Обеспечение охранной и противопожарной безопасности документов. 
Создание оптимальных условий их хранения

Обеспечение охранной и противопожарной безопасности документов в архиве и создание оптимальных условий их хранения достигаются, во-первых, соблюдением соответствующих норм и правил при проектировании и оборудовании архивных зданий и хранилищ, а во-вторых, комплексом процедур, работ и технологических операций в процессе хранения документов в архиве.

В архивах, расположенных в приспособленных зданиях и не располагающих всем комплексом необходимого оборудования, производятся работы, позволяющие максимально приблизиться к этим нормам и правилам.

В идеале все государственные (а также крупные ведомственные) архивы должны находиться в специально выстроенных для них зданиях. Этот идеал, к сожалению, не достигнут (если вообще достижим) ни в России, ни во всем мире. Кроме того, многие здания архивов, в свое время бывшие последним словом архивной техники, в настоящее время могут считаться устаревшими.

Например, здание, в котором находится нынешний РГАДА, было выстроено в 1886 г. на Девичьем поле (ныне — ул. Большая Пироговская в Москве) специально для Московского архива Министерства юстиции. Это здание соответствовало самым передовым тогдашним представлениям об архивных помещениях. Ныне же оно может считаться в лучшем случае приспособленным. Построенное в 1888 г. по проекту архитектора М. Е. Месмахера здание архива Государственного совета (на Миллионной ул. в Петербурге) было по тому времени новаторским и по конструкциям (металлические перекрытия, отсутствие окон в хранилищах, железные двери между хранилищами), и по оборудованию (новейшие системы отопления и вентиляции, подъемные механизмы, шкафы и стеллажи). Но в настоящее время оно считается устаревшим, а большая часть находившегося в нем РГАВМФ переведена в новое, специально выстроенное здание на Сиреневом бульваре. В значительной мере устарел и комплекс зданий «архивного городка» на Большой Пироговской ул. в Москве, построенных в 1934 г.^[1], в которых находятся ГАРФ и РГАЭ.

Одним из самых передовых и современных архивных зданий, при проектировании которого был учтен мировой опыт, может, но праву считаться комплекс зданий РГИА. Этот комплекс включает три блока, в том числе полностью изолированный блок архивохранилищ с перемещаемыми металлическими стеллажами, обеспеченных современными системами регулирования климата, охранной и пожарной сигнализациями, автоматизированной системой пожаротушения и т. д.

В настоящее время строительство и реконструкция архивных зданий производятся в соответствии со специальными правилами и нормами, содержащими требования к этим зданиям и их оборудованию. Вся проектная документация согласуется с Федеральным архивным агентством или с органом управления архивным делом соответствующего субъекта РФ.

Размещение архива в приспособленных зданиях и помещениях производится после проведения экспертизы этих зданий и помещений. Экспертиза устанавливает степень огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания (поэтажных, подвальных, чердачных), наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится представителями архива, пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных служб.

Охранная безопасность архивохранилищ. Все архивные здания должны быть изолированы от других зданий и помещений. С целью обеспечения надлежащего охранного режима необходимо, чтобы конструктивные элементы архивных зданий (ограждения, строительные и дверные конструкции, окна и т. п.) обладали достаточной степенью защиты от возможного несанкционированного проникновения. Двери, ворота, калитки, люки, ставни, жалюзи и решетки должны иметь замки и запирающие устройства, обеспечивающие достаточную степень защиты от взлома. Двери архивов должны быть исправными, хорошо подогнанными под максимально укрепленную дверную коробку. Окна, фрамуги и форточки всех помещений должны быть также защищены, иметь надежные и исправные запоры. Стекла должны быть целы и закреплены в пазах. Архивохранилища и другие помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности.

При недостаточной степени защиты отдельных конструктивных элементов их рекомендуется усиливать элементами инженерно-технической укрепленности или защищать дополнительными приборами охранной сигнализации.

В современных архивах (как и во всех объектах, нуждающихся в охране) широко применяются так называемые системы контроля управления доступом (СКУД) и системы охранные телевизионные (СОТ).

Обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и опечатыванию подлежат архивохранилища и помещения, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, а также материальные ценности, аварийные и запасные выходы из здания архива, основной вход при отсутствии круглосуточного поста охраны. Опечатыванию подлежат металлические шкафы и сейфы, где временно хранятся выданные из архивохранилищ архивные документы, учетные документы и научно-справочный аппарат, если они находятся в неопечатываемых помещениях.

Но при всех технических средствах охраны ведущую роль в обеспечении надлежащего охранного режима играют люди. Этот режим поддерживается наличием специальной охраны (милицейскими постами или постами вневедомственной охраны) и соблюдением правил доступа сотрудников архива и иных лиц в хранилища.

Все экземпляры ключей (за исключением относящихся к помещениям, на которые распространяются специальные требования режима секретности) учитываются в журнале регистрации ключей к замкам помещений архива, ведение которого приказом руководителя архива возлагается на ответственное должностное лицо. Ко всем помещениям архива, оснащенным замками, должно быть не менее двух комплектов ключей, один из которых постоянно находится в службе охраны архива.

В архивохранилище имеют право доступа заведующий и работники данного архивохранилища, а также руководитель архива и его заместители, главный хранитель фондов. Все другие работники архива допускаются в архивохранилище только в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего. Иные лица допускаются в архивохранилище в исключительных случаях только по письменному разрешению руководства архива и в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего.

Вынос из архива архивных документов, материальных ценностей и книг научно-справочной библиотеки, а также НСА разрешается только по специальным пропускам, выдаваемым в установленном порядке¹.

К проектированию при строительстве и приспособлении архивных зданий и помещений предъявляются требования противопожарной безопасности. Эти требования необходимо соблюдать и при повседневной работе архивов.

Противопожарная безопасность требует использования при строительстве и реконструкции архивных зданий негорючих материалов, в частности исключения деревянных перекрытий и тому подобных горючих конструктивных элементов. При размещении документов и других материалов, а также архивного оборудования требуется максимально ограничивать количество горючих материалов в одном помещении, учитывать их свойства и совместимость при хранении.

Важнейшим средством профилактики пожаров в архивах считается установка металлических стеллажей в строящихся и приспосабливаемых зданиях и замена деревянных стеллажей на металлические в действующих архивах. Если в архиве сохраняются деревянные стеллажи, то они должны быть пропитаны специальным огнестойким составом, а также средством от насекомых-древоточцев.

Чрезвычайно важно исключить возможные источники возгорания. Больше всего пожаров происходит от неисправной электропроводки, нарушений требований противопожарной безопасности при проведении работ, связанных с открытым огнем (например, сварочных), эксплуатации систем отопления и т. п. Поэтому при проектировании архивных зданий и помещений и размещении в них оборудования необходимы правильный выбор сечения и марки проводов, безопасный способ их прокладки, установка аппаратов защиты, правильное размещение выключателей и розеток, заземление и молниезащита и т. д. Особенно важно соблюдение норм противопожарной безопасности при отоплении, в частности при использовании различных электрообогревателей.

Требования противопожарной безопасности включают и оборудование помещений архива средствами сигнализации и пожаротушения.

Противопожарная сигнализация в настоящее время широко распространена во всех зданиях и помещениях самого различного назначения — от офиса до гостиницы. Датчики этой сигнализации подлежат регулярной проверке, а устаревшие должны быть своевременно заменены более современными.

Из средств пожаротушения самые привычные и самые простые — это огнетушители. Они должны размещаться во всех помещениях архива из расчета один огнетушитель на 40—50 м², но не менее двух на каждое отдельное помещение. Кроме того, в архивах устанавливаются пожарные краны со шлангами, а также (при невозможности установить краны) ящики с пакетами сухого песка. Разумеется, персонал (т.е. все работники архива) должен быть обучен обращению с этими средствами. Но необходимо иметь в виду, что и огнетушители, и пожарные шланги эффективны лишь в первые минуты после начала возгорания. Если огонь уже разгорелся, то они мало чем могут помочь. Поэтому необходимо своевременное оповещение о возгорании работников пожарной части.

Более сложным средством тушения пожаров являются различные автоматизированные системы пожаротушения, которые начинают действовать при получении сигнала от датчиков. Действие этих систем основано на вытеснении из помещений воздуха и замены его нейтральным газом, в котором процесс горения становится невозможным. Но установка таких систем — дело дорогостоящее, а, главное, такая установка требует полной герметизации хранилищ и других архивных помещений, что достижимо главным образом в современных, специально выстроенных зданиях.

