Межрегиональная налоговая инспекция по крупнейшим налогоплательщикам

Место практики: Межрегиональная налоговая инспекция по крупнейшим налогоплательщикам В период с 26.01.2011 г. по 19.04.2011 г. я проходила преддипломную практику в отделе обеспечения (канцелярия) Межрегиональной Инспекции Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам № 7.

Межрегиональная инспекция Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам № 7 (далее — Межрегиональная инспекция) является территориальным органом Федеральной налоговой службы и входит в единую централизованную систему налоговых органов. Межрегиональная инспекция находится в непосредственном подчинении ФНС России. налог инспекция межрегиональный канцелярия Межрегиональная инспекция является территориальным органом, осуществляющим функции по контролю и надзору за соблюдением законодательства о налогах и сборах, за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью внесения в соответствующий бюджет налогов и сборов, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью внесения в соответствующий бюджет иных обязательных платежей, а также за соблюдением валютного законодательства Российской Федерации крупнейшими налогоплательщиками в сфере связи.

Межрегиональная инспекция в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства финансов Российской Федерации, правовыми актами ФНС России, нормативными правовыми актами органов власти субъектов Российской федерации и местного самоуправления, принимаемыми в пределах их полномочий по вопросам налогов и сборов.

В структуру МИ ФНС России по крупнейшим налогоплательщикам № 7 входит:

• 1. Руководство;
• 2. Административный отдел:
• 2.1. Отдел кадров
• 2.2. Группа собственной безопасности;
• 3. Отдел обеспечения:
• 3.1. Отдел финансового обеспечения
• 3.2. Канцелярия
• 3.3. Отдел хозяйственного обеспечения
• 3.4. Архив
• 4. Юридический отдел;
• 5. Отдел налогового аудита;
• 6. Отдел работы с налогоплательщиками:
• 6.1. Группа работы с налогоплательщиками
• 6.2. Группа учета налогоплательщиков
• 6.3. Группа приема, ввода и обработки данных
• 6.4. Группа налоговых поступлений
• 6.5. Группа учета и отчетности
• 7. Отдел информатизации;
• 7.1. Группа информационной безопасности
• 8. Отдел анализа и планирования налоговых проверок;
• 9. Сводно-аналитический отдел;
• 10. Отдел урегулирования задолженности;
• 11. Отдел камеральных проверок;
• 12. Отдел выездных проверок.

Основные задачи и функции канцелярии определены в Положении об Отделе и в Инструкции по делопроизводству. Канцелярия осуществляет документационное обеспечение деятельности организации.

В своей деятельности канцелярия руководствуется Конституцией Российской Федерации; Федеральным Законом от 27 мая 2003 года № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации»; Федеральным Законом от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»; нормативно-правовыми актами и методическими материалами в области делопроизводства и архивного дела, а также приказами и распоряжениями ФНС России, Инспекции, Положением об Инспекции, Положением об Отделе, должностным регламентом.

К основным функциям канцелярии относится:

ь Документационное обеспечение деятельности организации.

ь Оптимизация системы документооборота в организации.

ь Своевременная обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, доставка ее по назначению.

ь Контроль над сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

ь Регистрация, учет, хранение и передача в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства организации.

ь Организационно-методическое руководство, координация и контроль деятельности структурных подразделений организации по вопросам делопроизводства.

ь Регистрация, учет, хранение и передача в соответствующие структурные подразделения документов для служебного пользования (ДСП) ь Осуществление в пределах своей компетенции иных функций в соответствии с назначением и задачами организации.

Делопроизводство в Межрегиональной инспекции организуется с использованием системы электронного документооборота (далее — СЭД-регион), предназначенной для учёта и сопровождения документов.

