Совершенствование учета кассовых операций в условиях развития системы автоматизированной обработки учетной информации

В ООО «Маркурис» оформление приходных и расходных ордеров (Приложения Л, М) осуществляется с применением средств вычислительной техники. Организацией используются приходные ордера, зарегистрированные в электронной базе данных учетных документов.

Кассовые документы ООО «Маркурис» проверены на предмет незаполнения отдельных реквизитов (номер, дата и др.). Подобные нарушения могут допускаться с целью повторного использования документов для присвоения наличных денег.

Реквизиты кассовых ордеров заполнены в полном объеме, приходные и расходные ордера имеют раздельную нумерацию и выписываются в бухгалтерии предприятия в момент совершения операции. Для их регистрации используется журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Заполнение журнала автоматизировано. Поскольку пропуски в нумерации ордеров могут свидетельствовать об уничтожением документов или других злоупотреблениях, очередность номеров тщательно проверена. Все ордера в журнале расположены в порядке очередности, пропусков нет.

В ООО «Маркурис» кассовая книга ведется автоматизированным способом. При этом обеспечена полная сохранность кассовых документов и защита программных средств, выполняющих функции обработки кассовых документов от несанкционированного доступа. Листы кассовой книги формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы составляются к началу следующего рабочего дня, имеют одинаковое содержание и включают все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги за год. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в по…

С целью проверки полноты и своевременности оприходования в кассу денег, полученных со счетов организации в банке, проведена встречная и взаимная сверка данных банковских выписок со счетов организации, корешков чековых книжек, приходных кассовых ордеров и записей в кассовой книге. Расхождения не выявлены.

Чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки хранятся у главного бухгалтера предприятия в сейфе. Испорченные чеки с надписью «Аннулировано» хранятся подклеенными к корешкам чеков.

Однако в нарушение Правил ведения кассовых операций, в чековой книжке обнаружен предварительно подписанный незаполненный чек. Как правило, подобные действия практикуются на предприятии с целью облегчения работы кассира в случае обнаружения банком недочетов в заполненном чеке. Однако подобные действия со стороны главного бухгалтера и руководителя являются недопустимыми, поскольку могут способствовать хищениям наличных денежных средств.

Информация по проверке оприходования в кассу полученных в банке денег систематизируется в таблице следующей формы (см. таблица 7).

Одновременно с проверкой полноты оприходования полученных из банка денег устанавливают правильность отражения по кассе наличных денег, внесенных в банк и зачисленных на счета предприятия.

Таблица 7 Контроль полноты и своевременности оприходования наличных денег, полученных со счетов ООО «Маркурис» в банке.

С этой целью составляют отдельную ведомость с указанием даты, номера и суммы расходного кассового ордера, суммы и даты зачисления денег на счет предприятия согласно выписке банка, в которой отражено поступление денег. Указанные сведения следует группировать в ведомости следующей формы (см. таблица 8).

Таблица 8 Контроль своевременности и полноты зачисления денег на счета в банке.

Тщательной проверке подлежат операции по оприходованию выручки за реализованную продукцию и оказанные услуги работникам предприятия за наличный расчет, так как по данным операциям чаще встречаются злоупотребления, связанные с полным или частичным неоприходованием поступивших в кассу денег.

ООО «Маркурис» не производит реализацию товарно-материальных ценностей за наличный расчет. В организациях, осуществляющих данные операции для выяснения полноты оприходования денег за реализованные товарно-материальные ценности необходимо проверить отчеты об их движении, а также записи по счетам их учета и реализации. При этом дебетовые записи по счету реализации (в части реализации за наличный расчет) должны сверяться с кредитовыми записями по счетам учета материальных ценностей, а кредитовые записи по счету реализации (за наличный расчет) — с дебетовыми записями по счету «Касса» .

В случае расхождений следует проверить указанные операции по существу и установить причины отклонений. При наличии задолженности работников или других лиц за купленные материальные ценности необходимо проверить реальность возникновения такой задолженности.

Контролируя кассовые операции, нужно установить соответствие корреспонденции счетов действующим положениям и правилам ведения бухгалтерского учета. Такой контроль осуществляется по всем кассовым операциям на основании данных отчетов кассира и приложенных к ним оправдательных документов, а также записей в учетных регистрах. Он позволяет выявить хозяйственные операции с неправильной корреспонденцией, повлекшие искажение учетной и отчетной информации или списание похищенных сумм. В ООО «Маркурис» для проведения указанной проверки в ООО «Маркурис» использованы анализ счета 50, карточка счета 50.

