Инвентаризация товарно-материальных запасов

Инвентаризация — это один из элементов метода бухгалтерского учета, предполагающий проверку основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, незавершенного производства, денежных средств, расчетов и их сопоставление с данными учета.

Инвентаризацию проводят на всех предприятиях независимо от форм собственности, вида деятельности и режимности работы. Она является обязательным дополнением документации.

В зависимости от полноты охвата средств инвентаризацию подразделяют на полную и частичную.

Полную инвентаризацию проводят один раз в год перед составлением годового отчета, она имеет своей целью обеспечить реальность отражения в балансе всех активов и пассивов предприятия. Также полная инвентаризация может быть проведена по требованию контролирующих органов.

Частичная инвентаризация охватывает только часть инвентаризируемых объектов, то есть какой — либо один вид средств хозяйства, например, основных или денежных средств, находящихся в кассе.

По своему характеру инвентаризации подразделяются на:

• 1) плановые, осуществляемые в заранее намеченные сроки, исходя из целесообразности и возможности лучшего их проведения;
• 2) внезапные, проводимые по распоряжению руководителя, по требованию контролирующих органов, при смене материально — ответственного лица, после стихийных бедствий.

Инвентаризацию проводит специальная комиссия, назначаемая ответственным лицом, отвечающим за проверяемые ценности.

Периодичность, сроки проведения инвентаризаций, состав инвентаризационной комиссии утверждают в учетной политике, разрабатываемой каждым хозяйствующим субъектом.

Существуют две системы инвентаризации: периодическая и постоянная. Требования Международных стандартов бухгалтерского учета и плана счетов по МСФО основаны на системе периодической инвентаризации.

В случае использования системы периодической инвентаризации на счетах бухгалтерского учета регистрируется только доход от продаж товаров, а себестоимость проданных товаров не фиксируется на счетах учета ТМЗ. Периодически производится физическая инвентаризация для определения себестоимости конечных товарных запасов. Сравнение себестоимости товаров, имеющихся для продажи, с себестоимостью конечных товарных запасов (количество по результатам ТМЗ) позволяет определить себестоимость проданных товаров. Если номенклатура, количество продаваемых ТМЗ велики, то большинство предприятий применяют периодическую систему инвентаризации.

В обязательном порядке инвентаризация проводится в следующих случаях:

• 1) при смене материально — ответственных лиц;
• 2) при изменениях цен на запасы, при переоценке запасов;
• 3) при установлении фактов хищения или злоупотреблений, а также порчи товарно-материальных запасов;
• 4) в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций вызванных экстремальными условиями;
• 5) при ликвидации организации перед составлением ликвидационного баланса и других случаев, предусмотренных законодательством Республики Казахстан.

В учетной политики компаний отражаются сроки, случаи и порядок проведения инвентаризации.

Оформление результатов инвентаризации ТМЗ производится на бланках типовых межведомственных форм инвентаризационных описей специально — созданными инвентаризационными комиссиями.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как средствами вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. Никаких помарок и подчисток не рекомендуется производить.

В инвентаризационных описях не рекомендуется оставлять незаполненные строки. В последних листах описей незаполненные строки прочеркиваются.

В тех случаях, когда материально-ответственное лицо обнаружит после инвентаризации ошибки в инвентаризационных описях, оно может (до открытия склад, кладовой, секции и т. д.) заявить об этом инвентаризационной комиссии. Заявления материально — ответственного лица о том, что недостача или излишки были вызваны ошибкой в наименовании, пропуском, просчетом и т. д. принимаются до открытия склада, кладовой, секции где проводилась инвентаризация. Инвентаризационная комиссия постоянная или рабочая осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления оговариваются и подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально — ответственным лицом.

При необходимости проводятся контрольные проверки инвентаризации, в которых принимают участие и члены инвентаризационных комиссий, и материально — ответственное лицо, по окончании инвентаризации обязательно до открытия склада где проводилась инвентаризация. За внесение в описи заведомо неправильных данных о фактических остатках с целью сокрытия недостач или излишков комиссия несет ответственность в установленном законодательством порядке.

В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации — расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Сличительные ведомости составляются по активам, при инвентаризации которых выявлены отклонения от учетных данных.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета признаются: излишки — доходом и подлежат оприходованию, недостачи — расходом. При выявлении недостачи или порчи должны быть получены письменные объяснения материально — ответственного лица. По каждой инвентаризации комиссия составляет протокол.

Удержание сумм недостач с материально ответственных лиц производится только в случае, если это лицо признает свою визу по факту недостачи и в добровольном порядке готово возместить ущерб. В этом случае должно быть обязательно письменное заявление работника. В случае, если работник отказывается в добровольном порядке возмещать ущерб, администрация организации должна обратиться с иском в суд. К иску прилагаются документы: договор о материальной ответственности, материальные отчеты, приходные и расходные накладные, учетные регистры, материалы инвентаризации (подлинники или копии).

Для усиления материальной ответственности на будущее следует материально — ответственных лиц назначать приказом руководителя, заключать с ними договора о полной индивидуальной ответственности. Постоянно следует проверять условия хранения, обеспечение охраны и др. контрольные действия.