Политика управления дебиторской задолженностью

Политика управления дебиторской задолженностью представляет собой часть общей политики управления оборотными активами и маркетинговой политики предприятия, направленной на расширение объема реализации продукции и заключающейся в оптимизации общего размера этой задолженности и обеспечении своевременной ее инкассации.

Задачами управления дебиторской задолженностью являются:

• — ограничение приемлемого уровня дебиторской задолженности;
• — выбор условий продаж, обеспечивающих гарантированное поступление денежных средств;
• — определение скидок или надбавок для различных групп покупателей с точки зрения соблюдения ими платежной дисциплины;
• — ускорение востребования долга;
• — уменьшение бюджетных долгов;
• — оценка возможных издержек, связанных с дебиторской задолженностью, то есть упущенной выгоды от неиспользования средств, замороженных в дебиторской задолженности.

Оценка дебиторской задолженности является процедурой, представляющей собой определение рыночной стоимости дебиторской задолженности на дату оценки. Она проводится с учетом сроков её появления, формирования, погашения, а также юридических оснований и прав, на основе которых данная задолженность образовалась, и обремененности задолженности штрафами и пеней в различных случаях.

Дебиторская задолженность считается активом предприятия — и, как и любой другой актив, дебиторская задолженность может обладать стоимостью, которая будет играть существенную роль в осуществлении производственной и предпринимательской деятельности компании. По своей сути дебиторская задолженность очень похожа на векселя или долговые расписки, которые находятся в свободном хождении на открытом рынке.

Как показывает практика, необходимость оценки задолженности возникает при проведении анализа финансовой эффективности предприятия, при переуступке прав требования, а так же при судебном и внесудебном урегулировании взаимных требований предприятий.

Наиболее существенные факторы, учитывающиеся при оценке дебиторской задолженности:

• — наличие обеспечения по соответствующему обязательству;
• -наличие претензий организации-дебитора по количеству и качеству поставленной ему продукции;
• — финансовое состояние организации-дебитора.

Перечень необходимых документов и информации:

• — Договора, при исполнении или ненадлежащем исполнении которых, возникла задолженность.
• — Платежные документы по этим договорам.
• — Документы о движении материальных ценностей (накладные, акты передачи и т. п.).
• — Переписка с контрагентами по вопросу урегулирования взаимных требований.
• — Судебные решения (если есть). Результатом нашей работы будет отчет об определении рыночной стоимости задолженности, в котором будет определена действительная рыночная цена права требования на дату проведения экспертизы, которая может быть использован в суде или в иных официальных органах для подтверждения реальной стоимости дебиторской задолженности.

Согласно нашей практике ведения оценки дебиторской задолженности в российских условиях, необходимость в ней возникает при переуступке прав требования и анализа финансового состояния компании, а также при судебном урегулировании конфликтов или взаимных претензий компаний.

Дебиторская задолженность может быть классифицирована следующим образом:

• 1. Отсроченная — срок исполнения обязательств по которой еще не наступил;
• 2. Просроченная — срок исполнения обязательств по которой уже наступил.

Рыночная стоимость дебиторской задолженности может существенно отличаться от её учетной стоимости, что в итоге приведет к существенным искажениям при оценке финансовой эффективности компании. Компания «Активные Бизнес Консультации» определяет ту денежную сумму, которая может быть уплачена потенциальным покупателем при открытой продаже дебиторской задолженности на рынке. [11].

Как правило, оценка дебиторской задолженности проводится в следующих случаях:

• 1. При изучении финансовой эффективности компании;
• 2. При переуступке дебиторской задолженности;
• 3. При обращении в суд для разрешения имущественных споров, конфликтов и взыскания имущества с должника.

В ходе оценки дебиторской задолженности изучается финансовое состояние дебитора, права требования, по которому она сформирована, сроки погашения, и, если таковая есть, просрочка, а также наличие обеспечения исполнения денежного обязательства и потенциальный спрос на рассматриваемую дебиторскую задолженность.

Также оценка дебиторской задолженности учитывает, что при достижении задолженности 30% размера от реальных активов, она начинает существенно влиять на формирование и дальнейшее состояние показателей экономической деятельности компании, а также на определение рыночной стоимости бизнеса, акций и отдельных активов компании. Еще нужно отметить, что дебиторская задолженность не является товаром, и поэтому не может свободно распространяться на рынке. Продаваться она может только в случае уступок прав требования, а стоимость у данного фактора появляется только после появления потребительской стоимости. Она определяется на основании документов, по которым подтверждается дебиторская задолженность, описываются её основные свойства и суммы, права требования и обязательства.

Оценка дебиторской задолженности может осуществляться следующими подходами:

• 1. Доходный подход;
• 2. Затратный подход;
• 3. Сравнительный подход. Следует отметить, что на международном рынке погашение дебиторской задолженности является основой предпринимательской деятельности, и требует немедленного исполнения в случаях, которые регламентированы в договоре. Связано это с тем, что в противном случае деловая репутация дебитора резко ухудшается, и в результате этого упущенная выгода будет намного больше по величине, чем сумма непогашенной задолженности.

Именно данный принцип предполагает высокую ликвидность дебиторской задолженности в международном бизнесе. Это находит свое подтверждение и в коэффициентах ликвидности, которые применяются при финансовом анализе деятельности компании. Таким образом, величина дебиторской задолженности на балансе предприятия напрямую зависит от платежеспособности — чем выше ликвидность, тем больше платежеспособность.

Для построения эффективной системы управления дебиторской задолженностью необходимо знать механизм ее возникновения и эволюции. Это важно, поскольку на каждом этапе формирования задолженности целесообразно использовать свои методы и приемы.

Рассмотрим эволюцию задолженности по этапам, внимательно изучая каждый из периодов ее существования, давая характеристики всем происходящим процессам.

• 1. Этап, предваряющий появление задолженности. Именно в этот период совершаются все события, предваряющие появление задолженности. В это время происходят знакомства, переговоры, проверочные и другие подготовительные мероприятия, определяются объемы будущей задолженности, сроки и условия ее погашения и принимается окончательное решение о кредитовании. Заканчивается данный период в момент принятия положительного решения по сделке.
• 2. Текущая задолженность. После заключения договора возникает задолженность предварительно оговоренного размера. Если договор о погашении задолженности исполняется заемщиком неукоснительно, то с течением времени задолженность постепенно уменьшается и прекращается в оговоренный срок.

В каждый момент времени задолженность представляет собой заранее известную и обозначенную в договоре величину и называется текущей задолженностью.

• 3. Проблемная задолженность. Если заемщик допускает нарушение сроков оплаты или производит оплату меньшими, чем указано в договоре, суммами, он не успевает полностью погасить задолженность к окончанию договора.
• 4. Просроченная задолженность. Если в течение срока действия договора заемщик не погасил задолженность полностью (как говорят, «не вошел в график»), вся имеющаяся у него на момент окончания договора задолженность называется просроченной.

Просроченная задолженность иногда имеет сложную структуру и может состоять из сумм, непогашенных по основному долгу, по процентам за пользование кредитом, по различным видам штрафных санкций.

5. Безнадежная задолженность. Предприятие-кредитор, как правило, пытается в течение некоторого периода времени взыскать просроченную задолженность и делает это более или менее успешно. Итоговая сумма задолженности при этом может несколько снизиться (если взыскиваемые суммы превышают нарастающие штрафные санкции), но может случиться и так, что при отсутствии платежей со стороны клиента сумма просроченной задолженности будет расти.

Просроченная задолженность имеет свойство быстро «стареть». Это означает, что вероятность взыскания просроченного долга резко уменьшается со временем. Следствием этого факта является то, что начиная с некоторого периода времени на взыскание, например, некоторой суммы из просроченной задолженности требуется потратить (в виде зарплаты сотрудникам, прямых и накладных расходов на эту деятельность и т. д.) сумму, значительно превышающую ту, которая может быть взыскана. Получается, что с некоторого момента времени взыскание долга становится нецелесообразным. Точнее говоря, взыскивать долг, разумеется, нужно, но делать это силами самого кредитора экономически неоправданно.

Скорее всего, предприятие не будет заниматься взысканием подобного долга. Поэтому данную задолженность называют безнадежной, или, более корректно, «безнадежной к взысканию силами предприятия-кредитора».

