Функционирование организаций. 
Теория организаций

Под функционированием организации понимают процесс выполнения организацией функций, необходимых для реализации ее целей. Таким образом, комплекс функций, которые выполняются в какой-то организации, существенно зависит от того, каковы цели у этой организации. Цели, в свою очередь, определяют наличие тех или иных типов деятельности в организации. Поэтому можно сказать, что комплекс функций, выполняемых организацией, зависит от наличия тех или иных осуществляемых ей типов деятельности.

Каждой организации, таким образом, присущ собственный набор функций, которые она осуществляет. Но, вместе с тем, в каждой социальной организации всегда присутствует такой тип деятельности как управление См. стр. 21 этой книги. Поэтому мы ограничимся в рамках этой книги рассмотрением таких функций, которые осуществляются в любой организации — управленческих функций.

Функции управления

Какие же функции являются функциями управления? Это вопрос является одним из самых запутанных в теории управления. Все авторы, исследующие этот вопрос, единогласны только в том, что «среди исследователей, работающих в области теории управления, нет единого мнения о количестве и природе управленческих функций» Костин В. А. Теория управления: Учебное пособие. — Екатеринбург: Изд-во УрАГС, 2001, с. 48.

Не анализируя подробно различные позиции по поводу выделения управленческих функций С некоторыми из этих позиций Вы можете самостоятельно ознакомиться по следующим источникам: 1) Кунц Г., О’Доннел С. Управление: системный и ситуационный анализ управленческих функций: Пер. с англ. Тт. 1, 2. — М.: Прогресс, 1981; 2) Гвишиани Д. М. Организация и управление. — М.: Наука, 1972; 3) Попов Г. Х. Эффективное управление. — М.: Экономика, 1985; 4) Костин В. А. Теория управления: Учебное пособие. — Екатеринбург: Изд-во УрАГС, 2001; 5) Гончаров Д. В., Хованская А. В. Теория государственного управления в США: Учебное пособие. — Оренбург: Изд-во ОИ МГЮА, 2002., мы укажем собственные основания для их выделения.

Прежде всего, мы исходим из того, что управление есть деятельность Солодкая М. С. К единству социального и технического: проблемы и тенденции развития научных подходов к управлению. — Оренбург: Печатный Дом «Димур», 1997, с. 118−127. Более того, управление есть рациональная форма деятельности. В рациональных формах деятельности социальная информация о деятельности фиксируется в расчлененном виде (способ и объект действия выделяются и моделируются отдельно от самого процесса и от субъекта действия). Характерной особенностью рациональной деятельности является ее поэтапная верифицируемость, что обеспечивается введением определенных социокультурных норм деятельности.

Одним из вариантов нормы выступает цель или нормативное представление о результате деятельности. Теоретическое вычленение целей и средств, подчинение средств целям, обоснование целесообразности и рациональности средств приводит к построению нормы другого типа — программы деятельности. Если в нормативном представлении указывается последовательность промежуточных конечных результатов, то такая норма называется планом. Если с целевого представления о деятельности снят контекст производимости, а фиксируются лишь свойства будущего продукта, то такое нормативное представление является проектом.

Любая норма в ходе ее реализации должна «сохранить» свое содержание. С другой стороны, любая реализация нормы выходит за пределы ее требований, поскольку реальное наполнение не совпадает с идеальным представлением. По этим причинам реализация нормы не является естественным процессом. В ходе реализации нормы, перевода деятельности из абстрактно-идеального плана в конкретно-содержательный происходит «деформация» естественного. Поэтому необходимо контролировать подобные деформации, и в случае необходимости сменить норму деятельности. Подобное перенормирование также должно осуществляться целерационально.

Таким образом, построение указанных норм и других целерациональных регулятивов, обеспечивающих взаимную согласованность, механизмы «сборки» этих норм составляют содержание управленческой деятельности.

Соответственно, — целеполагание, мотивация, прогнозирование, проектирование, программирование, планирование, координирование, контроль, регулирование -являются функциями управления.

