Современные коммуникационные технологии, применяемые для совершения нотариальных действий

Концепция развития современных информационно-телекоммуникационных технологий для организации нотариальной деятельности

В настоящее время происходит бурное развитие новых информационных технологий, и все большее число государственных органов и организаций, начинают использовать в повседневной работе все предоставляемые ими возможности.

Основные традиционные способы передачи информации — телефонные звонки, письма и другие бумажные носители, не всегда способны обеспечить полноту, достоверность и оперативность информации, используемой нотариусами. При этом нотариусы, используя информацию, которую они не в состоянии до конца проверить, сами подвергаются значительному риску и могут понести серьезный материальный ущерб.

Нельзя не учитывать и присутствие психологического фактора. Например, когда нотариус из-за отсутствия необходимой информации не может в полной мере выполнить свою основную задачу по оказанию помощи гражданам и юридическим лицам, а вынужден посылать их в различные учреждения или к другим нотариусам для получения дополнительных справок и документов. Такая ситуация далеко не способствует формированию в сознании граждан представления о нотариате как о цельном и значимом в обществе институте.

Информатизация процессов функционирования российского нотариата нацелена на увеличение результативности всех видов нотариальной деятельности за счет применения наиболее новых и современных информационно-телекоммуникационных технологий. Указанная цель тесно пересекается с целями и задачами института нотариата в отечественной правовой системе, такими как: улучшение качественных показателей оказываемых нотариусами услуг; обеспечение защиты прав и законных интересов лиц, обращающихся к нотариусам, а также использующих нотариально удостоверенные документы; увеличение уровня эффективности работы всех нотариусов и нотариальных палат в целом; расширение компетенции представителей нотариального сообщества и, как следствие, увеличение количества совершаемых нотариальных действий; обеспечение и гарантия единообразия практики применения норм права; оказание содействия нотариусам при осуществлении ими своей профессиональной деятельности, защита прав нотариусов при совершении ими нотариальных действий и выполнении других возложенных на них законом обязанностей.

Современные информационно-телекоммуникационные технологии, используемые в нотариальной деятельности, являются абсолютно новым и ранее недоступным инструментом, позволяющим поднять институт нотариата на более высокую ступень развития, обеспечивая ему тем самым достойное место среди других правовых институтов нашего государства.

Разработка и внедрение информационных систем нотариата ведется с учетом следующих основных принципов: обеспечения актуальности и достоверности передачи, хранения и использования информации; комплексного обеспечения информационной безопасности и защиты информации при создании и использовании информационных систем; концентрации ресурсов и усилий на наиболее важных и приоритетных задачах; применения единой технической политики и централизованной разработки программных и технических средств; обеспечения совместимости и преемственности применяемых технических и программных решений; обязательности использования создаваемых информационных ресурсов и своевременности их заполнения непосредственным источником исходной информации; возможности интеграции с внешними информационными системами^[1].

Выделяются следующие основные направления информатизации нотариата и нотариальной деятельности:

• — создание внутренних информационно-технологических систем, позволяющих упорядочить процессы хранения и обмена служебной информацией, используемой нотариусами при осуществлении своей деятельности;
• — формирование каналов связи с государственными органами, отличающихся защищенным режимом использования и особыми способами шифрования данных;
• — усовершенствование информационного взаимодействия представителей нотариального сообщества с физическими и юридическими лицами, в частности, при предоставлении им открытой информации;
• — автоматизация делопроизводства нотариусов и документооборота нотариальных палат;
• — разработка информационно-технологических систем, являющихся основой для выполнения новых видов нотариальных действий, непосредственно связанных с созданием и использованием электронных документов.

С учетом системного подхода и принципов обеспечения преемственности и совместимости программных и технических решений, последовательность реализации задач информатизации внебюджетного нотариата может быть следующая:

• — формирование и обеспечение бесперебойного функционирования собственной корпоративной сети (информационной инфраструктуры), в рамках которой становится возможным внедрение и использование новых информационных технологий в нотариальной деятельности;
• — создание информационных ресурсов и систем, обеспечивающих достоверность и актуальность обработки информации (сбор, хранение, передача и использование);

• — разработка комплекса специальных средств и способов (программно-технических, криптографических, организационных и других), обеспечивающих и гарантирующих информационную безопасность при осуществлении электронного взаимодействия нотариусов с иными субъектами правоотношений, а также с государственными и муниципальными органами власти;
• — внедрение на законодательном уровне необходимой нормативноправовой базы и разработка комплекса организационных мероприятий, преследующих своей целью возложение на представителей нотариального сообщества обязанности по использованию создаваемых информационно-технологических систем;
• — повышение уровня профессиональной квалификации нотариусов и иных лиц, работающих в нотариальной системе, являющихся пользователями создаваемых информационно-технологических систем;
• — увеличение результативности использования внедряемых информационных систем;
• — создание единого электронного реестра завещаний и наследственных дел;
• — применение информационных технологий для повышения уровня информированности населения о возможностях, которые предоставляет нотариат, а также о преимуществах использования нотариальной формы документа;
• — организация online-сервисов для граждан при их обращении к нотариусам (справочники, ответы на вопросы, запись на прием и подача документов в электронном виде и т. д.);
• — создание необходимой базы нормативно-правовых актов, обязывающих представителей нотариального сообщества к использованию электронного документооборота внутри нотариальных нотариальных образований вместо традиционного бумажного;
• — гарантия юридической силы электронных документов посредством использования сертифицированной электронно-цифровой подписи;
• — объединение внутренних информационных ресурсов нотариального сообщества с информационными системами федеральных органов государственной власти, создающее условия для перехода на электронное взаимодействие с ними;
• — реализация принципа «единое окно» при обращении граждан за счет формирования и использования юридически значимого информационного обмена с органами власти и управления, а также с иными юридическими лицами;
• — создание единого электронного реестра нотариальных действий и ведение электронного архива нотариальных документов;
• — подготовка и создание нормативно-правовой основы, направленной на урегулирование новых возникающих в процессе развития электронного нотариата нотариальных действий, основанных на электронных документах;

