Роль экономической информации в хозяйственной деятельности

Анализ хозяйственной деятельности базируется в основном на использовании экономической информации. Кроме экономической информации, в необходимых случаях используют также техническую и технологическую информацию, информацию об организации производства и труда, а также социальные, психологические и правовые данные об управляемом объекте.

Экономический анализ деятельности предприятий возник и развился как анализ по данным бухгалтерского учета и отчетности. К настоящему времени анализ вышел из рамок материалов, ограниченных бухгалтерскими сведениями.

Современный экономический анализ основывается на использовании всего круга экономической информации о деятельности предприятий.

Экономическая информация — это совокупность сведений, характеризующих экономическую сторону производства и являющихся объектом хранения, передачи и преобразования.

Объектом зарождения или предметом отображения экономической информации является, прежде всего, сфера материального производства.

Принципы создания рационального потока информации:

• · выявление информационных потребностей и способов наиболее эффективного удовлетворения информационных потребностей;
• · объективность отражения процессов производства, обращения, распределения и потребления, использования природных, трудовых, материальных и финансовых ресурсов;
• · единство информации, поступающей из различных источников бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также плановых данных), устранение дублирования в первичной информации;
• · оперативность информации, обеспечивающаяся применением новейших средств связи и внедрением методов дистанционной передачи первичных данных непосредственно на воспринимающие устройства ЭВМ;
• · всесторонняя разработка первичной информации на ЭВМ с выведением на ее основе необходимых производных показателей;
• · возможное ограничение объема первичной информации и повышение коэффициента ее использования; кодирование первичных данных с целью эффективного использования каналов связи и преобразующих устройств; разработка программ использования и анализа первичной информации для целей управления.

Объективность отражения экономических и других процессов — это основное требование, которому должны удовлетворять действующие в настоящее время системы информации, учета и отчетности.

Первичные документы, которые составляются заинтересованными сторонами (преимущественно материально ответственными лицами), и сейчас в массе своей объективно отражают суть той или иной хозяйственной операции. Но, к сожалению, имеют место и подлоги, искажения, ошибки.

Переложение первичной регистрации операций на машины (телефоны, телетайпы, телевидение, компьютеры, контрольно-измерительные и передающие устройства) не только существенно сокращает трудоемкость работ, но и повышает объективность данных.

Единство информации учетных и плановых позиций вытекает из требований единства экономики. Научная система первичной экономической информации может основываться на единых принципах, свободных от ведомственной ограниченности и обособленности различных видов учета — бухгалтерского, статистического и оперативного.

Оперативность информации— это одно из важнейших условий организации правильного учета, анализа и контроля на всех предприятиях различных форм собственности.

Рациональная система информации предполагает сокращение объема передаваемых данных. На основе необходимого (возможно, строго ограниченного) числа базисных показателей, которые постоянно накапливаются в запоминающих устройствах, на ЭВМ можно исчислять все производные показатели, выписывать динамические ряды, делать нужные сопоставления.

Единая система экономической информации себя полностью оправдает, если на ее основе своевременно делаются выводы, если анализ данных осуществляют оперативно. Взаимосвязь экономического анализа и информации выражается в том, что в процессе анализа осуществляется контроль за самой информацией, которая, в свою очередь, служит исходной базой для проведения анализа.

Проверка исходных данных всегда считалась одним из важных этапов организации аналитической работы. В связи с перестройкой информационной службы контрольная функция анализа значительно усиливается.

Исследование полезности экономической информации, рациональности информационного потока в условиях его систематического нарастания — дело многосложное: постоянно уточняются взаимосвязи экономических явлений и процессов, иногда меняются традиционные представления о связях между хозяйственными показателями, осуществляется их критическая переоценка.

В этих условиях не всегда возможно использование ранее существовавшей системы показателей для выявления тенденций и закономерностей в формировании информационного потока на предстоящее время, для целей информационного прогнозирования, тем более что в данном случае речь идет об информации, характеризующей наступающие события, имеющие вероятностный характер. К тому же постоянно приходится иметь в виду критерий информационной полезности.

Систему экономической информации современного предприятия можно охарактеризовать следующим образом. Экономическая информация крайне неоднородна; схема взаимосвязей отдельных ее видов отличается известной сложностью, к тому же отчетливо проявляется тенденция к их дальнейшему усложнению. Так, наряду с систематическим ростом объема информации ощущается ее нехватка для принятия управленческих решений.

В то же время возрастание потока информации приводит к избыточности данных. Потребности научной организации и управления вызывают необходимость изучения информационного потока в направлении, способствующем сдерживанию происходящего увеличения его объемов и ликвидации информационной недостаточности за счет устранения излишних данных.

Экономический анализ, выступая основным потребителем информационных данных, используемых в процессе ретроспективного, текущего и перспективного анализа, должен выявить достоинства и недостатки действующей системы экономической информации.