Размещение архивохранилищ, стеллажей и другого оборудования в архиве также должно соответствовать требованиям противопожарной безопасности.

Архивохранилище должно отделяться от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

Стеллажи положено устанавливать на расстоянии 15—20 см от стен и на такую же высоту от иола рекомендуется поднимать нижнюю полку. Это делается и для хорошей циркуляции воздуха, и для предохранения документов в случае затопления, и в целях воспрепятствования распространению огня при возгорании. Норма ширины проходов между стеллажами устанавливается в 70—80 см. Кроме того, должен быть предусмотрен главный проход от входной двери через все помещение шириной в 1 — 1,2 м, по которому транспортируются материалы. Ширина прохода определяется не только оптимальными условиями транспортировки, но и требованиями пожарной безопасности (на случай эвакуации людей и документов). Пути эвакуации запрещается загромождать различными предметами и оборудованием. Все двери эвакуационных выходов должны свободно открываться в направлении выхода из здания (от себя). Подвальные помещения и цокольные этажи должны иметь собственные выходы. В коридорах на путях эвакуации должны быть установлены символические изображения знаков «выход», «открытая дверь».

Режим храпения документов в архиве должен создавать и поддерживать оптимальные условия для их сохранности, т. е. совокупность температурновлажностных и санитарно-гигиенических условий в архивохранилищах.

Давно известно, что для документов (прежде всего, на бумажной основе) чрезвычайно вредоносно воздействие солнечного света (в особенности ультрафиолетовой части светового спектра), а также слишком яркого искусственного освещения. Свет способствует старению бумаги, выцветанию текста, а также (при ярком солнце или близости источника искусственного освещения) оказывает отрицательное тепловое воздействие на документ. Поэтому нормой для постоянного хранения документов считается темнота. В идеале, помещение для хранения вообще должно быть лишено окон, но это возможно в архивохранилищах с регулируемым климатом, снабженных кондиционерами. Естественное освещение в архивохранилищах допустимо при рассеянном свете, для чего на окнах должны устанавливаться светорассеиватели, автоматические регуляторы светового потока (специальные стекла), защитные фильтры, жалюзи, шторы. На стекла также наносятся покрытия (в крайнем случае, просто белая масляная краска). Для искусственного освещения в архивохранилищах применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Допускается также применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.

Дела в архивохранилищах помещаются, как правило, в закрытые фанерные ящики или картонные коробки, что также должно предохранить их как от светового воздействия, так и от пыли.

Выражение «архивная пыль» давно стало литературным штампом. На самом деле пыль в архивохранилищах так же нетерпима, как в лаборатории или на кухне у хорошей хозяйки. Частицы пыли концентрируют влагу, что способствует развитию плесени. Кроме того, как говорил один герой романа Ф. М. Достоевского «Подросток», «пыль — это те же камни, если смотреть в микроскоп». Любые твердые частицы разрушают волокна бумаги.

Борьба с пылью — обеспыливание хранилищ и документов — осуществляется, как правило, традиционным способом. Влажная уборка хранилищ, обработка стеллажей и коробок при помощи пылесосов, удаление пыли с поверхности документов при помощи ватных тампонов — все это составляет значительную часть повседневной работы архивов.

Опасны для архивных документов и содержащиеся в воздухе агрессивные газы. Эти газы выбрасывают трубы заводов, выхлопные трубы автомобилей. Прежде всего, вред документам причиняют соединения серы, которые, вступая в реакцию с водой (а частицы влаги всегда присутствуют в воздухе), образуют мельчайшие капельки серной кислоты, разъедающей бумагу.

Особо опасен хлор, в том числе выделяющийся из различных хлоросодержащих веществ. Хлор отбеливает, т. е. способствует исчезновению текста.

