Учет, анализ и аудит основных средств и нематериальных активов

Основные средства (ОС) — материальные активы, действующие в течение длительного периода времени (более одного года) в качестве средств труда, как в сфере материального производства, так и в непроизводственной сфере.

Основные средства ТОО «Батыс Фарм» на 01.01.2011 г. в денежном эквиваленте составляют 220 379 тыс. тенге, которые представлены в виде зданий и сооружений, а также транспортных средств, различных устройств, оборудования и инвентаря и прочие ОС. Среднегодовая стоимость ОС за 2009 год составила 219 909,5 тыс. тенге В учетной политике предприятия ТОО «Батыс Фарм» раскрыты принципы учета основных средств:

• 1). Учет основных средств регламентируется МСФО 16 «Основные средства» от 01.01.2005.
• 2). Основные средства учитываются по фактической стоимости приобретения. Земля и здания в дальнейшем отражаются по справедливой стоимости, которая определяется руководством предприятия на основе оценки, осуществляемой профессиональными оценщиками. При этом здания учитываются за вычетом накопленной амортизации.
• 3). Для начисления амортизации основных средств используется прямолинейный метод начисления. Данный метод распространяется на все виды основных средств, кроме вычислительной и оргтехники.
• 4). Для начисления амортизации на вычислительную и оргтехнику применяется метод уменьшающегося остатка.
• 5). Стоимость существенных обновлений и усовершенствований основных средств капитализируется.

В настоящее время учет ведется по новому плану счетов от 27.05.2007 г. в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности.

Для аналитического учета финансово-хозяйственных операций используется журнально-ордерная форма учета, при которой данные о хозяйственных операциях из документов переносятся либо в журналы-ордера, либо накопительные и группировочные ведомости. Ежемесячно журналы-ордера закрывают и их итого переносят в Главную книгу.

Учет наличия и движения основных средств ведется на счете 2410 «Основные средства» и оформляется актом приемки-передачи основных средств, где отражается наименование основного средства, фамилии и имена сдатчика и получателя, сроки полезного использования, счета Дебета и Кредита. На данный счет открываются субсчета по видам основных средств. Например, на счете 2415 ведется учет компьютеров. По дебету субсчетов отражаются остатки основных средств на начало и конец месяца, операции по их поступлению, по кредиту счета — выбытие основных средств. 21.01.09 были куплены у компании «Белый Ветер» 2 компьютера на общую сумму 220 000 тенге, в связи, с чем были отражены эти операции на бухгалтерских счетах в Таблице 1.

Аналитический учет основных средств на предприятии ТОО «Батыс Фарм» ведется в бухгалтерии в Инвентарных карточках (Приложение 1), которые открывают на каждый инвентарный объект, за исключением однотипных предметов хозяйственного инвентаря, инструментов и других предметов, имеющих одно и то же производственное или хозяйственное назначение, одинаковые технические характеристики, стоимость и находящиеся в одном производственном подразделении. Эти предметы допускается учитывать в одной инвентарной карточке.

Таблица 1 — Корреспонденция счетов по учет основных средств.

Поступление оформляется накладной на приход фиксированных активов, где указывается сумма, наименование актива, счет учета.

Движение основных средств связано с осуществлением хозяйственных операций по поступлению, внутреннему перемещению и выбытию основных средств, которые оформляются типовыми формами первичной учетной документации. Порядок отражения выбытия основных средств зависит от того, по какой причине основные средства выбыли. Чаще всего эти причины следующие: при ликвидации по физическому и моральному износу, в связи со строительством, расширением и техническим перевооружением предприятии, цехов или других объектов, при вкладе в уставный капитал, при сдаче объектов в долгосрочную (финансируемую) аренду, в результате аварий, нарушения нормальных условии эксплуатации, при безвозмездной передаче другим юридическим и физическим липам, дарении, передаче (продаже) межхозяйственным и другим предприятиям и общественным организациям, реализации неиспользуемых в хозяйственной деятельности объектов, при обмене, недостаче и т. п.