Экономической информации присущ ряд особенностей. Как правило, она имеет дискретную (прерывную во времени) форму представления и отражается на материальных носителях (документах и пр.), используя систему стоимостных, натуральных и других показателей, обязательно содержащих цифры.

Она велика по объему и требует многократной группировки, длительного хранения и т. п. В качестве укрупненной единицы ее измерения применяется экономический показатель, характеризующийся совокупностью реквизитов. Хозяйственную деятельность предприятий характеризует большое число показателей — единиц измерения экономической информации, но их можно свести в ряд группировок по определенным признакам.

Многие признаки классификации экономической информации связаны с использованием вычислительной техники для ее обработки. С позиций объективности отражения действительности, различают достоверную и недостоверную информацию.

По признаку насыщенности информация подразделяется на недостаточную, достаточную и избыточную.

Делят информацию на полезную и бесполезную, по применяемости — постоянную и переменную, по влиянию на источник информации — активную и пассивную и т. д.

Принципиальное значение для экономического анализа имеет классификация экономической информации по следующим признакам:

• · стадиям образования;
• · функциям в процессе управления;
• · субъектам, проводящим анализ;
• · объектам, которые характеризуются с помощью информации.

По стадиям образования различают первичную и вторичную (производную) информацию.

Первичной информацией называется исходная информация, возникающая непосредственно в ходе производственно-хозяйственной деятельности.

Вторичной называют такую информацию, которая получается (возникает) в результате обработки первичной информации.

Вторичная информация, в свою очередь, подразделяется на промежуточную и результативную (итоговую).

Примером первичной информации являются данные, записываемые в первичных документах — нарядах, рапортах и пр.

Вторичную промежуточную информацию составляют данные, записываемые на бухгалтерских счетах и в других регистрах учета. Вторичной результативной информацией является отчетность предприятия.

Различные виды экономического анализа опираются на разную экономическую информацию.

Так, оперативный экономический анализ использует материалы, как правило, первичной и вторичной промежуточной экономической информации, а комплексный анализ работы за какой-либо период основывается, как правило, на вторичной результативной информации — отчетности.

По функциям в процессе управления экономическая информация подразделяется на информацию:

• · по конструкторской и технологической подготовке производства;
• · нормативную;
• · плановую;
• · оперативную;
• · бухгалтерскую;
• · статистическую.

На основе перечисленных видов информации оформляется отчетность как особый вид информации. Иногда при изучении отдельных сторон хозяйственной деятельности имеет смысл использовать и так называемые внеучетные и внеплановыеданные.

Взаимосвязь отдельных видов хозяйственного учета характеризуется тем, что хозяйственная деятельность предприятия отражается с помощью всех видов учета — оперативного, бухгалтерского и статистического; в свою очередь, данные оперативного учета используются в бухгалтерском и статистическом учете, а данные бухгалтерского учета — в статистическом.

Деление экономической информации по функциям носит исторический характер. Применение современной компьютерной техники стирает грани между такими видами экономической информации, как оперативный, бухгалтерский и статистический учет.

В настоящее время формирование экономической информации во многом связано с функциональными отделами заводоуправлений и цеховых служб. Вот почему характеристику экономической информации удобнее давать с подразделением ее по функциям.

Большое значение имеет деление экономической информации по субъектам, проводящим анализ работы предприятия или его подразделения.

Определенные виды информации поступают в различные отделы управления, лаборатории, руководителю. Совершенно определенная отчетность поступает во внешние организации: налоговые органы, банки, финансовые и статистические. Отсюда вытекает деление экономической информации на внутреннюю (внутреннего использования) и внешнюю. В свою очередь, внутренняя и внешняя информация также делится по подразделениям и организациям.

Особенно четко выступает требование, предъявляемое в экономической информации вообще: минимум информации для полного обеспечения принятия решений, вытекающих из функций органа.

Для экономического анализа очень важно подразделить информацию по объектам, которые характеризуются этой информацией, по назначению и цели ее использования.

Объектами могут быть либо подразделения, либо отдельные стороны работы предприятия или подразделений. В системе комплексного экономического анализа обычно выделяются главные разделы и указывается информация, служащая источником для этого анализа.

Приведем примерную схему образования и использования информации для экономического анализа и управления производством (рис. .1).

Центральное место в хозяйственном руководстве занимает принятие решений по регулированию производства. В процессе принятия решений особое значение имеют характеристика состояния управляемого объекта и тенденции его развития, что достигается путем систематического получения и обработки информации.

Рис. 1 Схема образования информации и использования ее для экономического анализа

Как уже отмечалось, информация, используемая в экономическом анализе работы предприятий, может быть подразделена по функциям в процессе управления:

• · экономическая информация по технической (конструкторской и технологической) подготовке производства;
• · нормативная информация;
• · плановая информация;
• · оперативный учет;
• · бухгалтерский учет;
• · статистический учет;
• · отчетность.