Для автоматизированного учета и обработки документов руководителя Межрегиональной инспекции (далее — Руководитель), заместителей Руководителя, структурных подразделений в СЭД-регион создаются базы данных «Канцелярия Руководителя», «Канцелярия заместителя Руководителя» и «Канцелярия структурного подразделения». Все работники Межрегиональной инспекции регистрируются в СЭД-регион, при этом каждому работнику в СЭД-регион создается индивидуальный почтовый ящик и карточка пользователя СЭД-регион в базе данных «Справочник организации». Для каждого документа, циркулирующего в Межрегиональной инспекции, в СЭД-регион создается регистрационная карточка (далее — РК).

Во время своей практики я занималась регистрацией, учетом и передачей в соответствующие структурные подразделения поступившей корреспонденции. Документы в налоговую инспекцию могут поступать различными способами, например:

• 1. по почте;
• 2. налогоплательщик принесет документы лично;
• 3. курьерская доставка;
• 4. по электронной почте;
• 5. поступившая в электронном виде по СЭД-регион.

До того как документы попадают в определенные отделы, они проходят несколько стадий:

ь регистрация поступившей корреспонденции;

ь передача на подпись руководству;

ь редактирование подписанных документов и при необходимости их сканирование;

ь распределение по ячейкам отделов.

Далее рассмотрим эти этапы более подробно. Вся корреспонденция, поступившая в Межрегиональную инспекцию, обрабатывается, регистрируется и распределяется в день поступления. Корреспонденция, поступившая в течение последних 30 мин. рабочего дня — на следующий рабочий день. При приеме поступающей внешней корреспонденции проверяется:

• — правильность доставки корреспонденции по адресу. Ошибочно поступившие документы возвращаются отправителю;
• — целостность упаковки. При нарушении целостности упаковки должностное лицо, доставившее почту, указывает на упаковке — «Поступило в поврежденном виде», заверяет своей подписью с расшифровкой и датой. В этом случае почтовое отправление направляется на рассмотрение с упаковкой.

Вся поступившая корреспонденция вскрывается, далее проверяется наличие указанных в документах приложений, а также соответствие номеров полученных документов номерам, указанным на конвертах. Подсчет страниц не производится. При отсутствии приложений на документе проставляется штамп «Получено без приложений». Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам.

В СЭД-регион, в базе данных (далее — БД) «Канцелярия экспедиции» производится первичная обработка поступившей в бумажном виде корреспонденции, то есть создаются регистрационные карточки, в которых заполняются поля: «От кого», «Исходящий № «, «Дата исходящего», краткое содержание документа, количество листов и количество листов приложения.

По корреспонденции, поступающей в бумажном виде из ЦА ФНС России, Управлений, Межрегиональных инспекций, в БД «Канцелярия экспедиции» автоматически поступают от отправителя регистрационные карточки с уже заполненными полями.

После первичной обработки документов, их регистрационные карточки регистрируются, то есть в соответствующих полях карточки автоматически проставляются регистрационный номер и дата регистрации. В правой нижней части лицевой стороны первого листа каждого полученного бумажного документа ставится штамп, где указывается дата регистрации документа и его входящий номер.

На документах, которые приносят налогоплательщики лично, также указывается дата регистрации документа и его входящий номер. Процедура регистрации таких документов идентична, с разницей, что налогоплательщик оставляет Инспекции оригинал документа, а забирает копию с уже проставленной датой регистрации.

Канцелярия обязана вести реестровый учет всей поступившей в Межрегиональную инспекцию корреспонденции. Реестры ежедневно формируются на каждый отдел с помощью СЭД-регион и распечатываются.

Как уже указывалось выше, помимо документов на бумажном носителе, они также могут поступать в электронном виде средствами СЭД и по электронной почте.