Полное или частичное списание основных средств (кроме автотранспортных средств) оформляют Актом о ликвидации (на списание) основных средств.

Излишнее, не используемое оборудование, транспортные средства, приборы, инструменты, инвентарь, могут быть проданы другим юридическим и физическим лицам.

Сделка купли-продажи сопровождается счет — фактурой, факт оплаты удостоверяется приходным кассовым ордером (при поступлении денег в кассу), выпиской с расчетного счета (при безналичной оплате).

Основные средства, участвуя в течение длительного периода времени в процессе производства, постепенно изнашиваются, то есть под влиянием физических сил, технических и экономических факторов они утрачивают свои свойства и приходят в негодность.

Амортизационные отчисления на предприятии ТОО «Батыс Фарм» производятся по нормам амортизации. Срок полезной службы основных средств устанавливается предприятием самостоятельно на основе наиболее приближенной оценки руководства, но не более срока деятельности предприятия, если иное не предусмотрено законодательством или договором. Начисление амортизации производится с момента оприходования объектов основных средств к использованию по назначению. Ведомость начисления амортизации по фиксированным активам отражена в Приложении 2.

Для учета износа основных средств предназначены счет 2420 раздела 2 «Долгосрочные активы». По данному счету открываются субсчета по видам основных средств. По кредиту этих счетов показывают остаток износа на начало месяца, износ, начисленный за текущий месяц и остаток износа на конец отчетного месяца. По дебету отражаются списание износа основных средств при их выбытии.

Согласно разработанной учетной политике на предприятии ТОО «Батыс Фарм» основным методом начисления амортизации выбран прямолинейный метод. Обосновано это тем, что метод равномерного списания стоимости является наиболее распространенным, амортизируемая стоимость объекта ежемесячно списывается в равных суммах. На ТОО «Батыс Фарм» предполагалось, что доходы, получаемые от объекта основных средств, одинаковы в каждом периоде на протяжении срока его эксплуатации, то есть уменьшение остающейся полезности объекта происходит равномерно.

Учет наличия и движения нематериальных активов (НМА) на предприятии ТОО «Батыс Фарм» ведется по следующим счетам: 2731 «Лицензионное соглашение», 2732 «Программное обеспечение», 2733 «Патенты», 2734 «Организационные затраты», 2710 Гудвилл". 2730 «Прочие» .

Счета данного подраздела предназначены для обобщения информации о наличии и движении нематериальных активов, принадлежащих предприятиям на праве собственности, хозяйственного ведения или оперативного управления.

По дебету этих счетов отражается остаток нематериальных активов на начало и конец месяца, операции по поступлению, по кредиту — выбытие НМА. Нематериальные активы учитываются на этих счетах по первоначальной стоимости.

Нематериальные активы учитываются по первоначальной стоимости. Поступление и выбытие нематериальных активов оформляют актом приемки-передачи нематериальных активов. В акте указывается точное наименование вида нематериальных активов и дата его передачи предприятию (или создания на предприятии), характеристика объекта, его первоначальная стоимость, норма амортизации и др. необходимые данные. Акт после его оформления с приложенной документацией передается в бухгалтерию, подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем или лицами на то уполномоченными.

Аналитический учет нематериальных активов ведется в инвентарных карточках учета нематериальных активов.

К нематериальным активам ТОО «Батыс Фарм» относится программное обеспечение «Windows XP Professional».

Данное программное обеспечение было приобретено 7.01.09г. ТОО «Батыс Фарм» за 78 900 тенге (в том числе НДС). Кроме того, ТОО «Батыс Фарм» были понесены дополнительные расходы, связанные с установкой и приведением программного обеспечения в состояние готовности к использованию, в сумме 12 100 тенге. Таким образом, первоначальная стоимость компьютерного программного обеспечения составила 90 000 тенге (78 900+12100).

