Состав реквизитов организационно-распорядительной документации

В состав реквизитов организационно-распорядительной документации согласно ГОСТ Р6.30−97 включены следующие. (рис. 2 и 3).

• 01- государственный герб РФ;
• 02- герб субъекта РФ;
• 03- эмблема организации или товарный знак;
• 04- код организации;
• 05- код формы документа;
• 06- наименование организации;
• 07- справочные данные об организации;
• 08- наименование вида документа;
• 09- дата документа;
• 10- распространенный номер документа;
• 11- ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• 12- место составления или издания документа;
• 13- гриф ограничения доступа к документу;
• 14- адресат;
• 15- гриф утверждения документа;
• 16- резолюция;
• 17- заголовок к тексту;
• 18- отметка о контроле;
• 19- текст документа;
• 20- отметка о наличии приложения;
• 21- подпись;
• 22- гриф согласия документа;
• 23- виды согласования документа;
• 24- печать;
• 25- отметка о заверении копии;
• 26- отметка об исполнители;
• 27- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
• 28- отметка о поступлении документа в организацию;
• 29- отметка для автоматического поиска документа.

Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты: 01,02,03,04,05,06,07,08, а также отметки для расположения реквизитов 09,10,11,12,14,17,18,19.

При оформлении документов следует использовать следующие реквизиты: 09,10,11,13,14,15,16,17,18,19,20,21,22,23,24,25,26,27,28,29.

Что собой представляет бланк документа?

Бланком документа называют лист бумаги разрешенного формата с нанесенными на нем постоянными реквизитами. Применение бланков сокращает трудоемкость составления документа, повышает эстетическую сторону его оформления.

Бланки конструируются на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов. Бланки с угловым расположением реквизитов выгоднее, поскольку позволяет экономить до 20% площади места бумаги. Формуляр, приведенный на рис. 2, предусматривает именно такое расположение.

Продольный вариант используется организациями с большим числом печатных знаков в их наименовании или печатающими постоянные реквизиты на двух языках — национальном и русском (реквизиты 06,07,12).

Бланки документов должны иметь поля (мм): 20−35-левое; 10-правое; 20-верхнее; 10-нижние.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки допускается изготавливать типографическим способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники.

Бланки документов проектируют в соответствии с рис. 2 и 3. Сплошными линиями обозначаются фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром — переменный. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

Реквизиты 01,02,03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается раполагать на уровне реквизита 03.

Реквизиты 06,07,08,12 ограничительные отметки для реквизитов 09,10,11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

• — центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов;
• — флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны

расположения реквизитов).

Для организаций, ее структурного подразделения должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

• — общий бланк;
• — бланк письма;
• — бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк (рис. 4), в том числе с угловым расположением постоянных реквизитов, используют для изготовления любых видов документов кроме писем.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01,02,03,06.

Бланк письма (рис. 5,6) в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01,02,03,04,06,07 и при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09,10,11,12,14,15,16,17,18,19.

Бланки структурного подразделения организации (рис.7) или должностного лица (рис. 8) практикуют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи.

Бланк конкретного вида документа (рис. 9), кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01,02,03,05,06,08,12, ограничительные отметки для границ зон расположенных реквизитов 09,10,11,12,17,18.

Допускается изготавливать документы на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств вычислительной техники.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки.

Допускается печатание документов с исправлением обратной стороны листа.