Различные технологии тайм-менеджмента

Человеческой деятельности свойственна парадигма творческого и рационального подходов. Для оперативного достижения целей, с рациональной точки зрения, целесообразно использовать технологии эффективного целеполагания и планирования времени.

В литературе по менеджменту и психологии делового общения приводится множество методов и методологий управления временем. Все они разнятся в зависимости от социокультурной картины мира, типа личности и множества других факторов, а также от вида и характера занятости личности, ее мотивации и личной целеустремленности.

Тайм-менеджмент подразделяется на личный тайм-менеджмент, командный тайм-менеджмент и корпоративный тайм-менеджмент.

Согласно концепции Г. Архангельского, можно выделить несколько уровней управления временем:

• • попытка отрывочного упорядочения (записки, памятки);
• • попытка перспективного планирования (календари, ежедневники);
• • расстановка ценностных приоритетов, краткосрочное и долгосрочное стратегическое планирование.

Критерии успешного управления по Г. Архангельскому:

• • материализованность (все задачи должны быть вынесены на материальный носитель);
• • измеримость (необходимо ставить перед собой реальные сроки, неопределенности быть не должно);
• • системность (разумное противостояние хаосу в планировании дел);
• • гибкость (умение быстро реагировать на изменяющиеся обстоятельства);
• • целеориентированность (планирование дел в соответствии с личными целями);
• • приоритезированность (четкая расстановка приоритетов, отделение главного от второстепенного);
• • инвестиционность (необходимо постоянно «инвестировать в будущее»);
• • контролируемость;
• • легкость.

" Заповеди" тайм-менеджмента по Г. Архангельскому:

• 1) необходимо материализовывать цели и задачи; в голове они неконтролируемы;
• 2) нужно управлять на основе фактов, а не мнений;
• 3) необходимы систематизация и структурирование работы;
• 4) необходимо планировать максимально гибко и просто; быстро реагировать на изменения;
• 5) любое действие необходимо соотносить с вкладом в достижение целей;
• 6) нужно постоянно делать «инвестиции» в будущее;
• 7) надо «ловить» удачные возможности;
• 8) нужно управлять рабочей нагрузкой; работать меньше, но «умнее» ;
• 9) необходим постоянный обзор делегированных задач и мониторинг их исполнения;
• 10) в работе помогает выработка чувства времени и чувства эффективности.

В книге «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать» Глеб Архангельский дает несколько сегментированных рекомендаций по управлению временем и ресурсами.

• 1. В течение дня необходим ритмичный отдых с максимальным переключением.
• 2. Необходимо повышать эффективность сна.
• 3. Для настройки на различные задачи и отдых помогает использование «якорей» .
• 4. Полезно применение «метода швейцарского сыра» (подход к большой задаче с разных сторон).
• 5. В обязательном порядке должен быть составлен список ежедневных дел.
• 6. Необходимо выявить и определиться с личностными ценностями.
• 7. В качестве стратегической задачи личностного плана сформулировать личную миссию.
• 8. Выделить 5−7 ключевых областей жизни и определиться со своими целями в этих областях.
• 9. Наиболее близкие и понятные цели сделать измеримыми.
• 10. Ежедневно создавать полную обзорную картину дел на следующий день.
• 11. При планировании в ежедневнике использовать ручки разных цветов, закладки, стикеры.
• 12. Использовать «стратегическую картонку» — закладку с долгосрочными целями.
• 13. Разделять задачи на «жесткие», «гибкие» и «бюджетированные» .
• 14. Планировать дела по методу «день — неделя — месяц — год» .
• 15. Развивать полезный навык — умение делегировать задачи, иметь различные стратегии отказа.
• 16. Важный фактор эффективной работы — правильно организованное рабочее место.
• 17. Выявление «поглотителей времени» — неотъемлемое условие повышения эффективности работы.
• 18. Необходимо заранее планировать «наполнение» транспортного времени и времени командировок.

Также в своей книге «Время на отдых» Г. Архангельский дает рекомендации, касающиеся организации качественного отдыха, от которого часто зависит наша общая работоспособность и «вкус к жизни». Автор рассматривает как отдых в «глобальном смысле» (отпуск), так и выходные, праздники и вечернее время в будние дни.

По мнению автора, чтобы отдохнуть вечером рабочего дня, нужно не брать работу домой, максимально «переключаться», иначе у человека создается впечатление отсутствия границ рабочего времени. Раз в неделю рекомендуется использовать «полувыходной» с максимальным переключением (поход в кино, прогулки, и т. д.). Выходные следует, вопреки распространенному мнению, тщательно планировать, чтобы не было ощущения потерянного времени. При этом желательно позаботиться об организации и оптимизации бытовой стороны жизни.

Рекомендации по планированию и эффективному проведению отпуска:

• 1) создайте свой ритм отпусков; не обязательно использовать 28 рабочих дней, это может быть четыре недельных отрезка;
• 2) заложите режим «входа» и «выхода» из отпуска — несколько дней;
• 3) продумывайте и праздничные дни, которые часто занимают 3−4 дня; это отличная возможность для переключения.

