Обмен данными с другими приложениями

MS Access позволяет импортировать данные из других программ, БД и форматов с помощью команды вкладки Внешние данные — блок Импорт и связи (рис. 11.36) — MS Access, MS Excel, текстовые файлы, XML (для других форматов используется команда Дополнительно).

Запускаемый при этом Мастер импорта на основе импортируемого файла или его фрагмента создаст таблицу в MS Access или добавит данные в указанные таблицы.

Экспорт данных из MS Access можно осуществлять в текстовый файл, Excel, в Word или базы данных других форматов командой Внешние данные — блок Экспорт и указать тип файла, в который нужно преобразовать данные и особенности экспортирования.

Если нужно использовать таблицу MS Access для создания составного документа с помощью функции слияния, то используется команда Внешние данные — блок Экспорт — Слияние с MS Word.

Операцию импорта или экспорта можно сохранить, установив специальную опцию Сохранить шаги импорта/экспорта в мастере, и использовать повторно, когда потребует;

Рис. 11.36. Форматы импортируемых и экспортируемых файлов.

ся выполнить ту же самую задачу, с помощью команд Сохраненные операции импорта и Сохраненные операции экспорта.

Отдельную БД можно преобразовать в общее решение, используя Windows SharePoint Services, в котором используются таблицы Access, связанные со списками SharePoint, что дает возможность совместного доступа через программу обозреватель, централизованное резервное копирование, размещение БД на узле SharePoint и широкие возможности клиента на основе Access в серверном решении. При использовании узла SharePoint для доступа к базам данных повышается управляемость и предсказуемость работы. Пользователи могут подписаться на уведомления по электронной почте, отправляемые при добавлении, удалении или изменении записей в списке SharePoint.

С помощью Windows SharePoint Services можно:

• • просматривать историю версий на уровне записей (кем и когда были внесены изменения);
• • манипулировать доступом, задавать полные разрешения или только на чтение, отказать в доступе определенным пользователям;
• • просмотреть удаленные записи и восстановить ошибочно удаленную информацию;
• • открывать списки (формы, отчеты и таблицы) в расширенных режимах Access непосредственно с узла Sharepoint;
• • использовать для сбора данных и совместной работы с приложениями для совместной работы с базой данных. Информация может храниться в списках на веб-узле SharePoint, а доступ к ней может осуществляться через связанные таблицы в БД Access; на веб-узле SharePoint можно также хранить весь файл Access.