Функциональные подразделения ВТФ

В структуре ВТФ, построенных по функциональному принципу, выделяются несколько профильных подразделений. Первое обеспечивает проведение подготовительных операций, связанных с работой на внешнем рынке и предстоящим заключением экспортных сделок.

Это прежде всего комплексное исследование предполагаемых рынков сбыта экспортной продукции, основанное на поиске исходных данных для первичного анализа с позиций выявления преимуществ торгово-политического и экономического характера и одновременно ограничений на внешнеторговые операции, уровня конкуренции, условий сбыта и требований к качественно-техническим характеристикам импортируемой продукции и др.

Кроме того, обеспечивается изучение конъюнктуры внешних рынков и подготовка прогнозных оценок ее колебания. Уточняются продуктовые границы, емкость и объем товарных рынков, анализируются формы и методы сбыта и их влияние на динамику изменения потребления и спроса. Вместе с тем исследуется экспортная и ценовая политика ведущих зарубежных компаний-экспортеров. Выявляются действующие и потенциальные конкуренты, их цели и стратегия поведения. Изучаются обстоятельства предстоящей работы на внешнем рынке с позиций таможенно-тарифной, валютно-финансовой политики и нетарифных ограничений в отношении иностранной продукции, а также страновых и коммерческих рисков.

В рамках деятельности таких подразделений обеспечиваются мероприятия по содействию продаже экспортной продукции, по поиску и оценке платежеспособности иностранных партнеров, включая проведение консультаций, согласование предложений и переговоров с потенциальными контрагентами, по организации гарантийного технического обслуживания, например, при экспорте готовой МТП.

Второе подразделение ВТФ, как правило, занимается непосредственно процессами осуществления экспорта, включая проработку контракта, финансовое обеспечение поставки, предпогрузочные работы по упаковке и маркировке, подготовке товаросопроводительных и таможенных документов, осуществление отгрузки и транспортировки груза, процедуры по расчетно-платежным операциям.

Третий блок в структуре ВТФ обеспечивает условия прохождения процедур и документарное их обеспечение в рамках системы госрегулирования ВТД и контроля, предусмотренного за экспортом определенной вывозимой ТН ВЭД из России. Работа данного подразделения сосредоточена на формировании общей политики экспортных цен, организации сбыта и логистического управления, ведении статистики внешнеторгового оборота, определении границ оптимально допустимых расходов, но сделкам и контроле за ними.

Исходя из типовых внешнеэкономических функций и целевых особенностей фирмы и содержания основных этапов внешнеторговой операции, главными функциональными подразделениями являются маркетинговая и оперативно-коммерческая службы, а также отделы, обеспечивающие обслуживание внешнеторговой деятельности фирмы: планово-экономические расчеты, валютно-финансовые и кредитные операции, учет и отчетность, юридические и инженерно-технические вопросы.

В компетенцию маркетинговой службы ВТФ входят:

• • изучение возможностей и рынков сбыта, обеспечение рекламы и продвижения товара, подготовка конкурентных материалов и конкурентного листа, необходимых для формирования базисных условий контракта;
• • прогнозирование конъюнктуры товарных рынков и динамики цен, контроль и участие в расчетах и обосновании контрактных цен, анализ эффективности экспортно-импортных операций и отдельных сделок, обеспечение необходимой информацией по конъюнктуре, ценам и иностранным фирмам;
• • методическое обеспечение работы по изучению внешних рынков и изучение его требований к качеству продукции, аналогичной той, которая поставляется на экспорт, а также обеспечение участия фирмы в работе ярмарок и выставок.

Функции оперативно-коммерческой службы включают:

• • проведение переговоров с инофирмами, подготовку коммерческих расчетов по определению базисных и валютно-финансовых условий контракта (цены, условий и способа расчета, выбора валюты цены и платежа, срока поставки и способа доставки) и заключение контрактов;
• • организацию поставок (перевозка и страхование внешнеторговых грузов) по подписанным контрактам и контроль за их выполнением, обеспечение технического и гарантийного обслуживания экспортируемой и импортируемой технической продукции;
• • рассмотрение рекламаций по экспорту и предъявление таковых по импорту;
• • ведение коммерческой переписки с иностранными и российскими контрагентами и другими фирмами;

• организацию и анализ кредитных и расчетных операций, акцепт счетов и обработку внешнеторговых документов, оплату счетов и контроль за осуществлением указанных операций.

Организационно-правовое и договорное обеспечение работы ВТФ и ее служб (оформление документов по рекламациям, ведение арбитражных дел в рамках международного и национального законодательства) возлагается на юридическую службу.

По мере развития ВТФ выполнение технических и подготовительных операций, осуществляемое на нервом этапе коммерческими и вспомогательными подразделениями, может быть централизовано путем создания специализированных служб, например бюро переводов, отдела автоматизированной обработки данных, группы коммерческих расчетов.