Ряд авторов Гвишиани Д. М. Организация и управление. — М.: Наука, 1972, с. 23. интерпретирует указанные функции как этапы или периоды управления. Такая интерпретация по ряду причин является несостоятельной Более подробный анализ этого см., например: 1) Солодкая М. С. К единству социального и технического: проблемы и тенденции развития научных подходов к управлению. — Оренбург: Печатный Дом «Димур», 1997, с.122−124; 2) Костин В. А. Теория управления: Учебное пособие. — Екатеринбург: Изд-во УрАГС, 2001, с. 50. Эти функции не выполняются последовательно, а всегда присутствуют в управленческой деятельности. Это значит, что часть из них может выполняться параллельно. Более того, при изменении каких-то норм (например, прогнозов) может возникнуть необходимость заново переопределять и цели, и систему мотивации.

По поводу каждой из перечисленных функций управления написаны десятки монографий и учебников. Какие-то из этих функций более подробно изучают в рамках других учебных дисциплин по специальности. Например, в рамках дисциплины «Управление персоналом» более подробно исследуются вопросы мотивации. Здесь мы коротко остановимся на характеристике каждой из указанных функций управления.

Поскольку сущностью управления является целерациональное регулирование Более подробно о проблеме выявления сущности управления см. Солодкая М. С. К единству социального и технического: проблемы и тенденции развития научных подходов к управлению. — Оренбург: Печатный Дом «Димур», 1997, с. 92−106., то целеполагание является первоочередной функцией управления. Цель, как мы отмечали ранее, является нормативным представлением о результате деятельности. Но, в отличие от результата, цель принадлежит пространству идеального. Результаты целеполагания обычно нормативно закрепляются в таких документах, как концепция. Например, каждый субъект Российской Федерации и муниципальные образования имеют собственные Концепции развития до 2010 г.

Цели в определенном отношении являются антиподами наших проблем. Следовательно, постановка целей во многом обусловлена наличием той или иной проблемной ситуации. Проблемы никогда не бывают изолированными, всегда приходится иметь дело с целой совокупностью проблем. Структурирование совокупности проблем часто осуществляется путем выстраивания дерева проблем. Это предполагает выделение главной (основной, центральной) проблемы и иерархическое подчинение ей связанных с ней проблем.

Поэтому целеполагание всегда связано с тем, как согласовать и выстроить иерархию целей в организации. Анализируя развитие теорий организации, мы отмечали, что на первых этапах развития теорий организации одним из основных принципов был принцип единства цели. Это предполагало, что всегда было можно выбрать единственную цель на верхнем уровне, и построить дерево целей. Дерево, как мы отмечали ранее, является централизованной структурой. В таких структурах высокая управляемость, поскольку все подчинено одной главной цели. Но в настоящее время стало очевидным, что в ряде случаев невозможно установить приоритет целей. Поэтому на верхнем уровне в организации допускается несколько целей. Это будет уже не дерево, а матрица целей. В таких ситуациях одной из основных задач становится поиск определенного компромисса между целями верхнего уровня.

Включение отдельного человека или группы людей в любую деятельность и закрепление его на определенных позициях в этой деятельности обеспечивается посредством мотивации. Необходимо различать внутреннюю мотивацию и внешнюю (стимулирование). В зарубежной литературе не используется термин «стимулирование», там используется только термин «мотивация». В отечественной литературе используются оба термина, причем различные авторы устанавливают различные отношения между этими понятиями (от тождественных до разного рода подчиненных) Подробнее о различных отношениях между понятиями «стимулирование» и «мотивация» см., например: 1) Костин В. А. Теория управления: Учебное пособие. — Екатеринбург, 2001, с. 127−137; 2) Тихомиров Ю. В. Теория управления: Учебный курс. — М.: Вестник, 1997.. Наш подход состоит в том, что стимулирование мы рассматриваем как внешнюю мотивацию. Внутренняя мотивация более эффективна, чем внешняя. Внешняя мотивация, следовательно, в основном должна быть направлена на создание и подкрепление внутренней мотивации.

