Порядок проведения и оформления результатов инвентаризации нефинансовых активов: основных средств, непроизведенных активов, нематериальных активов, материальных запасов

Инвентаризацию нефинансовых активов следует начинать с инвентаризации основных средств, которая проводится один раз в 3 года (п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации). При этом инвентаризации подлежат все основные средства учреждения, в том числе числящиеся на забалансовых счетах. Она производится по их местонахождению и по каждому материально ответственному лицу. До начала инвентаризации проверяются:

• — наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;
• — наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;
• — наличие документов на основные средства, сданные или принятые учреждением в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

Проверка осуществляется путем осмотра каждого объекта основных средств и занесения данных в ф. 504 087. Данные по основным средствам заносятся по наименованию, инвентарному номеру, единице измерения. При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов на балансе учреждения. Кроме того, проверяется также наличие документов на земельные участки и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в оперативном управлении учреждения. При этом данные по земельным участкам, находящимся в оперативном управлении учреждения, должны сверяться с данными государственного кадастрового учета: выписками из государственного земельного кадастра, а также в предусмотренных законом случаях — с копиями хранящихся в кадастровом деле документов. При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бюджетного учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т. д. Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты и т. п. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений учреждения и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, в описях проводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.

Основные средства, которые в момент инвентаризации находятся вне места нахождения учреждения (автомашины, отправленные в капитальный ремонт машины и оборудование и т. п.), инвентаризируются до момента временного их выбытия. На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т. п.). Инвентаризации подлежат также основные средства, находящиеся в аренде. Ее результаты отражаются в отдельно составляемой описи, в которой также указываются наименования документов, согласно которым объект основных средств взят в аренду.

Проверка библиотечных фондов осуществляется в следующие сроки:

• — наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах, — ежегодно;
• — редчайшие фонды — один раз в 3 года;
• — ценные фонды — один раз в 5 лет;
• — фонды библиотек до 100 тыс. учетных единиц — один раз в 5 лет;
• — фонды библиотек от 100 тыс. до 200 тыс. учетных единиц — один раз в 7 лет;
• — фонды библиотек от 200 тыс. до 1 млн учетных единиц — один раз в 10 лет;
• — фонды библиотек свыше 1 млн учетных единиц — поэтапно в выборочном порядке с завершением проверки всего фонда в течение 15 лет.

Результатом проведенной в учреждении инвентаризации может стать выявление излишков основных средств. Такие излишки основных средств, на основании приказа руководителя учреждения, принимаются к бюджетному учету по рыночной стоимости (табл. 23.1).

Таблица 23.1. Бухгалтерские записи по учету излишков основных средств по результатам инвентаризации.

В соответствии с п. 20 ст. 250 НК РФ стоимость имущества, выявленного в результате инвентаризации, в целях налогообложения прибыли признается внереализационным доходом (письмо Минфина России от 14 февраля 2012 г. № 03−03−05/11). Величина данного дохода определяется исходя из цены сделки с учетом положения ст. 105.3 НК РФ.

Недостающие (похищенные) объекты основных средств списываются с учета по балансовой стоимости, одновременно списываются суммы начисленной по ним амортизации.

Списание похищенных, недостающих основных средств производится на основании следующих первичных документов:

• — Акта о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств);
• — Акта о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств);
• — Акта о списании автотранспортных средств;
• — Акта о списании мягкого и хозяйственного инвентаря. Соответствующая отметка о списании недостающего, похищенного основного средства проставляется в Инвентарной карточке учета основных средств.

Бюджетный учет операций по списанию недостающих (похищенных) объектов основных средств регламентирован абз. 5 п. 10 Инструкции № 162н (табл. 23.2).

Таблица 23.2. Бухгалтерские записи при списании недостающих (похищенных) объектов основных средств.

При инвентаризации нематериальных активов проверяются: наличие нематериальных активов и документов, подтверждающих права учреждения на их использование, правильность и своевременность отражения нематериальных активов в учете.

