Разработка положения о подразделении и должностной инструкции

Положения о структурных подразделениях разрабатываются на основании параметров организационного проекта по результатам всех стадий организационного проектирования.

Положения должны иметь следующую структуру:

• — титульный лист;
• — общая часть;
• — организационная структура;
• — функциональные задачи;
• — права и ответственность начальника функционального подразделения;
• — взаимодействие с другими подразделениями в процессе выполнения работ.

На титульном листе указываются основные реквизиты подразделения: полное и сокращенное наименование функционального структурного подразделения, срок ввода в действие и длительность действия положения, подпись, дата, должность, фамилия, имя и отчество лица, утвердившего положение. Наличие всех указанных реквизитов придает документу юридическую силу.

В разделе 1 «Общая часть» указываются место и назначение структурного подразделения в системе управления, кому непосредственно подчиняется подразделение в структуре управления, порядок его создания, переформирования и ликвидации (кто решает, когда и при каких условиях изменяются состав, структура и назначение), какими нормативными актами руководствуется подразделение в своей работе. В общей части может быть указан порядок назначения, перемещения и увольнения начальника подразделения.

В разделе 2 «Организационная структура» указываются схема организационной структуры и распределение функциональных задач по должностным позициям. В этом разделе может быть приведено также штатное расписание функционального подразделения.

В разделе 3 «Функциональные задачи» указывается перечень функциональных задач и операций, выполняемых отделом.

В разделе 4 «Права и обязанности начальника функционального подразделения» указываются права, необходимые цеху для выполнения поставленных перед ним задач, и ответственность за их выполнение.

В разделе 5 «Взаимодействие» должны быть отражены взаимосвязи цеха с другими подразделениями завода в процессе выполнения поставленных перед цехом задач.

Положение о механическом цехе приведено в приложение В.

Должностные инструкции работников системы управления разрабатываются с учетом определенных требований и должны состоять из следующих разделов:

• — титульный лист;
• — общие положения;
• — квалификационные требования;
• — функциональные особенности;
• — права;
• — ответственность;
• — взаимодействие.

Титульный лист содержит все необходимые реквизиты, обеспечивающие юридическую силу документа: полное наименование должности и структурного подразделения, срок ввода в действие и длительность действия инструкции, подпись, дата, должность, фамилия, имя и отчество лица, утвердившего должностную инструкцию. На последней странице документа должна быть предусмотрена подпись лица, принявшего к исполнению настоящую должностную инструкцию.

В разделе 1 «Общие положения» указывается, к какому структурному подразделению относится данная должностная позиция и какое место в этом подразделении она занимает; основное назначение (кем работник является в системе управления и кому непосредственно подчиняется); порядок назначения на должность, перемещения на другие должности (другую работу) и освобождение от данной должности, кто принимает решения по этим вопросам, с кем эти решения согласовываются; какими документами и нормативными актами определяется деятельность на данной должности.

В разделе 2 «Квалификационные требования» указываются требуемый уровень профессиональной подготовки (образование), необходимая специализация (специальность), требуемый уровень квалификации (необходимый стаж работы, какая работа или должность должна предшествовать работе в данной должности и её продолжительность; если предварительный стаж работы не требуется, указывается необходимость стажировки или испытательного срока, их продолжительность); уровень знаний (перечень основных дисциплин, отдельных вопросов, основных нормативно — правовых, технических, технологических, организационных, экономических и других документов); уровень навыков и умений (что должен работник уметь делать непосредственно сам и вместе с другими в процессе работы на данной должности); основные функциональные задачи, которые должны решаться сотрудником, занимающим данную должность).

В разделе 3 «Функциональные обязанности» указываются все функциональные обязанности работника на данной должности, выполняемые им непосредственно для решения задач, которые должны решаться на данной должности по вопросам планирования, организации, координации, регулирования, контроля, учета и анализа в отношении основных элементов производственных процессов (сырья и материалов, рабочих, технологического оборудования, финансов, информации). При написании этого раздела необходимо четко отличать декларируемые задачи от реальных действий работника.

В разделе 4 «Права» перечисляются права, необходимые для выполнения каждой функциональной обязанности.

Раздел 5 «Ответственность» разрабатывается в точном соответствии со структурой и содержанием разделов «Функциональные обязанности» и «Права». По каждому пункту прав и обязанностей должны быть установлены вид (административная, материальная или уголовная) и мера ответственности.

В разделе 6 «Взаимодействие» подробно указываются все виды взаимодействий с другими сотрудниками подразделения (от кого получает данные, информацию и кому что передает).

Должностная инструкция масетра участка механической обработки приведена в приложение Г.

Определение количественных характеристик организационной структуры цеха

Уровень формализации отношений подчиненности и процессов делегирования полномочий может быть подвергнут количественному анализу. В частности, оценка формализации может быть произведена с помощью коэффициента формализации, представляющего собой отношение количества формализованных должностей в организационной структуре цеха к общему количеству должностей, имеющихся в штатном расписании цеха.

Получим:

К_ф = 26/55 = 0,47.

Важным показателем сложности организационной структуры является оценка сложности управления ею, выражаемая коэффициентом сложности.

Коэффициент сложности определяется как отношение общего количества должностей сотрудников аппарата управления цехом к общей численности сотрудников цеха.

Получим:

К_с = 55/139 = 0,40.

Количественные показатели сложности и формализации могут успешно применяться для целей мониторинга организационной структуры и постоянного совершенствования управления цехом.