В электронном виде средствами СЭД. Вся корреспонденция из ЦА ФНС России, иных Управлений и Межрегиональных инспекций должна поступать по СЭД, за исключением документов, подлежащих отправке на бумажном носителе. Перечень таких документов утверждается отдельным приказом (распоряжением) ФНС России. Корреспонденция из ЦА ФНС России, Управлений (Межрегиональных инспекций) и инспекций в электронном виде средствами СЭД поступает в БД «Канцелярия экспедиция» в виде расчетной карточки, в которую должен быть вложен электронный образ документа, подписанный ЭЦП. Затем проверяется правильность заполнения основных реквизитов, наличие электронного образа документа и ЭЦП, подлинность ЭЦП. Отсутствие регистрационного номера и даты регистрации в файле поступившего электронного документа не является ошибкой, в таком случае они дописываются вручную. Если же регистрационный номер и дата регистрации внесены в файл поступившего электронного документа, и они не совпадают со значениями регистрационной карточки, данный документ регистрироваться не должен, также как и в случае ЭЦП другого лица или если она не подтверждается.

В случае отсутствия ошибок в регистрационной карточке документ регистрируется, то есть в соответствующих полях регистрационной карточки автоматически проставляются регистрационный номер и дата регистрации. При выявлении ошибок в регистрационной карточке документа средствами СЭД документ возвращается отправителю без регистрации с указанием причины отказа.

Приём, обработка и регистрация корреспонденции, поступающей по электронной почте. Электронная почта используется для приема электронных документов от инспекций, в которых не внедрен СЭД, а также как резервный канал связи с ЦА ФНС России, Управлениями, Межрегиональными инспекциями и инспекциями в случае технического сбоя канала СЭД. Электронная почта может использоваться для получения и отправки отчетов по регионам. Корреспонденция поступает на электронный почтовый ящик, предназначенный для обмена официальной корреспонденцией. Поступившая корреспонденция распечатывается. Дальнейшая обработка, регистрация и доведение до адресатов полученных документов осуществляется аналогично корреспонденции, поступающей почтовой.

При регистрации входящего документа он автоматически пересылается в базу данных «Руководство». При этом отправителю автоматически направляются уведомления, подтверждающие факт регистрации. После регистрации все документы, представленные на бумажном носителе, относятся в приемную заместителя руководителя и передаются на подпись руководству.

При рассылке документов учитывается следующее. Для доклада Руководителю направляются все документы от ФНС России за подписью руководителя или заместителей руководителя ФНС России; органов государственной власти субъектов Российской Федерации; глав администраций; полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах; руководителей Управлений (Межрегиональных инспекций); руководителей Инспекций (документы по кадровым и финансово — экономическим вопросам); руководителей органов местного самоуправления. По указанию Руководителя данный список может быть расширен.

Заместителям Руководителя направляются остальные документы согласно распределению их обязанностей по координации деятельности структурных подразделений Межрегиональной инспекции.

После подписания документов руководством, они из приемной передаются обратно в канцелярию для последующего редактирования. Редактирование документов представляет собой пересылку документов в СЭД-регионе в отделы. Если документ расписан на несколько отделов, то он сначала сканируется, а затем в СЭД-регионе пересылается во все указанные на документе отделы. Затем же входящий номер документа заносится в реестр, соответствующий дате регистрации документа, и документ кладется в ячейку отдела.

Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (ДСП) осуществляется аналогично работе с документами без ограничения доступа. Разница заключается только в том, что сначала документы отдаются на подпись, а потом, если их подписали, уже регистрируются в СЭД-регион в отдельной базе для ДСП документов. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, в том числе информация, составляющая служебную тайну налоговых органов.

Помимо регистрации и учета входящей корреспонденции канцелярия еще занимается регистрацией и отправкой (рассылкой) исходящей корреспонденции.

Регистрацией документа является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания и отправления. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания, для акта — дата составления. Регистрация производится путем присвоения каждому документу регистрационного номера.

Вся исходящая корреспонденция регистрируется канцелярией в СЭД-регион в базе данных «Исходящие». Исходящие документы регистрируются в день подписания или утверждения. Письма принимаются к регистрации при наличии в СЭД-регион в БД «Исходящие» регистрационной карточки исходящего документа с вложенным файлом для всех документов, кроме документов с пометкой «Для служебного пользования». В случае неправильного оформления документ возвращается исполнителю, а регистрационная карточка отсылается в структурное подразделение — исполнитель с указанием причины отказа.