Особый интерес представляет матрица управления временем С. Кови (рис. 2.4). Она содержит четыре квадрата.

Рис. 2.4. Матрица управления временем по С. Кови.

Первый квадрат — срочные и важные дела (критические ситуации, неотложные проблемы, проекты с горящим сроком исполнения).

Второй квадрат — важные и несрочные дела (профилактические действия, установление связей, поиск новых возможностей, планирование, восстановление сил).

Третий квадрат — неважные и срочные дела (посторонние разговоры и телефонные звонки, неотложные дела, встречи).

Четвертый квадрат — неважные и несрочные дела (мелочи, отнимающие время, корреспонденция, звонки, пустая трата времени).

Результат частого «пребывания» в 1-м квадрате, как правило, — стресс, самосожжение, управление в условиях кризиса. Преимущественное нахождение во 2-м квадрате подразумевает стратегическое видение, равновесие, дисциплину, контроль, редкое возникновение кризисных ситуаций. Деятельность в рамках 3-го квадрата подразумевает концентрацию на краткосрочном, управление в условиях кризиса, ощущение «невладения собой». Нахождение личности в 3-м, 4-м квадратах подразумевает полную безответственность, зависимость в основных вопросах от других лиц и организаций.

Таким образом, для повышения личной эффективности желательно не допускать длительного пребывания в 3-м, 4-м квадратах, и, по возможности, смещать всю основную деятельность ко 2-му квадрату, поскольку он связан с тем, что не является срочным, но является важным. Этот квадрат, согласно концепции С. Кови, включает в себя такую деятельность, как строительство отношений, написание личной миссии, долгосрочное планирование, упражнения, профилактика, подготовка.

" Пребывание" в 1-м, 2-м квадратах включает четыре основных вида деятельности.

Определение ролей. Первая задача заключается в том, чтобы выписать ваши основные роли.

Выбор целей. Следующий шаг заключается в том, чтобы подумать о двух или трех важных результатах для каждой из ролей, которых вы хотели бы достичь в течение семи дней. Эти результаты могут быть записаны как цели.

Планирование. Теперь, зная цели на предстоящую неделю, вы можете спланировать ваше время таким образом, чтобы эти цели были достигнуты. Например, если целью является разработка первого наброска личной миссии, вы можете зарезервировать для этого двухчасовой блок своего воскресного времени.

Далее следуют непосредственно действия, согласно вашему плану с обязательной «обратной связью» и критической оценкой.

Стивен Кови рекомендует выделять основные личностные роли и формулировать цели в соответствии с ними, используя понедельное, помесячное и годовое планирование.

С. Кови выделяет в управлении временем следующие недостатки:

• • неспособность верно расставлять приоритеты;
• • неспособность или нежелание организовывать себя на основе этих приоритетов;
• • недостаточная дисциплинированность для того, чтобы действовать на основе приоритетов.

Д. Вигер^[1] рекомендует следующие действенные приемы для экономии времени и эффективной деятельности:

• 1) целеполагание (четкие формулировки целей); дифференциация на краткосрочные и долгосрочные, большие и малые цели;
• 2) учет планов и индивидуальных биоритмов человека;
• 3) продуктивное использование времени ожидания (в общественном транспорте, в очереди, в пробках);
• 4) фотографирование, а не переписывание документов, схем, материалов (неплохо бы завести «тетрадь для всего», поскольку заметки на бумажках часто теряются);
• 5) создание сети контактов (networking).

Таким образом, максимально конкретная постановка целей и задач, краткосрочное ежедневное планирование, учет использованного времени и оценка эффективности помогут успешно претворять в жизнь практически любые планы.

Наиболее популярной в мире является методика Getting Things Done (GTD), которую предложил американец Дэвид Аллен. Ее основная идея: перестать хранить дела «в голове», а вести их учет, составляя так называемые to-do-списки. Как только индивид получает задачу на исполнение, он должен ее тут же поместить «в корзину» — временное хранилище информации. Корзиной может быть как реальный лоток для бумаг, так и просто блокнот для записи поступающих дел. Основное предназначение «корзин» — не упустить полезную информацию и получаемые задачи. Согласно данной методике, «корзины» необходимо регулярно «разгребать». Во время этого процесса каждый элемент корзины рассматривается и может переноситься в to-do-списки, в календарь, перепоручаться или просто удаляться. Автор также предлагает организовывать задачи в проекты по принципу системной иерархии. Каждую задачу можно детализировать, разбивая ее на более мелкие шаги. Также GTD вводит понятие контекстного планирования, существующего в привязке к людям, местам и событиям. Например, некоторые задачи могут быть выполнены только на работе или, наоборот, только дома. Группируя дела по контексту «телефон» можно сразу составить список телефонных звонков. Методика Getting Things Done очень строго относится к планированию, но очень подробно расписывает систему тайм-менеджмента, включая туда и основы управления персональной информацией.

