Анализ существующей системы подбора и отбора персонала ОАО «Янтарьэнерго»

Целями процесса поиска и подбора персонала являются в ОАО Энергетики и электрификации «Янтарьэнерго»:

• — обеспечение общества персоналом необходимой квалификации в соответствии с требованиями бизнес-процессов;
• — организация мероприятий по поиску, отбору, приему персонала.

Для достижения цели, ОАО Энергетики и электрификации «Янтарьэнерго» ставит перед собой следующие задачи:

• — разработка прогнозов, определение текущей и перспективной потребности в персонале и источников ее удовлетворения;
• — сбор заявок на подбор персонала от структурных подразделений общества;
• — организация опубликования вакансий на сайте общества;
• — организация собеседований кандидатов с руководителями структурных подразделений филиала;
• — Планирование потребности в персонале

Планирование потребности в персонале.

Ежегодно до 31 декабря Департамент управления персоналом ОАО «Янтарьэнерго»:

• — анализирует качественный и количественный состав персонала и в соответствии с предоставленными сведениями от руководителей структурных подразделений;
• — определяет потребность в персонале на следующий календарный год;
• — а также определяет источники поиска персонала и формирует план потребности в персонале.

Подготовка и утверждение заявки потребности в персонале.

Поиск и подбор кандидатов на вакантные места осуществляется на основании заявки, полностью заполненной по всем основным характеристикам, компетенциям и требованиям к кандидату. Заявка должна быть подписана директором по направлению и согласовывается с руководителем структурного подразделения.

Заявка принимается при наличии либо:

• — данной должности в плане потребности в персонале;
• — вакантной должности и соответствующей должностной инструкции, составленной по утвержденной форме;
• — поданного заявления об увольнении работника, находящегося на этой должности.

К заявке прилагаются тестовые вопросы по профессиональной области для кандидата на вакантную должность, которые составляются непосредственно руководителем подразделения, подающего Заявку.

В ОАО «Янтарьэнерго» подбором персонала занимается менеджер по подбору персонала.

Процесс найма персонала для менеджера по подбору персонала строится по следующей схеме:

Получение заявки на подбор специалиста от линейных менеджеров или руководителей;

Работа с Заявкой;

Проведение интервью с кандидатом и дальнейшие действия.

Заявка на подбор персонала (Приложение 1) поступает менеджеру по подбору персонала. В Заявке указывается необходимая численность персонала и сроки подбора. Стандартный установленный срок подбора персонала для ОАО «Янтарьэнерго» составляет 6 недель.

После получения заявки, менеджер по подбору персонала работает с заявкой, т. е. ведет поиск кандидатов, проводит собеседования и тестирование.

Для поиска кандидатов в организации используются следующие ресурсы:

ь Internet;

ь СМИ;

ь Кадровые агентства Осуществляя поиск кандидатов через Интернет необходимо соблюдается несколько условий, если менеджер по подбору персонала самостоятельно размещает на сайте вакансию:

указывается в объявлении название организации (допустимая формулировка — «Крупная, динамично развивающаяся компания ОАО „Янтарьэнерго“ в связи с расширением деятельности открывает вакансию»);

указывается в объявлении размер предполагаемой заработной платы.

Работа со средствами массовой информации заключается в размещении объявлений о вакансиях в специализированных газетах, журналах, на радио и телевидении. Эти объявления разделяются на две категории: бесплатные объявления и платные объявления. При подаче бесплатных объявлений, менеджер по подбору персонала размещает их самостоятельно. Платные объявления размещают через провайдера.

Осуществление поиска кандидатов через кадровые агентства: условно кадровые агентства подразделяются на две группы:

1. Агентства, сумма вознаграждения которого составляет до 10% от годового дохода кандидата.

Для привлечения агентства необходимо провести личные переговоры, получить рекомендации их заказчиков. Агентства, сумма вознаграждения которого составляет более 10% от годового дохода кандидата.

При выборе кадровых агентств уделяется внимание следующим факторам:

ь агентство должно существовать на рынке не менее 2-х лет;

ь оно должно иметь опыт подбора для местных локальных компаний;

ь подбор по профильным позициям;

ь с кадровыми агентствами, имеющими опыт подбора только низкоквалифицированного персонала, (например, позиции: грузчики, гувернантки, водители и т. п.) контракт не заключается.

Работа ведется только с кадровыми агентствами, услуги которых, являются платными как для работодателей, так и для и соискателей.

