История организации делопроизводства в Московском государстве. 
Приказное делопроизводство

До XV столетия в Московском княжестве система управления имела дворцово-вотчинный характер. Органами управления в государстве были так называемые пути: сокольничий, ловчий, конюший, стольничий, чашничий. Делопроизводство вели дьяки, а при наместниках — писари и подъячие.

В XI—XV вв. развиваются законодательные основы государства. Это приводит к зарождению русской системы делопроизводства, формируется круг работников, занимавшихся созданием и обработкой документов. Решением вопросов государственного управления занималось княжеско-боярское окружение. Устанавливаются правила засвидетельствования документов подписями (скрепами), печатями, «мостами» князей, городов и отдельных чиновников. [5, с. 7].

В конце XVначале XVI в. сложилась система приказов — центральных органов государственного управления, которые ведали отдельными отраслями в качестве ведомственных учреждений. Так, Посольский приказ ведал внешними отношениями, Разрядный — военными, Поместный — земельными делами; существовали Холопский, Ямской, Разбойный и другие приказы. Всего было более 40 приказов, каждый из которых насчитывал от 3 до 400 «приказных людей». Во главе приказа стоял судья, руководивший вместе с «товарищами» (заместителями и помощниками) дьяками, назначаемыми из думных чинов. В их ведении находились дьяки (до трех) и подъячие, которые и занимались делопроизводством. Работа дьяков и подъячих строго контролировалась, за ошибки в документах их наказывали — били, лишали жалованья. [4, с. 9].

При каждом государственном, духовном или гражданском учреждении функционировали канцелярии, документы в них оформлялись по определенным общим правилам, которые наследовались традиционно.

Деятельность канцелярии, работа их отдельных служащих по созданию официальных текстов хорошо видны по реквизитам создаваемых документов. Так, на каждом документе, который доставлялся в приказ, ставилась дата регистрации. Дьяк в необходимых случаях ставил отметку «выписать», т. е. навести справку. Дело готовили к докладу и обсуждали, после чего выносили «присуд» и распоряжения о подготовке письма-ответа.

Проект документа составляли по указанию дьяка старшие подъячие. Дьяк редактировал этот проект, делая отметки на полях или на обратной стороне листа. Исправленный документ младший подъячий переписывал заново — «белил» и передавал подъячему, который сверял его с черновиком и визировал — ставил подпись на обратной стороне в нижней части листа, подтверждая правильность написанного. [4, с. 11].

В деятельности приказов XV — XVIII вв. выработался определенный процесс работы с документами, который и получил название «приказное делопроизводство». В практике деятельности приказов появились определенные формулы составных частей документов, порядок их оформления и перемещения как в самих приказах, так и между ними. Документы стали разделять на законодательные (царские указы, решения Боярской Думы) и распорядительные (грамоты и указания органов государственного управления). От простых людей в приказы поступали челобитные.

В приказном делопроизводстве повторяемые элементы официального документа (автор — адресат, обращение, содержание, дата) еще не выделялись из текста документа, а писались сплошным текстом.

Документирование приказного делопроизводства ограничивалось документами следующих видов:

• · грамоты (царские указы, посылаемые через приказы на места);
• · наказы (указания царя воеводам и другим местным начальникам);
• · приговоры;
• · челобитные (обращения граждан);
• · памяти (записки по делу между подъячими из разных приказов);
• · отписки (доклады, поступающие в приказы с мест). [4, с. 10]

Перечень документов свидетельствует, что приказное делопроизводство касалось в основном государственных и гражданских дел.

Документы в те времена составлялись в виде узких столбцов, которые скатывались в свитки. В столбце перечислялись все этапы производства дела, начиная от первоначального документа, например челобитной, и заканчивая документом-решением. На долгое время столбец стал основной формой документа в России.

Писали на узких (15 — 17 см) полосах бумаги, оставляя обратную сторону чистой. В приказном делопроизводстве все документы по общему делу подклеивались «друг под друга», склейка «заверялась» подписью дьяка через всю страницу прямо по склейке (чтобы не подменили документы или порядок их поступления). Чем дольше велось дело, тем длиннее становился «столп» или свиток. Да и государственные документы бывали длинными: Соборное уложение 1649 г. — 309 метров. Документы наматывались на стержень или просто хранились в рулоне на полках или в сундуках. Для наиболее важных изготавливались специальные футляры. При переносе рулоны документов разматывались и волочились за тем, кто их переносил. Отсюда, говорят, пошло слово «волокита» — необоснованное затягивание дела.

Пользоваться такими документами было сложно: много времени уходило на развертывание и свертывание столбца, а склейка не была достаточно прочной, что приводило к быстрому ветшанию и износу. Столбцовое оформление документов в России было отменено Петром I. Вместе со столбцовой формой документа начала применяться тетрадная форма. Тетрадь — это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались и составляли книги. В форме книги велись списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др. [4, с. 7].

Петром I было введено еще одно новшество — подписи руководителя присутственного места на документа и членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса. Петр I впервые стал лично подписывать издаваемые им указы. В это же время существенные изменения претерпевает и форма документов. Для многих из них были разработаны «генеральные формуляры» — образцы документов. К этому времени относится и выделение из текста документа даты, которая становится самостоятельным элементом и пишется под текстом с левой стороны листа. Самостоятельным элементов становится также и наименование документа, а в некоторых случаях к нему примыкает обозначение его краткого содержания, хотя требование указывать краткое содержание документа (заголовок) как норма оформляется только в XIX в. [5, с. 8].

Современное делопроизводство — это результат многовекового исторического процесса. Но если бы у России были документационные источники или солидные артефакты, свидетельствующие об ее историческом прошлом, которое в действительности уходит не на одну тысячу лет в глубь веков, мы бы больше уважали себя как народ, и могли бы чувствовать себя на равных с древними цивилизациями. [8, с. 12].

документ делопроизводство канцелярия.