Отчёт о движении денежных средств

Количество необходимых денежных средств в любой момент времени зависит не только от специфики производства (ресурсоёмкости, длительности производственного цикла, цикла продаж и т. д.), но и от умения ими управлять. Эффективность управления зависит не только от правильного учёта денежных средств, но и их эквивалента, — то есть текущих активов, которые могут в короткий срок обращены в деньги (краткосрочные векселя). Но возможность их образования в деньги носит характер неопределённости.

Отчёты о движении денежных средств показывают:

• 1. Источники поступления или расходования денежных средств — под источником в первую очередь подразумевается не тот или иной покупатель, а вид деятельности, в результате которой получены денежные средства. Соответственно, и при анализе направления использования денежных средств данные по их расходованию — виды деятельности организации (приобретение сырья, материалов, выплату заработной платы, затраты на капитальные вложения, общехозяйственные (общепроизводственные) расходы.
• 2. Причины избытка (недостатка) денежных средств. Дефицит денежных средств может возникнуть по следующим причинам:

снижения объёмов продаж того или иного вида продукции;

снижения рентабельности производства;

несвоевременного получения оплаты за поставленную продукцию от покупателей;

существенного увеличения расходов на закупки сырья и материалов;

незапланированных платежей налогов или взносов во внебюджетные фонды;

необходимости уплаты штрафов, и т. д.

Увеличение денежных средств возникает по следующим причинам:

увеличение объёмов продаж;

повышения цен на производимую продукцию;

незапланированного получения задолженности от покупателей;

снижения объёмов закупок сырья и материалов;

снижения объёмов налоговых платежей;

получения отсрочки по уплате задолженности поставщику, и т. д.

Обычно анализу подвергается дефицит денежных средств, а избыток упускается из внимания. Подобная позиция может привести к негативным последствиям в следующих отчётных периодах.

3. Состояние финансов. Это является одним из важных моментов анализа движения денежных средств, то есть получения ответа на вопрос, способна ли текущая операционная деятельность генерировать денежные средства.

Чистые денежные потоки за отчётный год есть разница между денежными средствами на конец года и денежными средствами на начало года. Положительный результат этой разницы ещё не есть признак благополучия. Анализ состояния финансов желательно делать не по предприятию в целом, но по отдельным его структурным подразделениям и видам деятельности или видам выпускаемой продукции. Если в результате этого анализа нет отрицательного значения, значит с полной уверенностью можно сделать вывод, что в финансовом отношении на предприятии всё в порядке. Кроме того, при анализе денежных потоков следует учитывать и предстоящие отложенные платежи, в результате которых положительный сегодняшний результат может завтра обратиться в «минус». Поэтому необходимо откорректировать общеизвестную формулу расчёта денежных потоков, так как это действительно необходимо для практической деятельности экономических субъектов.

• 4. Наглядную картину изменения активов и пассивов. Данный отчёт может быть интересен, так как с одной стороны, содержит концентрацию значительной части данных из других отчётов, а с другой стороны, как правило, составляется достаточно детально, что позволяет создать целостную картину о состоянии финансов организации за конкретный период.
• 5. Данные для планирования потребности в денежных средствах на перспективу. Отчёт представляет, в совокупности с другими отчётами, все необходимые данные для планирования потребности в денежных средствах на будущие периоды и помогает определять потенциальные источники удовлетворения этих потребностей. Также может быть использован как вспомогательный материал для анализа основных тенденций по направлениям денежных потоков, при составлении планов на будущее. Сами планы составляются на основании данных о предстоящих поступлениях, других управленческих отчётов (отчётов о продажах, о дебиторской задолженности) и предстоящих направлениях расходования денежных средств (отчетов о закупках, кредиторской задолженности).

Кроме того, в отчёт о движении денежных средств необходимо включить отдельной графой возможность образования текущих активов в деньги.

Отчёт о движении денежных средств может быть составлен как сводный документ, представляющий информацию на какой-либо момент времени не только о наличии и движении денежных средств, но и о взаимозачётах, широко, использующихся в практической деятельности ФГУП «ССС», сделках с отсроченными платежами и ещё не погашенной задолженности, оформленной векселями. Эта информация может быть сгруппирована по одному или нескольким признакам:

по видам продукции или её группам;

по источникам поступления (расходования) средств (расчётный счёт, касса, погашение векселей, встречная закупка).

Содержание отчёта зависит от информации, которая необходима. Например, сводки могут составляться с отражением данных с учётом степени значимости тех или иных поступлений (расходов) по ожидаемым датам платежа и т. д.

По каждой статье лучше выделить в отдельную графу данные о взаимозачётах и о сделках, заключаемых с использованием векселей, расчётов путём перевода долга или уступки требования и т. п.

Управленческий отчёт о движении денежных средств целесообразно составлять в тех же разрезах поступления денежных средств, как они отражены в отчёте движения денежных средств финансовой бухгалтерии (форма № 4):

1. Денежные средства от операционной деятельности.

Поступления.

Получение денежных средств от реализации продукции и оказания услуг (по видам продукции или услуг), включая:

• -поступления от текущих продаж;
• -поступления от сбора дебиторской задолженности;
• -поступление средств, полученных при погашении краткосрочных векселей, выданных покупателям в качестве оплаты;

поступления процентов по депозитам;

НДС, полученный с продаж;

прочие поступления денежных средств не в результате инвестиционных или финансовых вложений.

Выплаты.

