Заключение. 
Особенности организации управления информацией (на материалах ООО "Байсар")

Основной целью написания дипломной работы является разработка централизованного управления информационными потоками для поддержки деятельности ООО «Байсар».

Проведенный анализ позволил сделать ряд выводов по оценке проектных решений на основе разработки централизованного управления информационными потоками для поддержки ООО «Байсар»: следует усовершенствовать нормативную базу документационного обеспечения администратора базы данных путем разработки: инструкции по делопроизводству отдела, положения о информационной структуре предприятия.

Усовершенствовать документационное обеспечение деятельности на основе дополнительной автоматизации, путем разработки проектных решений централизованного документооборота, организации реализации технологии документооборота администратора базы данных и заполнения отчетной документации на конкретном примере и оценки экономической эффективности применения информационной технологии документооборота администратора базы данных ООО «Байсар».

В ходе работы проведено исследование системы документооборота организации ООО «Байсар», с целью выявления особенностей организации документооборота. И определения основных требований к системе автоматизации с целью перехода к централизованному управлению документооборота.

При разработке проектных решений по организации управления информацией, было принято, что общий объем работ должен быть предельно минимизирован с целью обеспечить полный переход организации на новую систему централизованного управления информационными потоками.

В дальнейшем с учетом полученного опыта и предложений начальника администратора базы данных организации, могут быть заданы дополнительные этапы с целью усовершенствования системы централизованного управления и расширения ее функций.

Были поставлены: цели работы; общие требования: требования к системе администратора базы данных, в целом, требования по составу задач, решаемых системой; специальные задачи и требования; требования по безопасности и надежности.

Здесь же была рассмотрена структура разработанной нами системы централизованного управления на основе вышеизложенных требований.

Разработанная система централизованного управления администратора базы данных отдела имеет трехзвенную архитектуру и состоит из трех основных компонент:

• 1) аппаратный комплекс
• 2) комплекс системных программных средств
• 3) комплекс прикладных программных средств

Реализация системы централизованного управления информацией, проект которой рассматривался выше, проводилась на основе программного комплекса 1С Предприятие.

Реализация и внедрение централизованного управления информационными потоками позволили решить следующие задачи:

• — использование этой системы централизованного управления документооборота полностью исключают возможность потери документов;
• — автоматизированный контроль за движением каждого из документов, будет осуществляться с момента его регистрации в системе, что гарантирует целостность и сохранность любого документа в процессе всего жизненного цикла;
• — ощутимым преимуществом использования этой системы будет является система контроля исполнения.

Данная система дает возможность создать электронный архив документов, который вместо вереницы огромных шкафов умещается на одном компьютере. При этом любой требуемый документ можно найти в считанные секунды. Администратор базы данных хранит документы в их исходном виде, и потому необходимый документ можно в любой момент получить обратно в бумажной форме, распечатав его на принтере. При необходимости может сформировать журнал зарегистрированных документов.

При этом централизованное управление предусматривает возможность одновременной работы нескольких пользователей над одним документом.

В условиях жесткой конкурентной борьбы остро встает вопрос защиты внутренней информации компаний. И здесь централизованный документооборот предоставляет большие гарантии безопасности в сравнении с традиционной схемой обращения бумажных документов. Чтобы иметь возможность работать в системе централизованного управления с тем или иным документом сотрудник должен получить соответствующие своему статусу права. При такой схеме вариантов увидеть то, что видеть не положено, становится гораздо меньше.

На основе вышесказанного можно сказать, что автором была разработана система централизованного документооборота администратора базы данных. Система удовлетворяет требованиям описанным выше. Следует заметить, что данный вариант системы — не окончательный.

Заключительным этапом стал процесс оценки социально-экономической эффективности применения централизованного управления информационными потоками на ООО «Байсар».

Эффект от использования системы централизованного документооборота включил в себя:

• — прямой экономический эффект (экономия трудовых и материальных затрат на работу с документами);
• — эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшения зависимости от индивидуального технологического опыта персонала;
• — сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства;
• — полный контроль за документами, их движением и исполнительской дисциплиной.

Главным итогом внедрения корпоративной информационной системы должно явиться создание на предприятии ООО «Байсар» эффективного и действенного механизма управления, охватывающего бизнес-процессы — финансово-реализационные, технологические, маркетинг, продажи и т. д. В результате этого предприятие ООО «Байсар» должно выйти на качественно новый уровень управления и планирования своей деятельности.

Обеспечение предложений по формированию организационных структур по управлению информацией.

Основным элементом изменений в организационной структуре по управлению информацией, является разработка положения об отделах и подразделениях предприятия, где определяются и дополняются основные требования к работникам службы и составляются штатное расписание и должностные инструкции на руководителей, ведущих специалистов и работников.

Обеспечение внесений уточнений в положение по отделу информационной службы состоит, как уже упоминалось в определении и дополнении существующих положений. На основе изменений в положениях о подразделениях предприятия ООО «Байсар», в свою очередь, разрабатываются должностные инструкции и на основании профессиональных требований к работникам и должностных инструкций В целом разработку организации управления информацией поддержки деятельности администратора базы данных можно будет оценить через некоторый период времени, когда система пройдет первые этапы реализации и будет оценен эффект полностью.