На основании того, что представляет объект внешней мотивации, можно говорить об индивидуальной и групповой внешней мотивации. Групповые стимулы не могут быть монополизированы отдельными индивидами, они используются сообща. К числу таких групповых стимулов относятся, например, условия труда в организации, награждение почетными грамотами отделов или других групп в организации и т. п. В любой организации, таким образом, должна присутствовать как индивидуальная, так и групповая мотивация. Средства внешней мотивации обычно нормативно закрепляются в Трудовом договоре (контракте) с работником, где оговариваются условия его труда, продолжительность (а иногда и время) отдыха, условия повышения его квалификации, перечень льгот и т. д. Некоторые средства внешней мотивации могут нормативно не закрепляться, а являться «неписаной» обязанностью руководителя (например, создание благоприятного морально-психологического климата в подразделениях организации).

На основании используемых средств можно говорить о следующих видах мотивации — экономической, психологической и социальной. На современном этапе развития теорий организации социальная мотивация является наиболее эффективной. Но это не означает, что остальные виды мотивации не должны использоваться. Напротив, система мотивации в организации необходимо предполагает использование всех видов мотивации.

Поскольку деятельность осуществляется в течении достаточно длительных промежутков времени, то реализация целей предполагает наличие прогноза относительно состояния определенных характеристик как средств, так и условий, и ресурсов деятельности. Поэтому прогнозирование является функцией управления. Результаты прогнозирования обычно нормативно закрепляются в таких документах, как прогноз. Каждый субъект Российской Федерации имеет, помимо Концепции, и соответствующий Прогноз развития до 2010 г.

На основании длительности временного промежутка, прогнозы подразделяют на краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные. Необходимость иметь различные виды временных прогнозов в организации диктуется: 1) возможностью упрощения их корректировки; 2) различной степенью точности подготавливаемых прогнозов.

Необходимо понимать, что любой прогноз не может быть абсолютно точным. Это связано с тем, что основной метод при составлении прогнозов — экстраполяция. Предсказать точно будущее состояние системы, зная ее настоящее и прошлое, возможно только для узкого класса детерминированных систем. Социальные системы не являются детерминированными, поэтому точность прогнозов там достаточно низка.

Недостаточная точность любого прогноза относительно поведения социальных систем предполагает, что лучше иметь не один прогноз, а, по крайней мере, два прогноза — оптимистический и пессимистический. Оптимистический прогноз связан с наилучшими ожиданиями, пессимистический — с наихудшими. Естественно, что иногда будущее состояние системы может быть лучше оптимистического и хуже пессимистического. Но в большинстве случаев будущее состояние попадает в «коридор» между этими двумя прогнозами. Поэтому основные принципы поведения организации могут оставаться неизменными.

На основании средств, используемых для составления прогнозов, можно говорить о математических и экспертных прогнозах.

В математических прогнозах используются математические (в большинстве случаев — статистические) методы. Внутри выбранного математического метода и отобранных статистических данных прогнозирование представляет объективный процесс. Субъективность здесь связана только с выбором того или иного метода прогнозирования и отбора тех или иных статистических данных. Критерии такого выбора понятны только профессионалам. Поэтому определенная субъективность таких прогнозов не всегда очевидна для непрофессионалов, что создает у них иллюзию полной объективности математических прогнозов. Такого нет. Но при использовании математических методов прогнозирования рационализируема верификация составленных прогнозов.

В экспертных прогнозах математические методы не используются. Они основаны на экспертных оценках, в основе которых лежит собственный опыт экспертов. Естественно, что такие прогнозы более субъективны. Эксперт не всегда может предоставить «достаточные основания» для собственного прогноза. Прогнозы различных экспертов по одному и тому же поводу подчас весьма противоречивы. Но в ряде случаев неэффективно тратить средства на дорогостоящие математические прогнозы. Если их точность предположительно не превысит (или незначительно превысит) точность экспертного прогноза, то эффективнее воспользоваться экспертными прогнозами. Необходимо помнить, что в любом случае при составлении нормативных прогнозов необходимо, кроме математических, использовать и различные экспертные прогнозы.

Результаты программирования нормативно закрепляются в специальных документах, которые называются Программа. В программе оформляется вычленение целей и средств, подчинение средств целям, обоснование целесообразности и рациональности средств. В рамках заявленной концепции деятельности организации может реализовываться несколько программ, каждая из которых связана с отдельными целями, задачами. В России реализуется большое количество Программ федерального, регионального и муниципального значения. Например, программа федерального значения «Одаренные дети», программа «Сельский дом» в Оренбургской области.

В рамках программы (или нескольких программ) выделяются различные проекты. В проекте фиксируются свойства будущего продукта. Поэтому проект может быть выделен на основе «продуктового» признака (отдельный проект связан с выпуском отдельного продукта), территориального признака (отдельный проект связан с частью территории) и других признаков. Полную ответственность за проект несет руководитель проекта. Руководитель проекта, как правило, заключает соответствующий контракт или соглашение.

В плане отражается последовательность получения промежуточных результатов (сроки выполнения) и ответственные за каждый промежуточный результат. Поэтому план является основным нормативным документом для осуществления оперативного контроля.

Контроль предполагает замер реальных результатов в соответствии с плановыми показателями. Необходимо различать два вида контроля — оперативный (промежуточный) и контроль по конечному результату. Если выполняемые функции достаточно простые и легко нормируемые, то можно использовать промежуточный контроль. Если выполняемые функции являются достаточно сложными и трудно нормируемыми, то эффективнее прибегать к контролю по конечному результату. В этом случае необходимо формировать условия, при которых внешний контроль заменяется самоконтролем на промежуточных стадиях.

Регулирование в соответствии с поставленными целями — сущность управления. Основным видом регулирования является регулирование по отклонению. Плановые показатели сравниваются с контрольными, и на основании их соответствия или расхождения принимается решение о корректировке и продолжении дальнейшей деятельности. Виды регулирования можно выделять по уровням управления. Например, в системе государственного и муниципального управления можно выделять федеральное, региональное (на уровне субъектов федерации) и муниципальное регулирование. Можно выделять виды регулирования по применяемым средствам. Тогда говорят об экономическом, политическом, правовом (юридическом), моральном регулировании. Необходимо различать внешнее и внутреннее регулирование.

Естественно, что руководитель организации не всегда сам занимается мотивацией, прогнозированием, программированием, проектированием, планированием, координацией и контролем. Реализацию этих функций частично (и даже в основном) он может передавать специализированным службам, например, службе управления персоналом, отделам прогнозирования и планирования, маркетинговым службам, координаторам и диспетчерам, службам контроля. При этом необходимо помнить, что основные решения по этим вопросам он всегда принимает сам. Специализированные службы в основном подготавливают соответствующие решения и участвуют в их обсуждении.

Есть лишь две функции из перечисленных, которые руководитель организации в основном всегда выполняет сам, — это целеполагание и регулирование. Именно с этими функциями в основном связан его статус субъекта управления.

Помимо функций управления необходимо выделить управленческие процедуры — принятие решений и коммуникацию. Многие авторы считают их функциями управления См., например: 1) March J.G., Simon H.A. Organizations. — N.Y.: Wiley, 1958; 2) Кунц Г., О’Доннел С. Управление: системный и ситуационный анализ управленческих функций: Пер. с англ. Тт. 1, 2. — М.: Прогресс, 1981; 3) Афанасьев В. Г. Научное управление обществом: (Опыт системного исследования) — М.: Политиздат, 1968; 4) Гончаров Д. В., Хованская А. В. Теория государственного управления в США: Учебное пособие. — Оренбург, 2002, с. 45−51. Однако, и принятие решений, и коммуникация используются не только в управленческой деятельности. Продолжая жить, любой человек постоянно принимает решения. Возможность выбора не является следствием никаких фундаментальных законов. Способность выбора, по мнению одного из крупнейших ученых академика Н. Н. Моисеева, отличает человека от животного и машины. Именно выбор является действием, придающим любой деятельности целенаправленный характер. Он реализует подчиненность всей деятельности определенной цели. При выполнении любой из перечисленных выше функций управления мы также неизбежно вынуждены принимать решения и осуществлять коммуникацию. Поэтому принятие решений и коммуникация являются не функциями, а процедурами управления.