Подготовка к проведению контрольного мероприятия

До начала фактического знакомства с бюджетным учреждением — объектом контроля, составляется предварительный (или первичный) план конкретного контрольного мероприятия с указанием его общих (основных) целей и приоритетных направлений, предполагаемого порядка, приблизительных сроков проведения, а также необходимого организационного, материально-технического и кадрового обеспечения.

Целесообразно разработать типовые бланки рабочих документов для подготовки планов работы, программ проверки (как бланков, так и типовых перечней процедур по проверке различных разделов учета и отчетности), распределения обязанностей сотрудников, изучения особенностей деятельности учреждений и организаций, определения уровня существенности и пр., а также внутриорганизационные регламентирующие документы, в которых описываются порядок действий специалистов на этапе планирования и содержащие требования по заполнению соответствующих бланков.

Осуществляется постановка вопросов для предварительного исследования, а именно: определение наличия так называемых «узких мест», определение проблемных вопросов которые могут возникнуть в ходе проведения контрольного мероприятия, а также для непосредственного детализированного построения программы контрольного мероприятия.

Основными направлениями этой стадии являются:

1.Уведомление руководства учреждения о предстоящем контрольном мероприятии с указанием целей, сроков контроля, перечислением необходимых документов которые необходимо подготовить к началу проверки.

Основными источниками запрашиваемой информации являются данные о исполнении сметы расходов, годовые отчеты со всеми приложениями, состояние дебиторской и кредиторской задолженности.

Для осуществления подобного контроля недостаточно знать объемы бюджетных ассигнований и суммы затрат бюджетного учреждения в разрезе статей экономической классификации. Поэтому иногда информация запрашивается в целях тех или иных разъяснений. Например, о количестве койко-дней, сметно-штатной численности, расшифровки статьи «прочие расходы». Эта информация может запрашиваться как в финансовом органе, так и непосредственно в бюджетных учреждениях.

2. Полученная информация тщательно изучается и подвергается системному анализу, при необходимости может запрашиваться дополнительная информация. Полученная информация подвергается анализу и при выходе непосредственно на объект контроля, данные отчетов сравниваются с учетными. Особо обращается внимание на характер ранее выявленных недостатков. Наибольшее внимание концентрируется в узких участках работы финансово-хозяйственной деятельности, где имеется наиболее высокий уровень потребления ресурсов, а следовательно и наибольший риск ошибок и злоупотреблений, исходя из имеющегося материала проводится анализ динамики и тенденций. Потом в ходе контрольного мероприятия он дорабатывается и перепроверяется.

На основе изучения вышеперечисленных данных разрабатывается программа ревизии, в которой определяется: за какой период проводится проверка, основные вопросы, на которых следует сосредоточить внимание.

• 3. Большое внимание уделяется подготовительной работе членов бригады, при этом: изучаются материалы предыдущих контрольных мероприятий, изучаются нормативно-правовые документы. Руководитель контрольного мероприятия и руководитель бригады проводят совещание, в ходе которого ставятся конкретные вопросы контрольных процедур, определяются участки работы. До каждого члена бригады доводится его непосредственный участок работы, и оговариваются сроки, в которые он должен провести проверку.
• 4. Проводятся другие подготовительные действия. Рассматривается необходимость участия в проведении контрольного мероприятия профильных специалистов, например работников предприятий ЖКХ и автотранспорта.

На основании Плана проведения контрольного мероприятия составляется график проведения контрольного мероприятия, в котором устанавливается предполагаемые сроки проведения контрольного мероприятия (дата начала и окончания контрольного мероприятия, его отдельных этапов) в разрезе объектов (вопросов) подлежащих проверке.