На Западе большую популярность приобретает методика Марка Форстера «Автофокус». Она представляет собой, скорее, не систему организации задач, а способ их выполнения. Суть первой версии «Автофокуса» заключается в составлении списка всех дел на нескольких страницах, которые просматриваются друг за другом. Как только на странице обнаруживается задача, которая выделяется по ощущениям как дело, которое хочется сделать, то она выполняется. Если задача при этом не завершается до конца, то она вычеркивается и дописывается в конец списка. Работа на странице продолжается до тех пор, пока задачи не перестанут выделяться. Оставшиеся задачи вычеркиваются из списка. Таким образом прорабатываются все страницы. Данная технология позволяет выполнять те дела, которые действительно хочется сделать, какая-либо задача кажется более легкой, если необходимо совершить выбор между ней и оставшимися задачами. Система позволяет найти баланс между рациональностью и интуицией и хорошо подходит тем людям, которые не любят заранее расписывать крупные планы. Как отмечает автор, многие так увлекаются выполнением задач из списка, что им сложно бывает остановиться. Сторонники данной методологии стараются ее постоянно улучшать, и на данный момент у нее уже есть четыре версии. При этом в разных версиях суть системы остается одинаковой, немного меняется только алгоритм отбора задач. «Автофокус» не связывается с жизненными целями, но предлагает очень подробный и четкий алгоритм оперативного тайм-менеджмента.

Таким образом, мы видим, что существует множество разнообразных методик организации времени. Они не являются взаимоисключающими, и при желании можно использовать комбинации различных методов, выбирая наиболее удобную и подходящую для индивида систему тайм-менеджмента, С развитием информационных технологий появляется все больше гибких, быстрых и удобных систем личного тайм-менеджмента. При этом развитие интернет-сервисов, а также популярность сверхтонких клиентов (программ, работающих через браузер) приводит к тому, что количество онлайн-средств уже обгоняет количество отдельно устанавливаемых на компьютер программ. Таким образом, при формировании собственного комплекта инструментальных средств можно использовать реальные предметы (блокноты, лотки для бумаг), интернет-сервисы и работающие независимо от наличия сети программы.

Бумажные средства, прежде всего, удобны своей простотой, понятностью и осязаемостью. Например, каждый прожитый день может фиксироваться на отдельном листике в ежедневнике, и форма записи может быть практически любой: все зависит от того, что вы способны нарисовать. Также достоинством реальных инструментов является независимость от энергообеспечения, минимальное время, затрачиваемое на обучение и невысокие требования, предъявляемые к техническим навыкам.

С другой стороны, программы и интернет-сервисы, при должном умении и правильном подборе электронных инструментов для своих нужд, открывают огромные возможности. Например, перенос встреч, дел или других мероприятий происходит за считанные секунды и не требует стираний и зачеркиваний строк в ежедневнике. Программы для ведения списка дел дают возможность создать иерархию задач, а потом проводить необходимые выборки из созданной базы. Например, можно расписать пошагово все свои текущие проекты, ставя их в зависимость от жизненных целей, а потом из этого списка вывести только дела на сегодня или задачи, требующие урегулирования по телефону. В интернете уже достаточно сайтов, которые дают возможность управлять одним из самых важных элементов тайм-менеджмента — списком дел. Есть как сервисы с большой функциональностью, полностью отвечающие методике GTD, так и совсем простые, но зато очень удобные в использовании. Также набирают обороты проекты, реализующие отдельные инструменты самомотивации или организации времени. При этом они предлагают некоторые дополнительные «вкусности», которые не могут дать оффлайн-программы или бумажные средства. Например, сайт worktrek.com позволяет не только вести календарик-пинарик (средство для повышения «ощущаемости» каждого прожитого дня), но и просматривать усредненную статистику по всем пользователям. Проект для ввода регулярных дел в привычку — advirtus.com — помимо осуществления своей основной функции предлагает и интересный социальный инструмент — возможность участвовать в общем рейтинге и брать себе задания, созданные другими пользователями. Достоинством отдельно устанавливаемых программ является отсутствие необходимости в доступе к Интернету. Также они предоставляют лучшие графические возможности, а зачастую и более быстрый и удобный интерфейс. Например, программа для ведения списка дел MyLifeOrganized имеет огромные функциональные возможности, которыми не может похвастаться ни один онлайн-сервис, при желании ненужные элементы можно просто спрятать.

Большим недостатком современных технических средств таймменеджмента можно назвать слабую мобильность. Однако многие программы и сервисы уже имеют упрощенные версии для мобильных телефонов, а также при необходимости дают возможность быстро и просто распечатывать материалы. В целом, глядя на развитие электронных инструментов, можно сказать, что они уже сейчас позволяют разным социотипам сделать выбор наиболее удобных для себя средств и если не полностью, то хотя бы частично уйти от традиционного бумажного планирования, выиграв при этом в скорости, возможностях и удобстве.

• [1] URL: improvement.ru.