Процесс составление номенклатуры дел

Порядок составления номенклатуры дел «Исовского геологоразведочного техникума» ведется на основании методико-нормативных документов. За ее составление ответственность возлагается на службу отдела кадров.

Составление номенклатуры дел начинается с процедуры определения состава всех документов.

Отдел кадров руководствуется уставом техникума, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, структурой организации, планами и отчетами о работе, Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», типовыми (примерными) номенклатурами дел, а также номенклатурой дел за 2009 год.

Номенклатура дел техникума составлена на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности каждого структурного подразделения.

Сводная номенклатура дел разрабатывается на основании номенклатур дел каждого структурного подразделения, согласованных с отделом кадров.

В каждом структурном подразделении техникума есть ответственный за составление номенклатуры дел:

• — Администрация — документовед;
• — Учебная часть — заместитель директора по учебно — воспитательной работе;
• — Учебно — производственная работа — заместитель директора по учебно — производственной работе;
• — Бухгалтерия — главный бухгалтер;
• — Отдел кадров — начальник отдела кадров;
• — Библиотека — заведующая библиотекой;
• — Хозяйственная часть — заведующий хозяйством;
• — Охрана труда — инженер по охране труда
• — ГО ЧС — ответственный за Гражданскую оборону и Чрезвычайных ситуаций;
• — Медицинский пункт — фельдшер;
• — Профсоюз — председатель профсоюза работников;
• — Архив — архивариус.

Номенклатура дел оформлена на общем бланке техникума. На бланке представлена основная часть в виде таблицы с регламентируемыми названиями определенных граф. Форма номенклатуры дел установлена Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

На общем бланке номенклатуры дел должны быть следующие реквизиты:

В правом верхнем углу указано гриф утверждения документа;

в левом верхнем углу проставлены реквизиты:

• — наименование организации,
• — наименование вида документа;
• — заголовок документа;
• — дата документа и регистрационный номер;

ниже справа:

• — гриф утверждения;
• — дата документа;

В первой графе присвоен индекс дела, где 1 — это обозначение структурного подразделения, в данном случае «Администрация», а 01 — 01 — это порядковый номер дела «Устав техникума»;

Во второй графе «Вид документа» указаны заголовки дел по каждому структурному подразделению;

Третья графа «Количество дел (тома, части)» остается пустой до окончания календарного года;

В четвертой графе «Срок хранения и № статьи по перечню» указаны сроки хранения дел согласно Перечню и Типовой;

В пятой графе «Примечание» могут быть проставлены отметки о заведении дел, о лицах, ответственных за формирование дел.

В конце номенклатуры дел указаны:

Слева реквизиты техникума:

• — подпись ответственного за делопроизводство и архив;
• — гриф согласования, включающий протокол экспертной комиссии техникума, дату и номер;

Справа реквизиты МБОУ НГО «Архив»:

— гриф согласования, включающий протокол экспертно-проверочной комиссии МБОУ НГО «Архив», дату и номер.

Далее составляется итоговая запись на конец года в виде таблицы о количестве заведенных дел, ниже снова указан ответственный за делопроизводство и архив.

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году в организации.

Ответственный за делопроизводство и архив ___________________ /С.Н. Безрукова/.

«__» __________ 20__г.

Затем необходимо утвердить этот документ в соответствии с общими нормативными требованиями.

Номенклатура дел подписывается ответственным за делопроизводство и архив и после одобрения экспертной комиссией техникума направляется на согласование в экспертно-проверочную комиссию Муниципального бюджетного учреждения Нижнетуринского городского округа «Архив».

Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел после чего утверждается директором техникума.

В конце каждого календарного года уточняется, перепечатывается, утверждается директором техникума и вводится в действие с 1 января следующего года.

Если происходят изменения документов в структурных подразделениях, то составляется новый экземпляр номенклатуры дел.

Номенклатура дел техникума на 2014 год разработана в марте, сроком на 5 лет.

После оформления и утверждения номенклатуры дел, структурные подразделения получают выписки или копии из документа, номенклатура дел находится в общем доступе в электронной форме для практического применения в работе.