При поступлении в БД «Исходящие» регистрационной карточки документа, подлежащего отправке в электронном виде в ФНС России, Управления (Межрегиональные инспекции) или инспекцию, в канцелярии производится проверка регистрационной карточки документа на наличие вложенного файла. При выявлении ошибок также возвращается на доработку в структурное подразделение, ответственное за документ.

После регистрации документа в СЭД-регион на документе в бумажном виде регистрационный номер и дата переносятся на бланк в соответствии с расположением этих реквизитов. Ответственность за своевременное представление на регистрацию исходящих документов и их расчетных карточек несёт исполнитель.

На бумажных носителях почтовой связью документы отправляются документы:

• — в органы государственной власти субъекта Российской Федерации;
• — юридическим и физическим лицам;
• — в ФНС России, Управления (Межрегиональные инспекции) (перечень документов, обмен которыми производится в бумажном виде, утверждается приказом (распоряжением) ФНС России);
• — в инспекции (перечень документов, обмен которыми производится в бумажном виде, утверждается Руководителем);
• — в иные организации.

В электронном виде по СЭД-регион отправляются документы:

• — в ФНС России, другие Управления (Межрегиональные инспекции) (если документы не подлежат отправке на бумажных носителях);
• — в инспекции (если документы не подлежат отправке на бумажных носителях и настроена связь по СЭД-регион).

В электронном виде по электронной почте отправляются документы:

• — в Инспекции (если документы не подлежат отправке на бумажных носителях и не настроена связь по СЭД-регион);
• — различные отчеты в регионы.

Документы, направляемые в электронном виде в ФНС России, Управления (Межрегиональные инспекции) и инспекции должны быть подписаны ЭЦП должностного лица, утвердившего документ.

Порядок отправки исходящих документов с пометкой «Для служебного пользования» устанавливается отдельным нормативным документом.

Отправка исходящей корреспонденции производится в день регистрации или на следующий рабочий день только канцелярией. В исключительных случаях, при необходимости отправки срочной корреспонденции, в том числе в нерабочее время, доставка документов может быть произведена нарочным от структурного подразделения. При этом исполнитель на визовом экземпляре документа проставляет надпись «Оригинал получен на руки», указывает свою должность, фамилию и инициалы, расписывается и ставит дату.

После регистрации письма формируются в конверты, конверты подписываются, проштамповываются налоговые уведомления, создается реестр отправляемых писем, определяется стоимость каждого письма, его вес и относится для отправки на почту. Обработка документов для отправки осуществляется канцелярией в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи. Заказными или ценными письмами отправляются заявления, ответы на жалобы и другие документы, связанные с процедурой государственной регистрации налогоплательщиков, выполнением функций обеспечения процедур банкротства, с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах.

Расчетные карточки документов в ФНС России, Управление (Межрегиональную инспекцию), инспекцию (настроена связь по СЭД-регион) пересылаются автоматически с помощью СЭД-регион. Для такой корреспонденции еженедельно (по понедельникам в течение дня) в СЭД-регион автоматически формируется и отсылается реестр отправленных документов каждому из получателей.

При отправке исходящей корреспонденции в электронном виде документ должен быть подписан ЭЦП. Отправка исходящей корреспонденции в электронном виде осуществляется работником канцелярии средствами СЭД-регион. При этом в СЭД-регион автоматически контролируется ход доставки документов и их регистрацию в ФНС России, Управлении (Межрегиональной инспекции), инспекции.

В отчете по практике я постаралась описать основные функции, возложенные на отдел канцелярии. Именно с ними я и ознакомилась за время прохождения практики. Таким образом, видно, что канцелярия играет очень большую роль в работе налоговой инспекции, так как она ответственна за весь документооборот.