При проверке записей по счету 50 «Касса» в ООО «Маркурис» установлено, что бухгалтерские записи, не соответствующие Типовому плану счетов отсутствуют.

В случае обнаружения нетипичных записей, для контроля за ними ревизору следует составить следующую вспомогательную ведомость (см. таблица 9).

В процессе контроля за учетом денежных документов следует убедиться в равенстве остатков данных аналитического учета остатку по синтетическому счету 50−3 «Денежные документы». По данным аналитического учета необходимо установить своевременность и правильность оприходования денежных документов в количественном и суммовом выражении на счет 50−3 «Денежные документы». В ООО «Маркурис» денежные документы не числятся.

Таблица 9 Нетипичные проводки, требующие дальнейшей проработки.

При контроле правильности выплаты денег по платежным ведомостям в ООО «Маркурис» установлено, что все внесенные в расчетно-платежные ведомости лица фактически работают в организации и среди них нет подставных, на которых выписывается заработная плата с целью ее присвоения. Платежные ведомости сверены с показателями учета личного состава и табелей, с приказами о зачислении на работу и увольнении, с данными первичных документов о начислении заработной платы.

Проверены итоги в платежных ведомостях, так как нередко допускаются факты умышленного завышения итогов в графе «К выдаче на руки» на предполагаемую сумму присвоения. Итоги подсчитаны верно, дописанные суммы, подчистки, неоговоренные исправления отсутствуют.

Во всех ведомостях проверена подлинность подписей получателей денег. Для этого подписи в одних ведомостях сопоставлены с подписями в других. Поправки и подчистки отсутствуют.

Таким образом, в ходе проверки правильности документального оформления и учета операций с наличными денежными средствами и денежными документами в ООО «Маркурис» нарушения не выявлены.

Внедрение компьютерной обработки данных субъектами предпринимательской деятельности на базе современных ПЭВМ вносит существенные изменения в организацию и методику проведения ревизии кассовых операций. Бухгалтерский учет в условиях применения ПЭВМ является не только информационной, но и контрольной подсистемой. Ее функция — обеспечить все уровни управления необходимой информацией для непрерывного контроля за различными сторонами финансово-хозяйственной деятельности управляемого объекта. Создание информационного банка плановых, нормативных и фактических данных позволяет использовать в любой период времени большие объемы экономической информации для контроля за выполнением плановых (прогнозных) заданий, выявления и устранения нарушений и недостатков в расходовании ресурсов.

Применение компьютерной обработки данных расширяет круг задач ревизии кассовых операций. Прежде всего, в тщательном изучении нуждаются используемая на предприятии программа автоматизации бухгалтерского учета и ее применение в части учета кассовых операций, достоверность носителей входящей информации и выходных документов на машиночитаемых носителях. Неотъемлемым элементом проверки кассовых операций становится изучение качества самой программы и предусмотренной ею системы контроля, регистров аналитического и синтетического учета, выявление и исправление ошибок, возникающих при выверке исходной информации. В процессе проверки необходимо установить, насколько эффективна применяемая система текущего контроля на следующих сталях технологического процесса обработки учетно-аналитической информации по затратам производства:

• — приемка и регистрация первичной документации по учету кассовых операций;
• — арифметическая обработка документов (таксировка);
• — создание учетных регистров по кассовым операциям.

При проведении проверки кассовых операций в системе компьютерной обработки данных сохраняются основные элементы его методологии. Использование ПЭВМ существенно влияет на процесс изучения ревизором системы учета кассовых операций субъекта предпринимательской деятельности и сопутствующих ему средств внутреннего контроля.

Применение ПЭВМ в учетно-аналитической работе проверяемого предприятия приводит к изменению отдельных элементов организации бухгалтерского учета и внутреннего контроля:

для проверки правильности кассовых операций наряду с традиционными первичными документами используются и первичные документы на машиночитаемом носителе;

постоянные нормативно-справочные показатели могут быть проверены по данным, хранящимся в памяти компьютера или на машиночитаемых носителях информации (например, заноситься в константы);

вместо журналов ордеров по счетам счета наличных денежных средств могут формироваться автоматизированные учетные регистры (например, анализы, карточки счетов, оборотно-сальдовые ведомости по счетам).

Субъект предпринимательской деятельности обязан предоставить контролирующей организации необходимый доступ к системе компьютерной обработки данных. Если это условие проверяемой организацией не выполняется, ревизор имеет право потребовать представления необходимых ей документов на бумажных носителях информации, чтобы не было ограничения объема проверки.

