Организация повседневной работы офис — менеджера

В течение дня офис — менеджер обременён большим количеством обязанностей. В этой связи представляется разумным рассмотреть вопрос об организации повседневной работы офис — менеджера в «хронологическом» преломлении, то есть в рамках обычного 8-часового рабочего дня, который, может легко растянуться с 8 утра… и до 8 вечера.

Условно рабочий день офис — менеджера может быть разделён на две части: утреннюю и вечернюю. Роль разграничительной линии между ними играет перерыв на обед, хотя и в этот короткий срок можно совершить много полезного для работы организации. Дёмин, Ю. М. Эффективный офис-менеджер / Дёмин Ю. М. — СПб.: Питер, 2004. — 203 с.

Первый час рабочего времени, условно с 9.00 до 10.00 утра, можно обозначить как организационный. В силу особой важности организованного начала работы содержание мероприятий этого часа излагается по пунктам. Итак, по прибытии на работу, как правило за 15−30 минут до начала работы сотрудников управленческого аппарата, офис — менеджер должен выполнить следующее.

• 1. Доложить руководителю организации о начале работы, узнать у него о новых указаниях и поручениях, а также об изменениях в работе будущего дня.
• 2. Освежить в памяти (а при потребности — оперативно скорректировать) план личной работы, работы управленца организации и работы офиса на день.
• 3. Проконтролировать качество уборки помещений офиса, состояние техники безопасности, сделать нужные записи в контрольной офисной документации.
• 4. Проинструктировать дежурного администратора, смену охраны, водителей, которые убывают в рейс. Выдать им нужные документы (доверенности, служебные удостоверения, путевые листы и пр.), принадлежности и оборудование.
• 5. Исследовать заявки на устранение неисправностей в работе офисного оргтехники и оборудования, дать необходимые поручения и указания на их устранение, организовать контроль за исполнением заявок.
• 6. Получить от секретаря корреспонденцию, рассмотренную накануне руководителем организации, передать документы на исполнение и определить ответственных за исполнение документов согласно резолюциям, организовать за исполнением самых срочных и важных из них эффективный контроль.
• 7. Уточнить через ответственных лиц готовность к проведению (обеспечению, организации и пр.) мероприятий, которые намечены на первую половину рабочего дня (переговоры, совещания, приём посетителей и т. п.). При потребности в принятии дополнительных мер к их необходимей подготовке и проведению.
• 8. Удостовериться в прибытии на работу всех сотрудников (лично либо через своего секретаря). Заслушать кратки доклады сотрудников (в лице руководителей структурных подразделений управленческого аппарата и специалистов) о состоянии дел на порученных им участках работы.

В промежуток времени с 10.00 до 11.00, как правило, проходят совещания с участием либо под руководством офис — менеджера. В первом случае речь идёт о совещании руководителей организации, во втором — о совещании руководящего состава управленческого аппарата, на которое при нужде могут быть приглашены и некоторые работники (технические исполнители и специалисты) управленческого аппарата. Обычно о времени, продолжительности, месте и цели совещания офис — менеджер и прочие участники совещаний извещаются заранее (к примеру, накануне вечером).

В промежуток времени с 11.00 до 12.00 офис — менеджер обычно работает с документами, в том числе рассматривает поступившие к нему проекты исполненных документов (к примеру, подготовленных в соответствии с поручениями и указаниями управленца организации).

Документы, которые исполнены в полном соответствии с имеющимися требованиями, подписываются (утверждаются) офис — менеджером и передаются секретарю или для помещения в папку для доклада начальнику организации, или для регистрации, тиражирования, доведения до сведения сотрудников организации и последующего помещения в дело. Документы, которые не отвечают имеющимся требованиям, возвращаются офис — менеджером на доработку исполнителям с указанием срока устранения недостатков.

В промежуток времени с 12.00 до 12.30 офис — менеджер проводит служебные по телефону, лично готовит проекты нужных писем, записок и прочих документов небольшого размера. Готовые документы передаются на техническое исполнение секретарю.

В промежуток времени с 12.30 до 13.00 целесообразно предусмотреть резерв времени, которым офис — менеджер может распорядиться по своему усмотрению в интересах деятельности управленческого аппарата организации. К примеру, офис — менеджером может продолжаться работа с документами, в которых устранены ранее найденные недостатки. В отдельных случаях офис — менеджер может запланировать на указанное время встречу с 1 — 2 сотрудниками организации для решения текущих вопросов работы офиса. Помимо этого, в этот промежуток времени целесообразно уточнить план работы на период после обеда.

На время обеда при потребности офис — менеджером могут быть запланированы неформальные встречи с должностными лицами организации, в ходе которых может быть проведено обсуждение текущих вопросов работы офиса.

В промежуток времени с 14.00 до 14.30 офис — менеджер контролирует ход выполнения задач дня в подразделениях (на самостоятельных участках работы) управленческого аппарата. При потребности он в рабочем порядке отдает начальникам соответствующих подразделений (участков) дополнительные указания и распоряжения.

В промежуток времени с 14.30 до 15.00 офис — менеджер проверяет готовность документов, подлежащих представлению на подпись руководителю организации, после чего лично представляет наиболее срочные и важные из них, а остальные (выписки, справки и т. п.), предварительно завизировав (подписав), передает руководителю организации через секретаря.

В промежуток времени с 15.00 до 16.00 офис — менеджер изучает руководящие документы по вопросам работы управленческого аппарата организации.

В промежуток времени с 16.00 до 17.00 офис — менеджер работает над исполнением документов, потребность в которых появляется периодически, время от времени (доклады, отчёты и т. п.).

В промежуток времени с 17.00 до 17.30 — резерв времени. Как правило, в этот промежуток времени офис — менеджером может быть продолжена работа над исполнением отдельных документов. Помимо этого, при потредности офис — менеджер может вести в данный промежуток времени приём работников управленческого аппарата по служебным и личным вопросам.

В промежуток времени с 17.30 до 18.00 офис — менеджер принимает (лично либо по телефону) доклады начальников подразделений офиса о состоянии дел, в том числе о наличии материалов ограниченного доступа. Помимо этого, офис — менеджер проверяет наличие хранящихся у него материалов и составляет планы работы на будущий день. Затем он контролирует выполнение требований пожарной (и иной) безопасности в помещениях отдела, а также уход работников управленческого аппарата организации с работы.

Перед уходом с работы офис — менеджер, как правило, осведомляется у управленца организации о наличии дополнительных указаний и изменениях в организации работы следующего дня. Валинуров, И., Офис начинается с офис-менеджера / Валинуров И., Устименко М. // Молодость Сибири. — 2002. — № 52.

Такова организационная картина рабочего дня офис — менеджера. Эта картина будет иметь вполне ясные очертания, если придерживаться нехитрого правила: заранее планировать свою ежедневную работу, а затем всякий раз доводить спланированное до конца, не следует забывать регулярно «отчитываться» об этом перед самим собой.