После выбора агентства (а при необходимости — согласования), начинается процесс «подключения». «Подключение» кадрового агентства состоит из следующих этапов:

• 1. Устная беседа с представителем кадрового агентства, выяснение условий работы с агентством.
• 2. Сроки подбора через агентство — составляют 2 недели с момента подачи Заявки с описанием позиции.
• 3. Если все условия устраивают и они согласованы (при необходимости), в кадровое агентство пересылаются:

ь Заявки на подбор (образец в Приложении № 2).

ь форму договора о сотрудничестве (образец в Приложении № 3).

Директор просматривает присланные от кадрового агентства резюме и выбирает тех кандидатов, с которыми будет проводить интервью. Встречу с кандидатами назначает кадровое агентство.

Если после собеседования с кандидатом и его согласования, принято решение об оформлении этого кандидата в штат ОАО «Янтарьэнерго», следует сообщить об этом в кадровое агентство, если кандидату отказано в приеме, то необходимо сообщить агентству причины отказа (за исключением ситуаций связанных с сокращением количества ранее запланированных позиций). Весь документооборот с кадрового агенства ведет отдел кадров.

Таким образом, ОАО «Янтарьэнерго» предпочитает использовать такие методы подбора персонала, как поиск внутри организации, обращение к СМИ и рекрутинговым агентствам.

Отбор персонала производится совместными усилиями Менеджера по подбору персонала и линейного руководителя потенциального работника.

Кандидату после анализа его анкетных данных, проверки информации о нем на предыдущих местах работы, предлагается пройти тест на компьютере, позволяющий выявить уровень владения им. Хорошее знание персонального компьютера — необходимое условие для работы в ОАО «Янтарьэнерго» причем абсолютно для всех вакантных позиций.

Ключевым моментом отбора персонала в ОАО «Янтарьэнерго» является проведение интервью с кандидатом, которое состоит из следующих этапов:

подготовка к проведению интервью — заключается в знакомстве с резюме кандидата, определением проблемных мест в биографии, чтобы при проведении интервью обратить на них внимание;

проведение телефонного или очного интервью;

итоги интервью. Принятие решения о приеме сотрудников.

Итак, в качестве методов отбора персонала менеджер по подбору использует анализ анкетных данных, наведение справок о кандидате, тестирование и интервью.

Внутренний подбор и переводы персонала

С целью профессионального и карьерного роста сотрудников в компании существует практика переводов. Нормативными документами ОАО «Янтарьэнерго», предусмотрена возможность перевода сотрудника с одной должности на другую не ранее, чем через 6 месяцев после начала работы.

Для оптимизации внутреннего подбора менеджер подбора персонала проводит следующие мероприятия:

1. Организация внутреннего конкурса на вакансию с помощью следующих инструментов:

ь Рассылка информации об открываемых вакансиях посредством сайта;

ь Размещение информации на корпоративном Интранет — портале;

• 2. Сбор рекомендаций на внутренних кандидатов у линейных руководителей, обратная связь руководителю кандидата;
• 3. Информирование через руководителей о возможности переводов сотрудников и ответственном лице (менеджер по подбору персонала) отвечающего за практику переводов, что означает для каждого сотрудника возможность обратиться к ответственному лицу с запросом на перевод.
• 4. Формирование внутреннего кадрового резерва, фиксация потенциала сотрудников (в том числе вновь принятых) в специальной программе по учету кадров — SAP/R3;

Основанием для возможности перевода сотрудников на вакантные позиции является Заявка на подбор, где заявлено о возможности рассмотрения внутренних кандидатов.

Порядок действий по переводу сотрудников следующий:

Сотрудник, желающий перевестись, составляет свое резюме и направляет его менеджеру по подбору персонала. Прежде сотрудник должен проинформировать непосредственного руководителя о своем желании перевестись. Непосредственный руководитель сотрудника уведомляет менеджера по подбору персонала о своем согласии или несогласии перевести сотрудника;

Сбор рекомендаций на сотрудника от руководителя структурного подразделения;

Оценка резюме кандидата на соответствие открытым вакантным позициям;

Если кандидат соответствует вакантным позициям и кандидату интересна одна из предложенных, специалист по подбору персонала предоставляет резюме кандидата руководителю подразделения открывшего вакансию.

Проведение интервью руководителя с кандидатом.

Если кандидат согласован, специалист по подбору персонала информирует сотрудника о том, что его кандидатура утверждена и сотрудник пишет заявление на перевод (Приложение № 4), которую подписывает: сам сотрудник, директор подразделения, откуда переводится сотрудник, директор подразделения открывает вакансию.

После согласования заявления о переводе всех заинтересованных сторон передается заявление менеджеру по персоналу, который оформляет перевод сотрудника.

Эффективность