— объединение внутренних информационных ресурсов с международными информационными системами, решение вопросов трансграничного информационного обмена с нотариусами других стран.

Длительное время в нотариальной деятельности использовалась информационная система «еНот», созданная по инициативе Комиссии по использованию информационных технологий Федеральной нотариальной палаты в 2005 г. Позже, в период в 2005—2014 гг. с внедрением в нотариальную практику новых электронных сервисов, позволяющих осуществлять взаимодействие с органами Росреестра, ФНС России, ЦБ РФ и т. д. необходимость внесения изменений в информационную систему нотариата стала очевидна. Модернизация электронно-технологических систем нотариального взаимодействия и документооборота стала особенно актуальной в свете появления института регистрации уведомлений о залоге движимого имущества, а также специализированных электронных реестров нотариальных действий.

Результатом усовершенствования электронных сервисов нотариального сообщества стало создание Единой информационной системы нотариата Российской Федерации (далее — ЕИС).

ЕИС представляет собой: «автоматизированную информационную систему, предназначенную для комплексной автоматизации процессов сбора и обработки сведений о нотариальной деятельности и обеспечения всех видов информационного взаимодействия (обмена)»^[2].

Концепция развития ЕИС определяет основные этапы построения системы, а также промежуточные и конечные результаты данного процесса и включает в себя совокупность взглядов на цели, задачи, организационную структуру и функции ЕИС: «При разработке концепции обобщены, проанализированы и учтены проблемы и недочеты разработки и функционирования информационной системы „еНот“ за 2005— 2014 гг., а также предложения, поступившие от нотариусов и нотариальных палат»^[3].

Развитие информационных технологий и активное внедрение их в деятельность нотариального сообщества, в том числе совершенствование порядка функционирования ЕИС преследует ряд целей, наиболее важными среди которых являются:

• — предоставление субъектам гражданского оборота возможности легального получения необходимой информации о деятельности нотариата из электронных источников, являющихся юридически значимыми;
• — содействие в выполнении ФНП РФ, а также нотариальными палатами субъектов РФ своих публичных функций и реализации своих полномочий;
• — развитие системы статистического наблюдения и мониторинга уровня эффективности нотариальной деятельности;
• — обеспечение технической возможности межведомственного и межгосударственного информационного взаимодействия и электронного документооборота;
• — увеличение качественных показателей уровня информационного обеспечения нотариальной деятельности, основанное на законодательстве о нотариате;
• — создание, внедрение и развитие порядка и механизмов формирования, обработки, хранения, предоставления и использования информации;
• — обеспечение целостности и достоверности нотариальных электронных документов, а также иных сведений, находящихся в ЕИС.

Реализация поставленных при внедрении ЕИС в нотариальную деятельность целей, в конечном счете, должна способствовать повышению уровня эффективности и положительной результативности деятельности всего нотариального сообщества.

В настоящее время результатами реализации Концепции являются обеспечение выполнения в ЕИС требований действующего нотариального законодательства, новые функциональные возможности ЕИС, повышение эффективности работы нотариальных палат и нотариусов, сокращение времени обработки информации в ЕИС, повышение надежности и устойчивости функционирования ЕИС, в том числе и в случае возникновения стихийных бедствий за счет создания резервных центров обработки данных, обеспечение безопасности информации, обрабатываемой в ЕИС, в соответствии с требованиями федеральных органов, уполномоченных в вопросах безопасности и защиты информации, повышение степени информированности физических и юридических лиц о результатах нотариальной деятельности.

• [1] Концепция информатизации небюджетного нотариата Российской Федерации, утверждена Собранием представителей нотариальных палат субъектов РоссийскойФедерации 16 мая 2009 г. (протокол № 21) [Электронный ресурс] // URL: http://www.fciit.ru/Conception_informatizacii.pdf
• [2] Ст. 34.1 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утв. ВС РФ11.02.1993 г. № 4462−1 (в поел, редакции).
• [3] Концепция разработана на основании Решения Правления Федеральной нотариальной палаты № 19/14 от 22 декабря 2014 года в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации о нотариате; нормативными правовыми актамиРоссийской Федерации в сфере информатизации, обеспечения безопасности информации и персональных данных; нормативными и правовыми актами Федеральногооргана юстиции по вопросам использования и эксплуатации ЕИС; нормативнымиактами Федеральной нотариальной палаты// Концепция развития Единой информационной системы нотариата Российской Федерации, утверждена Правлением ФНП, протокол № 02/15 от 26.01.2015 [Электронный ресурс] // URL: http://www.fciit.ru/files/Koncepciya_EIS.pdf.