Информационное обеспечение планирования закупок

Применение большинством организаций в настоящее время принятых ранее документов (заказ-наряд, различного рода накладные и т. п.) в большинстве случаев уже не удовлетворяет современным требованиям. При документировании процесса закупок предприятиям и организациям целесообразно разработать стандартные бланки, куда рекомендуется включать:

1. Название документа.

Для выделения бланка заказа во множестве других документов важно обозначить его словом «Заказ» или «Заказ на поставку».

2. Порядковый номер.

Порядковый номер применяется в документах, которые прилагаются к копии заказа (товарно-транспортная накладная, грузовая таможенная декларация, счёт-фактура и т. п.). Помимо этого, по номеру можно быстро найти нужный документ.

3. Название и адрес организации.

Эти данные дают поставщику информацию о том, с кем он будет иметь дело, куда доставлять товар и пересылать счёт.

4. Ответственность за заказ.

В бланке заказа нужно указывать то должностное лицо, с которым поставщик может решать вопросы, связанные с заказом.

• 5. Дату, наименование и адрес поставщика.
• 6. Сроки поставки и количество поставляемых товаров.
• 7. Описание товаров.

Необходимые товары должны быть конкретно зафиксированы в заказе на поставку с соответствующими ссылками на предложение о закупках, заявку или спецификацию.

8. Адрес поставки.

Необходимо указать адрес поставки, если он отличается от основного адреса организации.

9. Цену.

Бланк заказа должен содержать данные о цене товара для избежания конфликтных ситуаций при расчёте.

10. Расчётный счет.

Организации необходимо указать банковские реквизиты, чтобы не возникали разнообразные финансовые недоразумения.

При реализации плана закупок важное значение имеют приёмка продукции, документальное оформление поставок, проверка качества и количества товара.

• 1. Приёмка продукции. Приёмка позволяет удостовериться в том, что получен товар необходимого качества, в указанном количестве, от определённого поставщика, в конкретное время, за оговоренную цену.
• 2. Документальное оформление поставок

С целью правильного выполнения операций, которые связаны с поставками товаров, требуется внимательно работать с документами, отражающими данные о них.

Копия заказов должна быть адресована в подразделение-потребитель для проверки соответствие фактически поступившего товара заявленному. При этом применяются спецификации (описание) на товар.

Поставщик после подготовки продукции к отправке направляет уведомление об отгрузке. Этот документ содержит номер заказа и время поставки.

Сопроводительное письмо обязательно должно быть в комплекте документов на поставленную партию товара. Оно удостоверяет, что эти товары предназначены для определённой организации.

Документ доставщика используется в случае, если поставщик пользуется транспортом другой организации. В этом документе фиксируется:

• · название и адрес отправителя;
• · описание продукции;
• · количество мест;
• · масса (вес) продукции;
• · специфика транспортировки;
• · название доставщика.

Для информирования подразделений-потребителей о фактической доставке товаров и для контроля в бухгалтерии соответствия уведомления об отгрузке товара и копий применяется подтверждение получения поставки.

В книге регистрации товаров фиксируется номер сопроводительного письма, дата поставки, отправитель, способ транспортировки и производится краткое описание товаров.

Некоторые предприятия и организации не применяют рассмотренные типы уведомлений о получении товара, а помещают информацию в компьютер в виде файлов, несмотря на то, что на случай недобросовестности поставщика нужно сохранять некоторые документы в письменном виде.