Порядок составления и оформление описей дел

Каждое структурное подразделение организации ежегодно составляет архивную опись дел — учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение. Описи дел структурных подразделений служат основой для подготовки сводной описи дел организации. Сводную опись, по которой происходит сдача дел на постоянное хранение, готовит архив организации.

Описи дел структурных подразделений составляются в трех экземплярах по установленной форме (приложение 25) и через год после завершения дел в делопроизводстве передаются в архив организации. Описи структурного подразделения должны содержать следующие элементы:

• 1) порядковый номер дела (тома, части) по описи;
• 2) индекс дела (тома, части);
• 3) заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;
• 4) даты дела (тома, части);
• 5) количество листов в деле (томе, части);
• 6) срок хранения дела.

Кадровая служба совместно с архивом составляет годовой раздел сводной описи дел организации. Порядок заполнения граф, формы описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку оформления описи для документов постоянного хранения.

Сводная опись дел по личному составу организации систематизируется по номинальному признаку, при этом заголовки дел необходимо располагать в соответствующей последовательности:

• 1) приказы (распоряжения) по личному составу;
• 2) списки личного состава;
• 3) карточки, но учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел);
• 4) личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);
• 5) лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по заработной плате);
• 6) невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);
• 7) акты о несчастных случаях.

В крупных организациях с большим объемом документооборота по личному составу указанные документы могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи (личные дела, трудовые книжки и т. п.). Личные дела (личные карточки) на работника вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения работника и систематизируются по алфавиту.

При необходимости к годовому отчету можно составить оглавление, указатели и списки сокращенных слов. Опись подписывается исполнителем (составителем) и заверяется начальником кадровой службы.

Опись обычно составляется в двух экземплярах: один передается вместе с делами в архив, а второй остается в кадровой службе организации. Если в подразделении (кадровой службе) есть экспертная комиссия, то опись дел составляется в трех экземплярах: дополнительный экземпляр описи передается в ЦЭК (ЭК) для рассмотрения и согласования.

Порядок составления и оформления законченной описи дел по личному составу аналогичен тому, который применяется для составления описи дел постоянного хранения. Форма титульного листа к законченной описи дел по личному составу идентична форме титульного листа к законченной описи дел постоянного хранения, которая приведена ниже.

Форма титульного листа описи документов постоянного хранения.

• (название государственного архива)
• (название фонда)

Фонд №.

ОПИС Ь №.

(название описи) Крайние даты документов_.

Заполняется в государственном архиве.

Формат А4 (210×297 мм) Архивные учреждения проверяют правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включить в опись или исключить из описи дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению. Одобренные ЦЭК (ЭК) акты и описи утверждаются руководителем организации только после их утверждения ЭПК архивного учреждения. После издания руководителем приказа структурные подразделения организации передают дела по описи в архив, а дела, включенные в акты на уничтожение, сдают на утилизацию.

В акты на уничтожение включаются дела, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, если дело имеет трехлетний срок хранения и закрыто в 2011 г., то его можно включить в акт на уничтожение после 1 января 2015 г.

На все дела организации, не подлежащие хранению, составляется единый акт о выделении дел к уничтожению. В акте название подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Однородные дела вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к дайной группе.

Уничтожение документов означает их исключение из документального или архивного фонда организации по истечении срока хранения с последующей их утилизацией в установленном порядке. Дела, подлежащие уничтожению, отправляются на переработку (утилизацию) и оформляются приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Процесс погрузки и вывоза дел на утилизацию контролируется сотрудником, ответственным за обеспечение сохранности документов архива.