Данная операция была отражена в бухгалтерском учете предприятия следующей корреспонденцией счетов (таблица 2).

Таблица 2 — Корреспонденция счетов по учету приобретения программного обеспечения.

Таким образом, ТОО «Батыс Фарм» приобретает нематериальные активы в результате покупки их у поставщиков. Государственных субсидий, а также безвозмездной передачи нематериальных активов на данном предприятии не происходило. В учете ТОО «Батыс Фарм» нематериальные активы отражаются по сумме выплаченных денег на его приобретение, с включением туда всех затрат, прямо связанных с приведением актива в состояние готовности к его использованию.

Для учета износа нематериальных активов предназначены счета:

• 2741 «Амортизация нематериальных активов — лицензионные соглашения» .
• 2742 «Амортизация нематериальных активов — программное обеспечение» .
• 2743 «Амортизация нематериальных активов — патенты» .
• 2744 «Амортизация нематериальных активов — организационные затраты» .
• 2745 «Амортизация нематериальных активов — Гудвилл» .
• 2746 «Амортизация нематериальных активов — прочие» .

По кредиту этих счетов показывают остаток на начало месяца, износ, начисленный за текущий месяц, и остаток износа на конец отчетного месяца, по дебету — списание (уменьшение) износа.

Последовательность аудита основных средств включает следующие процедуры аудита:

• — знакомство с инвентаризационными описями и результатами инвентаризации за предшествующий период, определяется необходимость установления фактического наличия по местам нахождения объектов и намечают инвентаризацию;
• — обследование за прошедший период документов на приобретение и выбытие основных средств. Особое внимание обращают на: а) достоверность первоначальной стоимости, так как не включенные в эту стоимость расходы по приобретению могли быть отнесены на текущие затраты субъекта, как следствие, на вычеты, что приводит не только к искажению статьи баланса, но и сокрытию налогооблагаемого дохода субъекта; б) обоснование для ликвидации и списания с баланса объектов основных средств;
• — правильность расчетов амортизации основных средств в целях налогообложения, стоимостного баланса группы с учетом расходов на ремонт, переоценку стоимости и т. д.;
• — тестирование состояния бухгалтерского учета основных средств на предприятии;

Для выявления результатов инвентаризации (недостач и излишков) составляются сличительные ведомости, в которых отражаются только, где установлены отклонения от учетных данных. Сличительные ведомости подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. По всем недостачам, потерям и излишкам имущества инвентаризационной комиссией должны быть получены от материально ответственных лиц письменные объяснения. На основании представленных объяснений и материалов инвентаризации комиссия устанавливает характер и причины выявленных недостач и излишков и в соответствии с этим определяет порядок регулирования разниц между данными инвентаризации и бухгалтерского учета.

Результаты инвентаризации отражаются в протоколе инвентаризационной комиссии, в котором приводят подробные сведения о причинах и виновниках излишков и недостач, а также о мерах, которые следует принять по отношению к виновным и по предупреждению отрицательных явлений в дальнейшем. Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете того месяца, в котором она была закончена, а по годовой инвентаризации — в годовой финансовой отчетности.

Если качественные и количественные показатели характеристики объекта в результате реконструкции, достройки и дооборудования значительно изменены, то прежнюю инвентарную карточку, по которой учтен данный объект (в случае затруднений отразить в ней все показатели, характеризующие дооборудованный или реконструированный объект в целом), можно заменить новой. Старую инвентарную карточку сохраняют как справочный документ.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета признаются: излишкидоходом и подлежат оприходованию, недостачи — расходом. Оценку выявленных и не учтенных с момента проведения последней инвентаризации объектов производят по оценочной стоимости. Износ по этим объектам устанавливают по действительному техническому состоянию объектов.

Предложения о порядке урегулировании расхождений, выявленных в результате инвентаризации, представляются инвентаризационной комиссией руководителю организации для принятия окончательного решения.

