместной работы.

Письмо-подтверждение. Знак уважения и благодарности.

Вариант 1. Благодарственное письмо. Пишется после получения подарка, награды/премии; посещения мероприятия. Цель — укрепление дружеских отношений с партнером.

Вариант 2. Письмо-поздравление.

Письмо-претензия. «Довожу до вашего сведения», «Сообщаю вам», «Считаю необходимым предупредить».

Письмо-отказ. Начинается и заканчивается на позитивной ноте.

Письмо-извинение. Объяснение причин невыполнения обязательств. Посылается после уведомления по телефону.

Резюме — особый вид делового письма. У вас единственный шанс преуспеть с помощью резюме в тот момент, когда его читают в первый раз. Как правило, на просмотр резюме затрачивается не более двухтрех минут.

Внешний вид резюме. Не должно быть похоже на листок по учету кадров, быть серым и безликим. Не должно быть «копией». Резюме и сопроводительное письмо — разные вещи.

Информацию для резюме следует отбирать исходя из его целей. Другими словами, в резюме стоит включать описание именно тех аспектов вашего опыта, которые значимы для позиции, на которую вы претендуете.

Удачное резюме может стать поводом для интервью, то есть личной встречи с работодателем или его представителем, но еще не гарантирует получение работы. Ваша цепь — добиться, чтобы читающий захотел встретиться с вами лично.

Содержание и структура резюме.

• 1. Ваши имя, адрес, номер телефона (включая код города). Психологически адрес необходим, чтобы определить, где вы живете, легко ли с вами связаться, не утаиваете ли вы отсутствие прописки, регистрации и так далее. Если хотите утаить, учтите, что на это сразу обратят внимание. Возможно указание «контактов» в конце резюме.
• 2. На какую должность вы претендуете (не более шести строк, а лучше две-три). Если вы пишете резюме вообще, то укажите сферу деятельности, в которой хотите себя реализовать. Не надо указывать личных мотивов: деньги, карьера, самореализация.
• 3. Трудовой опыт в обратном хронологической порядке (сначала указывается последнее место работы). Эта часть — основная. Укажите даты начала и окончания работы, наименование организации, название должности (их может быть несколько, если ваша карьера развивалась успешно). Кратко опишите должностные обязанности и производственные достижения, если они у вас были. При описании их используйте глаголы действия, такие как развивал, сэкономил, увеличил, сократил.
• 4. Образование. Чем больше прошло времени после окончания учебного заведения, тем меньше места этот пункт должен занимать в резюме, для выпускников и студентов следует помещать его перед предыдущим, так как опыт работы если и есть, он менее значителен. Можно сообщить о наградах, подчеркнуть те изученные дисциплины, которые соответствуют вашей цели.
• 5. Владение иностранными языком, навыки работы с ПК.
• 6. Дополнительная информация: наличие водительских прав, членство в профессиональных организациях и т. п. (Хобби следует упоминать только в том случае, если оно тесно связано с желаемой работой.)
• 7. Указание на возможность предоставления рекомендаций.

Награды и поощрения в любой форме следует указать. Не отмечайте ничего, что свидетельствует не в вашу пользу. Не употребляйте частицу «не».