Операции, осуществляемые службой контроля

• · формирование картотеки контролируемых документов;
• · направление карточки контролируемого документа в подразделение;
• · выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя;
• · напоминание подразделению-исполнителю о сроках исполнения;
• · получение информации о ходе и результатах исполнения;
• · запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;
• · регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;
• · сообщение о ходе и результатах исполнения на совещаниях;
• · снятие документов с контроля по указанию руководителей;
• · формирование картотеки исполненных документов.

Карточки контролируемых документов в контрольной картотеке систематизируются:

• · по срокам исполнения документов;
• · по исполнителям;
• · по группам документов (приказы министра, решения коллегии и др.)

Виды контроля:

Текущий контроль — это ежедневная подготовка сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь-референт ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неисполнения установленных сроков.

Предупредительный контроль — заключается в своевременном за 2−3 дня предупреждении исполнителя о необходимости решения порученного ему вопроса.

Итоговый контроль представляет собой аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации.

Формой контроля является составление 1 раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям или организации в целом.

На основании анализа задержки исполнения документов устанавливаются причины и вырабатываются соответствующие предложения по исправлению недостатков.