Анализ структуры документооборота

Государственная система документационного обеспечения управления рекомендует закрепление порядка прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, которые разрабатывает служба документационного обеспечения управления. Эти схемы включают этапы, пункты прохождения документов, сроки их обработки и исполнения.

Принципы организации документооборота.

• — Исключение возвратного движения документов.
• — Ограничение срока пребывания документа в инстанции временем, необходимым для его обработки.
• — Параллельное выполнение различных операций для повышения оперативности исполнения документа.
• — Исключение «информационного шума», т. е. получения сотрудниками информации, не имеющей отношения к принятию данного решения. Это может быть результатом непродуманного распределения документов среди их потребителей и, в свою очередь, усиливает плотность информационных потоков.

Структура документооборота соответствует классификации документов (отчетная, распорядительная, справочно-информационная, финансовая документация и др.), их индексам. Поэтому она лежит в основе научно-справочного аппарата документов организации. В документообороте нередко наблюдается сезонность, например, предоставление бухгалтерской документации по кварталам и за год, вручение студентам дипломов об окончании учебного заведения летом и т. д.

Режим движения документов определяется:

• — объемом документов в физических величинах;
• — пропускной способностью различных каналов связи, средств создания и тиражирования документов;
• — нормативной загрузкой сотрудников, обрабатывающих информацию, и ее конечных потребителей.

Важная задача — уменьшение нагрузки на руководителей.

Поскольку документопотоки — это отражение производственных, управленческих задач и ситуаций, то необходимо знать структуру организации, субъектов управления, их функции, информационные потоки между ними. Для анализа и фиксации движения документов наглядным средством является составление графических оперограмм и табличных маршрутно-технологических карт.

Постоянный документопоток можно считать упорядоченным, если в системе управления определены состав и объем составляющих документопоток документов и содержащихся в них сведений, установлены схемы их движения. На государственном и отраслевом уровнях это достигается разработкой и внедрением общероссийских и отраслевых унифицированных систем документации (см. тема 2).

документооборот экспедиционный обработка.