Инвентаризация материальных запасов учреждения производится отдельно по каждому счету, входящему в состав материальных запасов. При этом в ф. 504 087 заносятся материалы с указанием отдельных групп, видов и других необходимых данных (артикул, сорт и др.) по каждому наименованию. Записи в опись производятся на основании проверки фактического наличия материальных ценностей путем их пересчета, перевешивания, перемеривания. В случаях, когда материальные ценности хранятся в нескольких изолированных помещениях у одного материально ответственного лица, инвентаризация проводится последовательно по местам их хранения. После проверки ценностей в одном из помещений вход в него не допускается (помещение опломбируется), а комиссия переходит для работы в следующее помещение. Однако в исключительных случаях, когда возникает срочная необходимость в выдаче материалов со склада в процессе инвентаризации, материально ответственным лицом может быть произведен отпуск материалов в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Для этого требуется разрешение руководителя и главного бухгалтера. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению другого члена комиссии.

Инвентаризацию продуктов питания и готовых изделий рекомендуется проводить в следующие сроки: в кладовых — не реже одного раза в квартал; на кухнях — не реже одного раза в месяц, в буфетах — не реже двух раз в квартал.

При оформлении инвентаризационных описей неиспользованные продукты записываются по массе, полуфабрикаты включаются в опись в пересчете на продукты, израсходованные на их приготовление, по сборнику рецептур блюд. Остатки готовой продукции (блюд) на сырье не пересчитываются. Вес порций готовых блюд должен соответствовать нормам выхода готовой продукции. Недостача или порча продуктов питания в пределах норм естественной убыли относится на расходы по операциям с активами либо на увеличение стоимости готовой продукции, а сверх норм — за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены, то убытки от недостачи списываются на уменьшение финансирования. При выявлении излишков продуктов питания, они принимаются к учету по текущей рыночной стоимости.

При определении размера ущерба, причиненного учреждению при утрате, порче, хищении имущества, следует исходить из рыночной стоимости этого имущества на день обнаружения ущерба. Под рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов (абз. 2 п. 220 Инструкции № 157н).

Отметим, что размер причиненного работником ущерба не может быть ниже стоимости имущества по данным бюджетного учета. Федеральным законом может быть установлен особый порядок определения размера подлежащего возмещению ущерба, причиненного работодателю хищением, умышленной порчей, недостачей или утратой отдельных видов имущества и других ценностей, а также в тех случаях, когда фактический размер причиненного ущерба превышает его номинальный размер (ст. 246 ТК РФ).

По данному вопросу см., например, п. 6 ст. 59 Федерального закона от 8 января 1998 г. № 3-ФЗ «О наркотических средствах и психотропных веществах», согласно которому, в случае если неисполнение или ненадлежащее исполнение работниками трудовых обязанностей повлекло за собой хищение либо недостачу наркотических средств или психотропных веществ, работники несут материальную ответственность в размере 100-кратного размера прямого действительного ущерба, причиненного юридическому лицу.

Обычно виновниками недостачи являются материально ответственные лица, которым были вверены эти ценности и с которыми был заключен договор о полной материальной ответственности. Если виновные лица установлены, руководитель организации принимает решение о взыскании суммы недостачи с виновного лица.

В соответствии со ст. 246 ТК РФ размер ущерба определяется исходя из рыночных цен, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета (с учетом степени его износа). Если с виновным лицом не был заключен договор о полной материальной ответственности, взыскать с него согласно ст. 241 ТК РФ можно не более одного среднемесячного заработка. Кроме того, взыскать по решению работодателя можно только сумму ущерба, не превышающую размера среднего заработка, и только в течение одного месяца со дня окончательного установления размера причиненного работником ущерба. В остальных случаях (например, если сумма ущерба превышает средний заработок работника и он не согласен возместить его добровольно или если пропущен месячный срок для взыскания) придется обращаться в суд. При фактическом взыскании соответствующей суммы ущерба следует помнить, что удерживать с виновника можно не более 20% выплачиваемой суммы заработной платы — это предусмотрено ст. 138 ТК РФ. Суммы, поступившие в возмещение причиненного учреждению ущерба, отражаются бухгалтерской проводкой:

ДЕБЕТ 20 134 610 «Поступления в кассу» КРЕДИТ 20 900 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по недостачам» .

Если в результате инвентаризации обнаружены излишки имущества, они приходуются по рыночной стоимости на момент обнаружения. Излишки отражаются в учете как прочие доходы по кредиту счета 40 101 180 в корреспонденции с дебетом счетов учета нефинансовых активов 10 100 000, 0102 00 000, 0105 00 000. В соответствии с п. 20 ст. 250 НК РФ доходы в виде стоимости излишков материально-производственных запасов и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации, признаются внереализационными доходами.