Закупка сырья и запасов, включая платежи за материалы и комплектующие изделия;

выплата заработной платы;

выплаты в социальный фонд;

платежи за электроэнергию;

платежи по прочим накладным расходам;

уплаченный НДС;

выплаты операционных налогов;

расходы на научно-исследовательскую деятельность;

общие и административные расходы;

расходы по продажам;

выплаченные проценты;

выплаченные суммы налога на прибыль.

2. Денежные средства от инвестиционной деятельности:

Поступления.

поступления от сделанных инвестиций;

поступления от продажи основных средств.

Выплаты.

Капитальные затраты;

прочие инвестиции.

3. Денежные средства от финансовой деятельности Поступления.

кредиты;

прочие поступления, связанные с финансовой деятельностью организации.

Выплаты.

Выплата долгов;

прочие выплаты, связанные с финансовой деятельностью.

Целесообразным является отдельное составление сводки о погашении просроченной задолженности для более пристального за ней контроля, по той же форме, добавив в неё графы или строки для информации о сроке просрочки.

Составить отчёт о движении денежных средств можно одним из двух методов:

Прямой — на основании первичных учётных документов, для оперативного управления организацией. Этот способ хорош тем, что он позволяет составлять отчёт в любом необходимом разрезе и с любой степенью детализации данных, в любое время. Данные отчёта более достоверны (их легче проконтролировать) и они не содержат ошибок, возможно допущенных при составлении бухгалтерской отчётности. Один экземпляр такого отчёта может передаваться в бухгалтерию и использоваться в качестве регистра аналитического учёта, на основании которого можно производить записи в регистрах бухгалтерского учёта. Если отчёт составлен по каналам поступления денежных средств, то он может заменить ведомости № 1 и № 2.

На основе формы отчётности № 2 — для использования при проведении экспресс-анализа финансового состояния организации и может не содержать всех данных, необходимых для оперативного управления организацией, вошедших в отчёт, составленный прямым методом.

При расчёте сумм чистых поступлений денежных средств на расчётный счёт или в кассу организации не нужно учитывать внутрифирменный оборот (то есть суммы денежных средств, проведённых проводками Дт50 — Кт51 или Дт51 — Кт50 или суммы выданные под отчёт, но не израсходованные и т. д.). Включение таких сумм в общую сумму поступлений или расхода приведёт к искажению отчётности и завышению (занижению) общего размера денежного потока или даже к изменению его знака (с «+» на «- «и наоборот).

Источниками информации отчётов о движении денежных средств являются:

сведения об оплате дебиторской или кредиторской задолженности, выплате заработной плате, перечислении авансов (кассовые и банковские документы, акты взаимозачётов и т. д.);

сведения об исполнении условий договоров (договоры, накладные, счета, счета-фактуры и т. п.).

Отчёты о движении денежных средств на расчётном счёте и в кассе организации (отчёт о движении денежных средств по кассе представлен в приложении П), по представленной форме, содержат все необходимые сведения о поступлении и расходовании денежных средств, структурированные по источникам их возникновения и направлениям их расходования. Следовательно, на их основании легко можно составить сводный отчёт о движении денежных средств организации.

Форма сводного отчёта содержит укрупнённые данные, поэтому не может быть использована в бухгалтерском учёте и там нет графы для проводок. В то же время данные сводок полезны для принятия оперативных управленческих решений.

Для ФГУП «ССС» можно рекомендовать помимо или даже вместо сводок о движении денежных средств по основной деятельности составление сводного отчёта о движении денежных средств по организации в целом (т.е. по всем направлениям их получения и расходования), так как в практической деятельности ФГУП имеет дело с движением денежных средств по другим направлениям (получение кредитов, инвестиционная деятельность). Форма составления отчёта зависит от источников поступления и расходования денежных средств, привлечения заемных средств и осуществления инвестиционной деятельности.

Сводный отчёт о движении денежных средств (приложение Р) может быть составлен на основании данных отчёта о движении денежных средств на расчётном счёте и кассе организации, а также о встречных закупках, взаимозачётах. Так как там содержатся сведения в укрупнённом виде, то он не может быть использован в качестве бухгалтерского регистра, на основании которого производятся записи на счетах бухгалтерского учёта.

На основании итогового отчёта о движении денежных средств за месяц бухгалтер также может сделать соответствующие записи на счетах бухгалтерского учёта, отражающие поступление и расходование денежных средств в необходимом аналитическом варианте:

поступление оплаты за готовую продукцию от покупателей;

получение авансовых платежей;

получение наличных денег из кассы организации;

сдача выручки из кассы на расчётный счёт;

перечисление поставщикам за полученные материальные ценности, и т. д.

Аналогичные проводки можно сделать на основании отчёта о движении денежных средств по кассе организации.

При расчёте суммы чистых поступлений денежных средств в кассу или на расчётный счёт организации не следует учитывать внутрифирменный оборот (то есть суммы денежных средств, переведённых на расчётный счёт из кассы организации, либо полученные наличными с расчётного счёта в кассу, суммы, выданные под отчёт, но не израсходованные, и т. п.). Включение таких сумм в общую сумму поступлений или расхода приведёт к искажению отчётности и завышению или занижению общего размера денежного потока, а иногда даже к изменению его знака (с плюса на минус или наоборот).

Предложенная форма отчёта о движении денежных средств на расчётном счёте и кассе организации, содержат все необходимые сведения о поступлении и расходовании денежных средств, структурированные по источникам их возникновения и направлениям их расходования. Поэтому на их основе очень легко составить сводный отчёт о движении денежных средств организации. В сводный отчёт рекомендуется включать сведения о расчётах другими источниками (зачёты, зачёты векселями).