Пути оптимизация работы отдела кадров

В качестве решения выявленных проблемных областей, хочу предложить оптимизировать работу кадровой службы. Оптимизация — это комплекс мер направленных на повышение эффективности работы. Другими словами, это получение оптимального варианта, который по некоторым свойствам и качествам, является самым лучшим из всех других допустимых вариантов.

Одним из методов повышения эффективности работы может быть внедрение процессного подхода, который будет заключаться в поэтапном проектировании плана мероприятий по оптимизации работы кадровой службы ФГБОУ ВПО «МаГУ». Проектирование будет проходить в три этапа.

Первый этап — предпроектная подготовка. Если есть нехватка специалистов как следствие возникает несоответствие объема работы.

Вторым фактором, влияющим на эффективность работы, стала квалификация специалистов, а именно низкий уровень повышения знаний и навыков работников отдела кадров. Многочисленные изменения законодательства в сфере кадровой работы, перемены на рынке труда и в целом экономики страны — все это и много другое требует постоянного обновления знаний специалистов. Новые веяния диктуют свои правила, к которым необходимо с легкостью адаптироваться.

Второй этап оптимизации — проектирование. На этапе проектирования я предложу возможные пути решения выявленных проблемных областей.

Начнем работу с численного состава. Очень важно как для кадровой службы, так и учреждения в целом, иметь достаточное количество сотрудников. При повышенной нагрузке эффективность работы значительно падает. Данную проблему можно решить путем увеличение численности работников кадровой службы. При приеме нового сотрудника мы можем весь объем работы разделить поровну, затрагивая все выполняемые функции. Также можно распределить все выполняемые функции между сотрудниками, учитывая трудоемкость работ. В случае распределения функций каждый сотрудник будет выполнять определенный вид работы, акцентируя свое внимание только на него.

Для того чтобы выявить, какими знаниями и умениями необходимо дополнить качественные характеристики специалистов по кадрам необходимо провести аттестацию. Как говорилось выше, именно по результатам аттестации можно определить направления подготовки для наших специалистов. Аттестационная оценка персонала может послужить основой для различных управленческих действий: материального и морального поощрения, применения санкций, переподготовки и повышения квалификации. Задачей аттестационной оценки в нашем случае будет служить выявление «болевых точек» и создание благоприятных условий для развития персонала, повышение квалификации и профессионального обучения.

Для проведения аттестации необходимы будут следующие документы: приказ о проведении аттестации, график аттестации, анкета аттестуемого, аттестационный лист, протокол аттестационной комиссии.

Вопрос повышения квалификации и профессионального обучения можно решить собственными силами, либо с помощью сторонних организаций. Но я бы посоветовали бы воспользоваться сторонними учреждениями, ведущими профессиональную подготовку и переподготовку специалистов. Это будет затратнее, нежели чем воспользоваться предложением университета, но эффективнее. В качестве образовательных программ можно выбрать: семинары, курсы либо дистанционное обучение.

Так же существует проблема, что выверку одного приказа тратиться, в среднем, 7−10 мин. (в зависимости от количества пунктов). За день через «кадровика» проходит от 3 до 6 приказов и в среднем он тратит на них один час своего рабочего времени. На наш взгляд, ответственность за правильность составления приказов должна полностью ложиться на исполнителей, а за качеством выполнения их работы должен следить их непосредственный руководитель.

Также необходимо сократить время согласования документа у начальника до одного дня, установив время подписания документов два раза в день: с 9₀₀ ч до 10−00 ч и с 16−00 ч до 17−00 ч., а также и у других согласователей. Это ускорит временя прохождения приказов и позволит им не скапливаться в отделе к концу месяца, когда уже необходимо готовить отчет о движении контингента.

Позволит ускорить работу с документами и автоматизация процессов. наблюдения показывают, что, несмотря на компьютеризацию отдельных направлений кадровой деятельности, рутинная техническая работа с документами работников и кандидатов занимает до настоящего времени подавляющую часть рабочего времени кадровиков. Такая ситуация не может быть признана приемлемой, в первую очередь потому, что у работников отдела кадров не остаётся достаточного количества времени на решение концептуальных задач, на работу непосредственно с людьми. Применение современных информационных технологий, несомненно, является необходимым условием создания эффективной системы управления персоналом.

Завершающим этап оптимизации является реализация поставленных целей, внедрение программы. На данном этапе мы можем оптимизировать только квалификационные характеристики и частично саму работу, путем автоматизации процессов.