Документальное оформление движения материально-производственных запасов

Сырье, материалы, используемые при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг), в целях бухгалтерского учета принимаются в качестве материально-производственных запасов. Следовательно, для грамотного документального оформления операций по приемке, хранению, списанию материалов предприятиям пищевой промышленности нужно пользоваться Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов Агафонова М. Н. Материально-производственные запасы // Налоговый вестник. 2013. № 5. — С. 83.

По общим правилам на материалы, поступающие по договорам купли-продажи, поставки и другим аналогичным договорам, организация получает от поставщика (грузоотправителя) расчетные документы (платежные требования, платежные требования-поручения, счета, ТТН и т. п.) и сопроводительные документы (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и др.). Полученные материалы подлежат своевременному оприходованию.

Для учета МПЗ, поступающих на склад (при отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными по количеству и качеству), предназначена унифицированная форма первичных учетных документов — приходный ордер по форме № М-4. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество ценностей. Поэтому у новичков, столкнувшихся с необходимостью заполнения указанного документа, могут возникнуть некоторые вопросы.

Прежде всего, следует определиться с лицами, которые будут нести материальную ответственность за полученные на склад материальные ценности. С этой целью на предприятии должен быть утвержден перечень должностных лиц, которым доверены получение и отпуск материально-производственных запасов Приказ Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н (ред. от 24.12.2010) «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 13.02.2002 № 3245), а также заключены с ними договоры о материальной ответственности. На практике, как правило, именно работникам склада поручается составление приходного ордера Агафонова М. Н. Материально-производственные запасы // Налоговый вестник. 2011. № 2. — С. 84.

Согласно п. 12 Методических указаний первичные учетные документы должны быть оформлены надлежащим образом — с заполнением всех необходимых реквизитов и соответствующими подписями. При отсутствии показателей по отдельным реквизитам в первичных учетных документах в соответствующих строко-графах ставятся прочерки Приказ Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н (ред. от 24.12.2010) «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 13.02.2002 № 3245) .

Все первичные учетные документы по движению материальных ценностей на складах (кладовых) подразделений организации должны быть сданы в бухгалтерскую службу в установленные в организации сроки. Бухгалтерская служба организации принимает и проверяет первичные учетные документы с точки зрения правильности их оформления и законности совершенных операций. По недооформленным документам принимаются меры к их дооформлению, либо такие документы возвращаются соответствующим складам (кладовым) и подразделениям для надлежащего оформления Приказ Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н (ред. от 24.12.2010) «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 13.02.2002 № 3245).

Одновременно с этим обязанность хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела (не менее пяти лет), указана в ст. 17 Закона о бухгалтерском учете.