Безнадежная задолженность существует практически всегда. Ее объемы характеризуют «качество работы» по сбору платежей самой компанией-продавцом. В развитых странах, где платежная дисциплина чрезвычайно высока, норма такой задолженности колеблется около уровня 0,2% от общего объема задолженности. В «хороших"казахстанских компаниях она составляет 2—3%.

Бывает, что возникает путаница, о какой задолженности идет речь: о просроченной или безнадежной. Правило для классификации задолженностей следующее. Просроченная задолженность возникает объективно — это непогашенная задолженность, последний срок оплаты которой истек. Безнадежной же задолженностью предприятие признает ту часть просроченной задолженности, взыскивать которую нецелесообразно. Это может быть, например, вся задолженность со сроком возникновения более года либо вся задолженность конкретного клиента. Безнадежной задолженности может и не быть вовсе, если предприятие не признает факта ее существования и пытается взыскивать каждый долг самостоятельно.

Если предприятие активно развивается, то в общей сумме дебиторской задолженности в каждый момент времени можно выделить и текущую, и проблемную, и просроченную, и безнадежную. У предприятия непременно есть несколько сделок, задолженность по которым является текущей, но к моменту их окончания она вполне может стать просроченной. [15].

Более того, постоянно проводятся переговоры о будущих сделках, часть задолженности по которым, вполне вероятно, также может стать просроченной. То есть в общем объеме задолженности в каждый момент времени присутствует и уже «проявившаяся», и еще «не проявившаяся» просроченная задолженность, которая, тем не менее, безусловно, возникнет в будущем. В итоге оценить, каков на сегодняшний день реальный уровень безнадежной к возврату задолженности на предприятии (а именно этот параметр и должен волновать руководство в первую очередь), оказывается очень сложно.

Предположим, у некоторого предприятия существует определенный объем дебиторской задолженности, среди которой есть безнадежная. В абсолютных цифрах (в тенге) объем просроченной задолженности со временем, как правило, только нарастает, а в относительных (в процентах к общему объему задолженности) — может как нарастать, так и убывать.

Существует только один способ точно узнать, каков в каждый момент времени полный объем просроченной дебиторской задолженности на предприятии. Если нам необходимо узнать, каков, например, на сегодняшний день полный объем просроченной задолженности, надо сегодня же прекратить деятельность предприятия по заключению новых договоров, приводящих к образованию задолженности вообще, ограничившись только сопровождением уже заключенных договоров. Работая в этом режиме, следует дождаться окончания срока действия последнего договора (на это может уйти несколько лет), а затем провести необходимые мероприятия по возврату возникшей просроченной задолженности.

Только когда будет принято решение, что вся оставшаяся непогашенная задолженность является безнадежной, мы получим результат — столько ее было на день прекращения деятельности предприятия.

Образовавшаяся в процессе такой работы задолженность называется полной ликвидационной просроченной задолженностью, поскольку для того, чтобы ее получить, нужно на некоторое время остановить предприятие, то есть фактически ликвидировать его. Та задолженность, которой не было в момент начала «ликвидации», но которая проявилась к окончанию деятельности, имеет более благозвучное название — форвардная безнадежная задолженность: она включает в себя задолженность, которая возникнет в будущем по сделкам, заключенным на сегодняшний день.

Таким образом, мы приходим к следующей формуле:

Ликвидационная задолженность = Просроченная + Форвардная (1).

Объем ликвидационной задолженности или ее доля в общем объеме задолженности — хороший показатель успешности управления задолженностью вообще. Однако приведенный выше точный способ вычисления форвардной задолженности является, конечно, совершенно неприемлемым. Поэтому в ежедневной работе прибегают к различным приближенным вычислениям или к оценкам объема форвардной задолженности.

Пока укажем только, что объем ликвидационной задолженности в каждый момент времени существенно превышает объем «проявившейся» просроченной задолженности. Это происходит вследствие того факта, что в вероятностном смысле в каждой сделке, даже еще не совершенной, определенная доля просроченной задолженности присутствует изначально и рано или поздно проявляется.

По нашим данным, основанным на многолетнем опыте работы с российскими предприятиями, объем ликвидационной задолженности в каждый момент времени у них не менее чем в полтора раза превышает объем проявившейся к этому моменту просроченной задолженности.