Поэтому архивы должны находиться в достаточном удалении от пожароопасных объектов (бензоколонок, нефтеи газохранилищ и т. п.), промышленных объектов, загрязняющих воздух (газами, цементной пылью и т. п.) и желательно от больших автотрасс. К сожалению, это требование в полной мере почти нигде и никогда не соблюдается. Любой, даже самый современный архив, расположенный в центре большого города или даже на окраине, близко граничащей с промышленной зоной, не может быть полностью свободен от воздействия загрязненного воздуха.

От этого воздействия могут предохранять помещенные в кондиционеры специальные фильтры, герметизация хранилищ. Но это достижимо только в современных архивных зданиях, построенных по специальному проекту.

При проектировании строительства и реконструкции архивных зданий положено соблюдать ряд требований, обеспечивающих предохранение документов от различных вредных воздействий. В частности, архивохранилища положено максимально удалять от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива. Они не должны иметь с ними общих вентиляционных каналов. При проектировании архивохранилищ предпочтение (при равных тепловых характеристиках) следует отдавать помещениям, окна которых выходят на север. Материалы покрытия стен, потолков, внутренней арматуры в архивохранилищах, а также материалы, используемые при изготовлении оборудования и средств хранения документов, не должны собирать пыль, быть ее источником (как, например, некоторые ковровые покрытия) или выделять агрессивные химические вещества. Каждое архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию¹.

В архивохранилищах запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение любых посторонних предметов, использование пищевых продуктов.

Не допускается размещение архивных документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах.

Окна в помещениях архива, открывающиеся в теплое время года, защищаются сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм. Защитными сетками оборудуются также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах архивохранилища, наружные отверстия вентиляционных систем.

Контроль за климатом в хранилищах, поддержание оптимального температурно-влажностного режима — важнейший путь к созданию оптимальных условий хранения.

В современных, специально спроектированных для архивов зданиях это достигается системой кондиционирования и автоматических датчиков температуры и влажности, на основании показаний которых система поддерживает нужные параметры в автоматическом режиме.

Однако до сих пор значительная часть архивов находится в приспособленных старых зданиях. Во многих из них невозможна даже установка бытовых кондиционеров. В таких архивах контроль за температурновлажностным режимом осуществляется путем регулярных замеров относительной влажности воздуха и температуры в хранилищах. Повысить влажность воздуха можно, поместив ванночки-испарители или другие открытые емкости с водой на батареи центрального отопления. Сложнее добиться понижения влажности. Здесь основной способ — проветривание. Но проветривание может производиться лишь с учетом наружной температуры и влажности. Например, если зимой открыть форточки в хранилище в солнечный морозный день, влажность в архивохранилище понизится, а если в сравнительно теплый, пасмурный и сырой — повысится. В зданиях с нерегулируемым климатом особенно важно обеспечивать бесперебойную работу отопительных систем.

Оптимальными являются следующие параметры хранения для архивохранилищ:

• — для документов на бумажной основе — температура + 17—19°С и относительная влажность воздуха 50—55%;
• — для документов на кинопленке: на нитрооснове — температура не выше +10°С (для черно-белых) и не выше -5°С (для цветных) и относительная влажность 40—50%, на безопасной основе — температура не выше + 15 °C (для черно-белых) и не выше -5°С (для цветных) при относительной влажности от 40 до 50%;
• — для фотодокументов на стекле, на пленке и на фотобумаге — температура не выше +15°С (для черно-белых) и не выше -5°С (для цветных) при относительной влажности от 40 до 50%;
• — для документов на магнитной ленте и дисковых носителях — температура от +8—18°С и относительная влажность воздуха 40—65%*.

Повышенная влажность воздуха в хранилище создает благоприятные условия для развития плесени и гниения бумаги, а очень высокая влажность также способствует размыванию текста.

Пониженная влажность делает бумагу ломкой и неустойчивой.

Повышенная температура способствует ускоренному старению бумаги, а пониженная — неизбежно приводит к повышению влажности.

Нарушение оптимальных параметров может привести также к повышенной ломкости пленки, понижению стойкости изображения, размагничиванию (при повышенной температуре) документов на магнитной лейте и дисковых накопителях.

Незначительные отклонения от этих параметров могут быть терпимы, но в случае значительного повышения или понижения относительной влажности или значительного понижения или повышения температуры необходимо принимать незамедлительные меры.

• [1] В 1934 г. была введена в строй первая очередь здания.