Документооборот в бухгалтерском учете

Документооборот — это последовательность технических операций по составлению, утверждению, исполнению и бухгалтерской обработке документов, т. е. весь процесс движения первичных документов в бухгалтерском учете от их составления до сдачи в архив.

Документооборот регламентируется графиком, который должен быть утвержден приказом руководителя организации. Работу по его составлению и контроль за его исполнением организует главный бухгалтер. Указания главного бухгалтера, касающиеся выписки документов и порядка их прохождения, являются обязательными для всех работников предприятия или организации.

Цель графика — установить на предприятии рациональный документооборот, т. е. предусмотреть оптимальное число подразделений и исполнителей, а также минимальный срок прохождения каждого первичного документа.

• 1. Выписка первичных документов в условиях их ручной обработки представляет собой довольно трудоемкий процесс. Производительность труда учетных работников может повышаться путем сокращения записей в документах, применения комбинированных форм документов, автоматизации записей хозяйственных операций.
• 2. Проверка и принятие к учету бухгалтерского документа осуществляется бухгалтерией как в процессе составления документов, так и после их выписки. Данная проверка производится с точки зрения законности оформления операций, правильности заполнения документов и арифметических расчётов.

В случае обнаружения в документе незаполненных реквизитов и арифметических ошибок он не принимается и подлежит возврату для дооформления или переписывания.

3. Бухгалтерская обработка учетного документа и отражение операций на счетах производится в отношении проверенных и принятых документов. На данном этапе осуществляется проверка правильности таксировки, т. е. умножения количества на цену, проверяется правильность расценок. Цены проставляются на основании ценников на материалы, данных о ценах на продукцию.

На свободном или специально отведенном месте бланка документа записываются коды корреспондирующих счетов и суммы. Бухгалтерские записи обычно делают бухгалтеры, которые ведут учет соответствующих операций: учет материалов, заработной платы и т. д.

IV. Передача бухгалтерского документа в архив осуществляется после его составления. В текущем архиве документы находятся до конца отчетного года.

При сдаче в архив все документы формируются в папки. При этом отдельно группируются дела с документами постоянного и временного сроков хранения; подлинники должны быть отделены от копий, годовые планы и отчеты — от квартальных и месячных.

Документы строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях.

Таблица 5.2.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации (ч.З ст. 17 ФЗ «О бухгалтерском учете»).