Практически в каждом договоре, подразумевающем появление дебиторской задолженности, предусмотрены штрафные санкции — увеличение суммы задолженности при нарушении условий платы, указанных в договоре. В этом случае при нарушении клиентом таких условий договора, как сроки или суммы к оплате, полная сумма его задолженности уже во время действия договора может иметь сложную структуру. Сделаем сначала обзор применяемых обычно штрафных санкций, а затем подробно рассмотрим структуру задолженности, содержащую все возможные составляющие.

• 1. Штраф — это единовременно уплачиваемая за нарушение условий договора сумма. Штраф может быть фиксированным, или в процентах от сумм, следующих к оплате, или заранее обусловленной конкретной суммой. Например, в договоре может быть следующий пункт: «…при невнесении очередного платежа по договору в срок должник уплачивает кредитору в виде штрафа единовременно 1 тыс. тенге. в течение трех дней с того момента, когда платеж должен был быть внесен». В соответствии с этим пунктом, если ожидаемый платеж клиента составлял 25 тыс. тенге. и был им просрочен, то через три дня после окончания срока платежа проблемная задолженность будет составлять уже 26 тыс. тенге., из которых 25 тысяч — это не уплаченная вовремя сумма, а 1 тысяча — штраф за отсутствие оплаты в срок. 13]
• 2. Неустойка, как правило, это также единовременно выплачиваемая сумма. Ее отличие от штрафа состоит в том, что неустойка имеет гораздо больший размер (она может составлять и 10, и 25, и 50% от стоимости контракта) и выплачивается одной из сторон, обычно при разрыве отношений по инициативе этой стороны.

Например, можно проанализировать следующую ситуацию. Заемщик получил кредит в сумме 1 млн. тенге. сроком на 10 лет с ежегодным возвратом 100 тыс. тенге. основного долга, с уплатой процентов за реально используемые средства и с неустойкой в 10% от оставшейся суммы основного долга при досрочном погашении кредита. По истечении 7 лет заемщик готов погасить кредит досрочно. В этом случае он должен уплатить:

• · оставшуюся к уплате часть суммы основного долга в соответствии с условиями договора (300 тыс. тенге.);
• · поскольку проценты уплачиваются только за фактически используемые средства, за оставшиеся три года их платить не нужно;
• · неустойку в размере 10% от оставшейся к уплате суммы основного долга (30 тыс. тенге.).
• 3. Пеня — это штрафные проценты. Например, 0,1% в день от не оплаченной вовремя суммы. Смысл пени вполне понятен. Кредитор рассчитывал на получение платежа. Он его не получил. Вот он и вынужден их занимать на рынке. Поскольку занять надо быстро и, может быть, на очень невыгодных условиях, эти деньги обойдутся кредитору дороже, чем он сам разместил. Именно необходимость оплачивать экстра-проценты по заемному капиталу и покрывает недобросовестный плательщик, выплачивая проценты в виде пени.

Сейчас нередко можно встретить договор, в котором прописана пеня и в 1% в день, и в 2% в день, и даже в 3%. Немыслимая пеня, указанная в договоре, сразу же наводит на мысль о несерьезности намерений сторон при заключении сделки. Заемщика такие штрафные проценты должны остановить от заключения сделки, кредиторы тоже должны бежать от заемщиков, которые на такие проценты согласны.

Рассмотрим структуру задолженности на следующем примере. Пусть мы имеем следующую ситуацию с кредитом:

• 1. Кредит должен погашаться тремя ежемесячными платежами по 100 тыс. тенге. каждый.
• 2. За нарушение сроков и сумм платежей уплачивается штраф в сумме 1 тыс. тенге. за каждый факт нарушения условий договора. Штрафной платеж вносится в течение трех дней с момента нарушения условий.
• 3. При внесении платежа с опозданием или не полностью заемщик уплачивает пеню в размере 0,1% от невнесенной суммы платежа за каждый день просрочки. Подлежащая уплате сумма пени вносится заемщиком ежедневно. Ежедневное внесение пени, с одной стороны, необходимая воспитательная мера, с другой — хороший индикатор того, «жив» клиент или уже нет.
• 4. Заемщик внес первый платеж вовремя. В срок второго платежа внес 50 тыс. тенге. Больше платежей не было.
• 5. Дебиторская и кредиторская задолженность являются естественными составляющими бухгалтерского баланса предприятия. Они возникают в результате несовпадения даты появления обязательств с датой платежей по ним.

