Что включает в себя контроль исполнения документов

Цель контроля — содействие своевременному и качественному исполнению документов.

Контроль исполнения включает в себя:

• -постановку на контроль;
• -предварительную подготовку и регулирование хода исполнения;
• -снятие с контроля;
• -направление исполненного документа в дело;
• -учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов;
• -информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем предприятия.

При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которая обозначается буквой «К» или словом, штампом со словом «контроль». Контроль осуществляет служба ДОУ, секретариат.

Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных. Сроки исполнения документов исчисляются в днях. Сроки определяются руководителем, если в тексте документа не указана дата, к которой требуется прислать ответ.

Без указания даты документы с пометкой «срочно» исполняются в 3-хдневный срок; по запросам депутатов — в 30 дней; по поручениям Правительства федеральным органом в течении 10 дней; по письмам МИДа — 15 дней, а с согласованием — 30 дней; по обращениям граждан, поступившим в организацию и требующим дополнительного изучения и проверки, ответы предоставляются в течение 30 дней, а по остальным обращениям — 15 дней. Если последний день выпадает на выходной, то срок исполнения документа переносится на следующий рабочий день.

Исполнитель может обратиться к руководителю о переносе не менее 3 дней срока исполнения документа. При этом информируется служба ДОУ, секретариат. Приостановить исполнение может только вышестоящий орган. При уходе работника, исполняющего контрольный документ в отпуск и т. д., он обязан у руководителя получить резолюцию о передаче документа на исполнение другому сотруднику.

При длительном сроке исполнения документов, контроль производится не реже 1 раза в год, при сроке в несколько месяцев, контроль осуществляется не реже 1 раза в месяц, при сроке исполнения в 1 месяц, или около того, не реже 1 раза в 10 дней и за 5 дней до окончания срока.

Снятие документа с контроля осуществляет руководитель организации, установивший срок исполнения с отметкой в деле, с указанием номера дела, в котором хранится документ.

По исполнению документа на нем проставляется отметка об исполнении, подпись руководителя и дата.