При проведении ревизии кассовых операций в условиях применения ПЭВМ проверяющий должен иметь представление о техническом, программном и математическом обеспечении компьютеров, а также системах обработки учетно-аналитической информации.

В процессе проверки кассовых операций в качестве одного из основных источников информации используются машинограммы по счетам учета расчетов по оплате труда, созданные в результате обработки учетно-аналитической информации и использования ПЭВМ. Необходимыми условиями, придающими машинограмме юридическую силу, являются:

соблюдение требований стандартов, предусмотренных программами автоматизации учета;

наличие таких реквизитов, как дата создания машинограммы, наименование и местонахождение создавшей ее организации, подписи ответственных лиц.

Если в машинограмме обнаружены сделанные от руки исправления, то она должна содержать дату и подпись внесшего их должностного лица, а также необходимые пояснения. Обоснованность этих исправлений (замена одних показателей другими, внесение дополнительных данных и т. п.) нужно выяснить в ходе проверки. В условиях использования ЭВМ для обработки учетно-экономической информации перенос данных с первичных документов на магнитные носители сопровождается их кодированием на основе предварительно разработанных программ и алгоритмов.

В условиях применения в учете ПЭВМ значительно снижается трудоемкость проверок, так как отпадает необходимость производить арифметические проверки множества накопительных документов, учетных регистров и отчетных таблиц, составленных c помощью компьютеров в виде машинограмм. Достоверность арифметических подсчетов в них обычно сомнений не вызывает. Тщательного изучения требуют только сделанные в машинограммах исправления: замены одних показателей другими, внесение дополнительных данных и т. п. При проверке машинограмм важно выяснить правильность их оформления: наличие заголовка, подпись работника, составившего данный документ.

Ревизору необходимо убедиться в том, что информационная база внутри компьютера обеспечивает сохранность информации, ее архивирование, простоту доступа, кодирование и декодирование информации, ограничение несанкционированного доступа к ней. Актуальность данных обеспечивается регламентированием источников и потребителей информации, периодичностью и условиями ее обновления и использования.

При проверке кассовых операций в условиях применения ПЭВМ следует обращать внимание на следующие вопросы:

необходимость сверки регистров кассовых операций, получаемых с помощью ПЭВМ, с данными первичного учета;

наличие несанкционированных изменений программного обеспечения. Изменения, вносимые в программное обеспечение проверяемой организацией в связи с изменением законодательства, должны быть документированы, согласованы, одобрены и проверены разработчиком программного обеспечения.

Источниками получения доказательств при проведении проверки кассовых операций являются данные, подготовленные в системе компьютерной обработки данных субъекта предпринимательской деятельности в виде таблиц, ведомостей, регистров бухгалтерского учета проверяемой организации по кассовых операций. Ревизор имеет возможность применять их, их копии, в том числе фотокопии, в качестве рабочей документации, сопровождая обработку этих документов ссылками, пометками, специальными символами. В случае работы проверяющего непосредственно в системе компьютерной обработки данных субъекта предпринимательской деятельности (без вывода на печать) рабочие документы, подтверждающие факт сбора доказательств, составляются ревизором самостоятельно.

Для повышения эффективности проверки ревизору целесообразно изучить основные программы бухгалтерского учета, наиболее широко применяемые предприятиями Республики Беларусь. Знание программы позволит проверяющему самостоятельно формировать необходимые учетные регистры по учету кассовых операций, наиболее полно отражающие информацию, проверяемую в данный момент. При этом сократиться время, затрачиваемое на ожидание документов, их распечатку.

В условиях использования ПЭВМ при проверке кассовых операций применение такого способа получения доказательств, как проверка арифметических расчетов клиента, становится бессмысленным. Расширяется сфера применения способа прослеживания. Прослеживание — это процедура, в ходе которой ревизор проверяет некоторые первичные документы по учету кассовых операций и их отражение в регистрах синтетического и аналитического учета, находит заключительную корреспонденцию счетов и убеждается в том, что соответствующие операции отражены в учете правильно (или неправильно).

Для использования возможностей программы ревизору необходимо получить разрешение руководства организации на ее использование в целях проверки.

Помимо использования бухгалтерских программ, ПЭВМ может применяться ревизором для получения нормативно-правовой, справочной и другой информации, необходимой для качественной проверки правильности кассовых операций в проверяемой организации. Проверяющими сегодня широко используются возможности информационно-аналитических систем «Консультатн-плюс», «Эксперт», «Главбух-инфо» и других.

Таким образом, применение средств автоматизации повышает эффективность проверки кассовых операций, сокращая при этом время на ее проведение и трудоемкость.