На финансовое состояние предприятия оказывают влияние как размеры балансовых остатков дебиторской и кредиторской задолженности, так и период оборачиваемости каждой из них.

Однако балансовые остатки дебиторской и кредиторской задолженности могут служить лишь отправной точкой для исследования вопроса о влиянии расчетов с дебиторами и кредиторами на финансовое состояние.

Если дебиторская задолженность больше кредиторской, это является возможным фактором обеспечения высокого уровня коэффициента общей ликвидности. Одновременно это может свидетельствовать о более быстрой оборачиваемости кредиторской задолженности по сравнению с оборачиваемостью дебиторской задолженности.

В таком случае в течение определенного периода долги дебиторов превращаются в денежные средства, через более длительные временные интервалы, чем интервалы, когда предприятию необходимы денежные средства для своевременной уплаты долгов кредиторам. Соответственно возникает недостаток денежных средств в обороте, сопровождающийся необходимостью привлечения дополнительных источников финансирования. Последние могут принимать форму либо просроченной кредиторской задолженности, либо банковских кредитов.

Таким образом, оценка влияния балансовых остатков дебиторской и кредиторской задолженности на финансовое состояние предприятия должна осуществляться с учетом уровня платежеспособности (коэффициента общей ликвидности) и соответствия периодичности превращения дебиторской задолженности в денежные средства периодичности погашения кредиторской задолженности.

По существу, выручка от продаж является единственным средством для погашения всех видов кредиторской задолженности. Поступление денежных средств от продаж определяет возможности предприятия по погашению долгов кредиторам. Как правило, большая часть дебиторской задолженности формируется как долги покупателей. Установление с покупателями таких договорных отношений, которые обеспечивают своевременное и достаточное поступление средств для осуществления платежей кредиторам — главная задача управления движением дебиторской задолженности.

Управление движением кредиторской задолженности — это установление таких договорных взаимоотношений с поставщиками, которые ставят сроки и размеры платежей предприятия последним в зависимость от поступления денежных средств от покупателей.

Следовательно, практически речь идет об одновременном управлении движением как дебиторской, так и кредиторской задолженности. Практическое осуществление такого управления предполагает наличие информации о реальном состоянии дебиторской и кредиторской задолженности и их оборачиваемости.

Речь идет об оценке движения дебиторской и кредиторской задолженности в данном периоде. Поэтому в качестве исходных данных для такой оценки должны быть приняты долги, относящиеся именно к этому периоду.

Иными словами, из балансовых остатков дебиторской и кредиторской задолженности надо исключать долгосрочную и просроченную, т. е. те элементы долгов, превращение которых в денежные средства относятся к другим временным периодам.

Оставшаяся после этого часть дебиторской и кредиторской задолженности есть основа для оценки периодичности поступления долгов покупателей, достаточного погашения кредиторской задолженности, а также балансовых остатков дебиторской и кредиторской задолженности на конец периода при условии их оборачиваемости в соответствии с договорными условиями или установленным порядком расчетов.

В конечном счете все это позволяет ответить на вопрос, обеспечивают ли договорные условия расчетов с покупателями и поставщиками потребность предприятия в денежных средствах и достаточный уровень его платежеспособности.

Довольно часто, а точнее постоянно на предприятиях самых разных форм собственности, возникают ситуации, когда по тем или иным причинам предприятие не может взыскать долги с контрагентов. Дебиторская задолженность «зависает» на долгие месяцы и даже годы. Рост дебиторской задолженности ухудшает финансовое состояние предприятий, а иногда даже приводит и к банкротству.

Снижение дебиторской задолженности возможно за счет внедрения в компании процессов, обеспечивающих:

• · Недопущение увеличения дебиторской задолженности сверх согласованных в договорах условий
• · Управление сбором дебиторской задолженности.

Внедрение данных процессов требует:

• · Внедрения соответствующих инструментов и систем автоматизации
• · Документов, отчетов, контрольных механизмов в информационной системе
• · Разработки и внедрение рабочих регламентов
• · Разработка системы мотивации сотрудников
• · Проведения специальных тренингов.