Систематизация документов. 
Организация документооборота учреждения и основные направления его совершенствования

Для обеспечения правильного формирования и учета дел на предприятии должна составляться номенклатура дел.

Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления.

Номенклатура дел уточняется в конце каждого календарного года, перепечатывается, рассматривается и утверждается руководителем предприятия, вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Если учредителем данного предприятия является государственное предприятие, сдающее документальные материалы в Центральный государственный архив народного хозяйства РФ (ЦГАНХ), то номенклатура дел согласовывается с его ведомственным архивом и после одобрения экспертной комиссией направляется на согласование с Центральной экспертно-проверочной комиссией ЦГАНХ. Пересогласование номенклатуры дел с ЦГАНХ РФ осуществляется раз в 5 лет. Ведомственный архив госпредприятия осуществляет контроль за составлением и использованием номенклатуры дел, за формированием и оформлением дел, в учрежденном им предприятии.

Заголовками разделов номенклатуры дел являются наименования подразделений, расположенные в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием предприятия. При составлении заголовков дел следует учитывать, что:

• — заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;
• — заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;
• — заголовки типа «Общая переписка», «Разные документы», «Справочные материалы» и т. д. не допускаются.

Состав заголовка дела образует следующие элементы:

• — название вида (переписка, журнал и т. п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т. д.);
• — название предприятия или его структурного подразделения;
• — адресат или корреспондент документа;
• — краткое содержание документов дела;
• — название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;
• — даты (период), к которым относятся документы дела;
• — указание на копийность документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: «Документы о приеме, сдаче и списании имущества и материалов (акты, описи, ведомости)».

В номенклатуру дел предприятия также включаются справочные картотеки, журналы учета документов. Номенклатура дел предприятия должна составляться в последнем квартале предшествующего года на новый календарный год.

Нормативное регулирование электронного документооборота и управления документацией.

Функциональные требования к системам электронного документооборота (СЭД), при правильном их использовании, являются мощным рычагом государственного управления в области информационно-коммуникационных технологий. В России документа, регламентирующего СЭД, пока нет. Но, опираясь, на зарубежный опыт, можно предположить, на что будут ориентироваться отечественные стандарты.

Чего ждать России?

В России пока не существует документа, регламентирующего требования к СЭД, хотя планы его разработки существуют уже давно и работа ведется сразу несколькими организациями. Учитывая, как в последнее время обострились проблемы взаимодействия между уже существующими системами, ждать появления государственных требований к СЭД нам осталось недолго.

В каком-то смысле России проще, поскольку можно опереться на опыт существующих зарубежных разработок. Может быть, стоит начать с принятия всего лишь одного, но строго обязательного требования о том, чтобы все новые СЭД, закупаемые государственными организациями, были способны экспортировать документы и их метаданные в установленном стандартном формате, — это позволило бы решить главную проблему передачи документов из одной системы в другую. О том, что может быть прописано в будущих требованиях, можно судить по уже принятым стандартам в США и Европе.

Понятие документооборота, организации работы с документами. Особенности электронного документооборота.

Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата. При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.

Документопоток — это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:

• — поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;
• — потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;
• — поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

• — содержанием или функциональной принадлежностью;
• — структурой;
• — режимом или цикличностью;
• — направлением;
• — объемом.

Управление информационными потоками или документопотоками организации основано на понятии документооборота.

Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах движение документов, то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.

Говоря о порядке движения документов, можно выделить несколько этапов документооборота:

• — прием и первичная (экспедиционная) обработка поступающих в организацию документов;
• — предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
• — регистрация документов;
• — организация движения документов внутри организации (информационно-справочная работа, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);
• — обработка (экспедиционная) исполненных и отправляемых документов.

Каждый из вышеуказанных этапов заслуживает отдельного рассмотрения и может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.

Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать. Так, например, в ГСДОУ предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных графических оперограммах и маршрутно-технологических картах, разработкой которых занимаются службы ДОУ. В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

Документооборот представляет собой главное организационное направление деятельности службы делопроизводства и технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

Эффективность управленческой деятельности зависит от того, как организована работа с документами: насколько быстро и качественно обрабатываются и передаются документы, как контролируется их исполнение, как обеспечивают сохранность необходимых для последующей деятельности предприятия документов и уничтожают документы, выполнившие свои функции.

Организация работы с документами — организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия.

В ГСДОУ синонимом термина «организация работы с документами» являлось «управление документацией». В международном стандарте ИСО 15 489 «Информация и документация — Управление документами», разработанном гораздо позднее, использован термин управление документами. В управлении документами ИСО 15 489 включает контроль не только за использованием, движением и хранением документов, но и за их созданием и получением.

На формирование технологий работы с документами в конкретных организациях влияет множество факторов, таких, как направление деятельности, организационная структура, территориальное размещение, объем документооборота и т. д.

Использование компьютерных технологий в офисной деятельности привело к тому, что практически всегда документы создаются вначале в электронном виде.

Электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Иную формулировку этого термина содержит национальный стандарт из серии «Информационная технология» — ГОСТ Р 52 292−2004 «Электронный обмен информацией. Термины и определения», основанный на международных терминологических стандартах в области информационных технологий, электронного обмена данными и обработки информации в распределенных системах: «Электронный документ — это форма преставления документа в виде множества взаимосвязанных реализаций в электронной среде и соответствующих им взаимосвязанных реализаций в цифровой среде». Здесь под реализацией электронного документа подразумевают отдельный элемент множества, представляющего электронный документ, который существует или может существовать в электронной или цифровой среде.

Электронный документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления в электронно-цифровой форме. При этом работа с документами возможна в двух вариантах. При первом варианте проект документа создают в электронном виде, затем его распечатывают на принтере, и дальнейший его жизненный цикл проходит в бумажном виде. Второй вариант — прохождение всего жизненного цикла исключительно в электронном виде.

Достижения последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров и принтеров позволили успешно использовать персональный компьютер в делопроизводстве. Сегодня развитие малого и среднего бизнеса не обходится без компьютера в офисе организации.

Автоматизация документационного обеспечения управления позволяет:

• — в области подготовки и оформления документов — унифицировать формы документов;
• — повысить качество и оперативность подготовки документов;
• — в области организации документооборота и исполнения документов — исключить дублирование работы при вводе информации о документе и тем самым упростить регистрацию;
• — унифицировать маршруты движения документов, ускорить прохождение документов;
• — повысить оперативность и качество работы исполнителей с документами;
• — уменьшить вероятность потери документа при перемещении его в организации;
• — получать достоверную и актуальную информацию о создаваемых и полученных на исполнениедокументах структурными подразделениями и отдельными работниками;
• — в области организации контроля исполнения документов;
• — оперативно получать информацию о состоянии исполнения и местонахождении любого
• — документа и проекта документа;
• — контролировать исполнение документов отдельными работниками, структурными подразделениями и организацией в целом;
• — в области организации хранения документов и информационно-справочной работы;
• — создать централизованное хранилище документов в электронном виде, организовать различный доступ сотрудников к информационному массиву в соответствии с их трудовыми функциями;
• — обеспечить оперативный поиск отдельных документов, а также делать подборки документов по тематическому или иному признаку.

Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве.