Порядок внутреннего контроля за хозяйственными операциями

Внутренний предварительный контроль за совершаемыми хозяйственными операциями возлагается на бухгалтера и ведется в соответствии с разработанным ТОО положением о порядке контроля за хозяйственными операциями, нормами и правилами работы с первичными учетными документами.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке. Проверка осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования.

В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.

Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления. В приходных и расходных кассовых ордерах исправления не допускаются.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других организаций, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив — документооборот) регламентируется графиком документооборота, утверждаемым приказом по ТОО.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы хранятся в бухгалтерии в специальных подшивках под ответственностью руководителя ТОО.

Бланки строгой отчетности (если таковые будут иметь место) хранятся в сейфе, или специальном помещении, позволяющих обеспечить их сохранность.

Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях должен быть определен и утвержден специальным приказом по ТОО.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетаются.

Отдельные виды документов (договора, письма и прочее) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в архиве ТОО — 5 лет.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов может производиться только органами налоговой инспекции, дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим законодательством.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.

На предприятии ведутся организационно-распорядительные документы: приказы, распоряжения, указания и.т.п. Данные документы разрешают проведение операций, но не отражаются в бухгалтерских регистрах. Все первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке: по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнение реквизитов): арифметический подсчет сумм, документы противоречащие Законодательству, установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных ценностей не принимаются к исполнению. В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности предприятие проводит инвентаризацию (акты сверок) имущества и обязательств.

Порядок проведения инвентаризации определен НСФО «Организация бухгалтерской службы» и методическими рекомендациями к нему.

Выявленные при инвентаризации и других проверках расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регламентируются в следующем порядке:

• -основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке, подлежит оприходованию и зачислению соответственно на финансовые результаты.
• -убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списываются по распоряжению директора соответственно на расходы. Нормы убыли применяются лишь в случаях выявления фактических недостатков.

При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм ;недостача материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порчи сверх норм естественной убыли относится на виновных лиц .В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостачи и потери списываются за счет средств предприятия. Удержание сумм недостач с материальноответственного лица производится только в случае, если это лицо признает свою вину по факту недостачи и в добровольном порядке готово возместить ущерб. В этом случае обязательно должно быть взято письменное заявление работника. В случае если работник в добровольном порядке отказывается возместить ущерб, администрация предприятия должна обратиться с иском в суд.

Контроль проводится методом выборки отдельных документов и сверкой их с аналитическими данными и затем с последующей сверкой с оборотной ведомостью. Сверка с поставщиками и покупателями также является методом контроля и отслеживания правильности операций.

Внутренний последующий контроль при необходимости может осуществляться комиссией, созданной по решению учредителя.

Внешний контроль на предприятии осуществляется по мере необходимости аудиторской службой.

Для охраны особого вида информации (статья 126 Гражданского Кодекса РК) — коммерческой тайны принимаются меры в виде подписания приложения к Трудовому соглашению «О конфиденциальности и неразглашении информации».

Бухгалтерская служба на предприятии осуществляется должностным лицомбухгалтером.

Должностные обязанности работников регламентируются должностными инструкциями.

Ответственность службы внутреннего аудита определяют три основных момента:

• — Обоснованность и своевременность представления заключений о состоянии бухгалтерского учета и отчетности, соответствии учредительных документов, внутрихозяйственных регламентов действующему законодательству и правовому статусу организации, а также заключений о достигнутом уровне и факторах эффективности производственно-хозяйственной и финансовой деятельности.
• — Обоснованность представленных предложений по улучшению организации системы контроля, бухгалтерского учета, материальной ответственности должностных лиц, программ развития видов деятельности, проектов оптимизации производственных затрат, налогооблагаемых баз, распределения прибыли, создания и использования средств фондов и другим вопросам.
• — Правильность консультаций, оказанных учредителям, руководителям подразделений, специалистам и работникам аппарата управления по вопросам организации производства, системы управления по вопросам организации производства, системы управления, ведения бухгалтерского учета, методам анализа хозяйственно-финансовой деятельности, правовым и другим вопросам.

Объективность внутреннего аудита обеспечивается степенью его независимости в структуре управления экономического субъекта. Это требование к внутреннему аудиту, как правило, обеспечивается тем, что он подчиняется и обязан представлять отчеты только назначившему его руководству и (или) собственникам и независимым от руководителей проверяемых филиалов экономического субъекта, структурных подразделений, органов внутреннего контроля и т. п.

По правильности формирования затрат обязательно проводится тесты — контроля (Таблица 3.1).

Таблица 3.1 Тесты проверки состояния систем внутреннего контроля и бухгалтерского учета по формированию затрат.

Работа службы внутреннего аудита на предприятии организуется в соответствии с индивидуальными и календарными планами работ, которые утверждает руководитель предприятия. По окончании любого вида работ внутренний аудитор представляет руководителю предприятия отчет, позволяющий привлечь внимание руководителя к выявленным или возможным нарушениям. Работа читается выполненной тогда, когда вопросы, поставленные в отчетах внутренних аудиторов, рассмотрены руководителем предприятия и когда издано официальное распоряжение о принятии (непринятии) рекомендаций аудиторов.

Внутренний аудит не требует составления официального аудиторского заключения, но требуется составление отчета внутреннего аудита.

СВА должна достичь уверенности в том, что все существующие обстоятельства и события, которые подлежат отражению в бухгалтерском учете и отчетности должным образом ею определены, оценены и проверены.

Считаю очень важным, рассмотреть оценку эффективности СВК со стороны внешнего аудита, который способен профессионально оценить работу службы.

Хотелось показать значение СВК как для руководителя, так и собственника компании, но и каким образом эффективность деятельности СВК может способствовать успешному и более качественному проведению внешнего аудита, который может не только скорректировать свою выборку, но и сроки проведения, что в свою очередь может способствовать уменьшению материальных затрат на его проведение.