Документальное оформление и учет доходов и расходов

Первичные документы и учетные регистры

Все факты хозяйственной деятельности экономического субъекта непрерывно регистрируются на счетах бухгалтерского учета. Основанием такого рода отражения служат первичные документы, подтверждающие законность и правомерность произведенных записей на счетах.

Первичные документы используются с целью управления хозяйственным процессом, то есть передачи распоряжений руководства непосредственно к исполнителям: распоряжения цехов служат основанием для отпуска материалов в производство со склада; счета на отгруженную продукцию служат основанием для перечисления денежных средств поставщикам и т. д.

Также первичные документы используются для проведения анализа создавшихся хозяйственных ситуаций и деятельности организации в целом. То есть помимо первичной «обосновательной» функции документация выполняет и контрольно-аналитическую.

Помимо экономической информации документы являются юридическим обоснованием произведенных хозяйственных операций. Таким образом, первичный учетный документ — это имеющее юридическую силу письменное свидетельство совершения хозяйственной операции.

Существует ряд общих требований, предъявляемых к документам: точность и полнота отражения фактов хозяйственной жизни; своевременность составления и понятность; соблюдение общеустановленных форм оформления. Записи в первичных документах должны быть четкими, без исправлений и помарок. Запрещается заполнение документов простым карандашом.

В бухгалтерском учете документооборот регулируется нормативными документами: Федеральным законом № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерскому отчетности, утвержденным приказом Минфина РФ от 29.07.98 № 34н. Документы, используемые для ведения и организации бухгалтерского учета содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Организации могут использовать дополнительные формы, но только в том случае, если они будут отвечать предъявляемым к ним требованиям и утверждаться в установленном порядке.

Документы состоят из отдельных элементов — реквизитов, которые подразделяются на постоянные и переменные. К постоянным относятся: наименование и адрес предприятия, номер расчетного счета, склада, цеха и т. д. К переменным можно отнести: дату составления, количественную и стоимостную оценку факта хозяйственной жизни и т. д. К бухгалтерскому учету могут приниматься только документы, которые отвечают всем предъявляемым к ним требованиям. Первичные документы должны в обязательном порядке содержать:

• 1. наименование и код формы (например, акт, расходный кассовый ордер и т. д.);
• 2. дату составления (несет в себе порядково-контрольную функцию с целью обеспечения системности и упорядоченности отражения фактов хозяйственной деятельности и избежания повторного отражения операций на счетах);
• 3. наименование организации, от имени которой составлен документ (ранжирует хозяйственные операции по конкретным дебиторам и кредиторам);
• 4. содержание факта хозяйственной жизни (представляет экономических смысл происходящего);
• 5. количественную и стоимостную оценку факта хозяйственной жизни (служит основанием оценки факта хозяйственной деятельности);
• 6. наименование должностных лиц, ответственных за совершение факта хозяйственной жизни и правильность его оформления, а также их личные подписи и расшифровки (выполняет контрольную функцию).
• 7. Первичных документов (выписок банков, кассовых ордеров и т. д.), на основании которых хозяйственные операции отражаются в книге учета доходов и расходов для подтверждения экономической оправданности и связи произведенных расходов с доходами может оказаться не достаточно. [18]

В соответствии со ст. 346.24 НК РФ налогоплательщики обязаны вести учет доходов и расходов для целей исчисления налоговой базы в книге учета доходов и расходов. Однако ряд норм главы 26.2 НК РФ позволяет сделать вывод о необходимости ведения дополнительных регистров учета. Например, подпунктом 2 п. 2 ст.346.17 НК РФ предусмотрено признание расходов по оплате стоимости товаров по мере их реализации. Следовательно, налогоплательщику следует вести бухгалтерский (налоговый) регистр для систематизации информации о реализации товаров на основании первичных документов, подтверждающих факт их реализации.

Налогоплательщикам, применяющим в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, целесообразно полностью вести бухгалтерский учет на основании первичных учетных документов, предусмотренных действующим законодательством. При этом организовать учет таким образом, чтобы он давал возможность формировать необходимые регистры для налогового учета.

В более «привилегированном» положении оказались налогоплательщики, применяющие в качестве объекта налогообложения доходы. Исходя из требований налогового законодательства им достаточно:

оформлять документы, предусмотренные Порядком ведения кассовых операций в РФ;

оформлять документы, подтверждающие день поступления денежных средств на расчетный счет, и иные документы, подтверждающие день получения дохода в соответствии с требованиями главы 26.2 НК РФ;

оформлять документы по учету основных средств и НМА.

Кроме того, позиция арбитражных судов свидетельствует о необходимости оформления первичных учетных документов, подтверждающих основания зачисления денежных средств на расчетный счет налогоплательщика. При этом налогоплательщикам с объектом налогообложения доходы также целесообразно вести бухгалтерский учет в полном объеме в следующих случаях:

в связи с возможной утратой права на применение УСН;

в связи с возможным добровольным переходом на иные режимы налогообложения;

в связи с переводом по отдельным видам деятельности на уплату ЕНВД;

в связи с возможным добровольным переходом с объекта налогообложения доходы на объект — доходы, уменьшенные на величину расходов.

В соответствии с требованиями ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» бухгалтерский учет ведется на основании первичных учетных документов. В связи с этим вопрос о необходимости оформления хозяйственных операций оправдательными документами сводится к установлению обязательств организации по ведению бухгалтерского учета и составлению бухгалтерской отчетности. И если законодательство о бухгалтерском учете освобождает организации, применяющие УСН, от бухгалтерского учета, за исключением учета основных средств и НМА, обязательства по ведению такого учета могут вытекать из требований других нормативных актов. [8].