При подготовке таких предложений следует учитывать положения в том числе и трудового законодательства. В частности, согласно Трудовому Кодексу РК:

• — полная материальная ответственность возлагается на работника как при наличии письменного договора о полной материальной ответственности за вверенные ценности, так и при обнаружении недостачи ценностей, полученных работником по разовому документу,
• — причиненный ущерб (т.е. стоимость подлежащей возмещению работником недостачи) оценивается исходя из рыночных цен на день причинения ущерба (с учетом степени износа), но не ниже стоимости по данным бухгалтерского учета,
• — распоряжение о взыскании с работника суммы причиненного ущерба в пределах его среднемесячного заработка может быть вынесено работодателем только в течение одного месяца после окончательной оценки размера ущерба (причем работник или его представитель имеют право знакомиться с материалами оценки размера ущерба), а в прочих случаях при отказе работника возместить ущерб взыскание стоимости ущерба производится в судебном порядке,
• — существует ограничение общего размера всех удержаний, производимых из заработной платы работника,
• — виновный в причинении ущерба работник может добровольно возместить его полностью или частично, в том числе в рассрочку, с выдачей работодателю письменного обязательства о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей,
• — работодатель имеет право с учетом конкретных обстоятельств полностью или частично отказаться от взыскания причиненного ущерба с виновного работника,
• — к обстоятельствам, исключающим материальную ответственность работника, относится, в том числе, неисполнение работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения вверенного работнику имущества.

Выявленные недостачи и излишки, образовавшиеся в результате пересортицы, допускается в исключительных случаях взаимно погашать на основании подробных объяснений материально ответственных лиц, но только при образовании соответствующих недостач и излишков в одном и том же проверяемом периоде, у одного и того же материально ответственного лица и по материальным ценностям одного и того же наименования (с отличием лишь в сорте и т. п.). Погашение пересортицы производится в количественном выражении. Превышение стоимости недостачи над стоимостью излишков (в связи с различным сортом и т. п.) подлежит отнесению на виновных лиц, либо, в случае обоснованного материалами инвентаризации отсутствия вины конкретных лиц, — на издержки производства и обращения. При этом при расчете суммы этого превышения нормы естественной убыли не применяются.

По испорченным и недостающим основным средствам комиссия составляет акт на списание основных средств (ф. № ОС-3) или акт на списание автотранспортных средств (ф. № ОС-4) в двух экземплярах. В актах дают характеристику списываемых объектов, указывают причину списания (порча, кража), приводят описание технического состояния основных частей, узлов, деталей, конструктивных элементов и обосновывают нецелесообразность ремонта. При списании объектов вследствие преждевременного износа или разукомплектования к актам должны быть приложены документы, объясняющие причины их списания, с указанием мер, принятых к виновным. На основании актов на списание основных средств делают отметки о выбытии основных средств в инвентарных карточках, описях инвентарных карточек и инвентарном списке основных средств по месту их нахождения, эксплуатации.

Итоги инвентаризации оформляются инвентаризационной описью основных средств и сличительной ведомостью результатов инвентаризации основных средств. Указывается основание для проведения инвентаризации (приказ, постановление, распоряжение); порядковый номер документа; начало и окончание инвентаризации.

В инвентарной описи указываются фактические данные и данные бухгалтерского учета. В сличительной ведомости указываются только те объекты, по которым имеются расхождения. (Приложение 3).

Оба документа подписываются членами инвентаризационной комиссии, материальноответственными лицами и бухгалтером, который проводил подсчеты.

• 1. При инвентаризации выявлены неучтенные основные средства:
  • — балансовая стоимость, определенная экспертным путем:

Дебет счета 2415 «Прочие основные средства».

Кредит счета 6280 «Прочие доходы» 64 000 тенге — амортизация неучтенных основных средств, определенных экспертным путем:

Дебет счета 2415 «Прочие основные средства».

Кредит счета 2424 «Амортизация прочих основных средств» 18 000 тенге Итого первоначальная стоимость, определенная экспертным путем 82 000 тенге.

Аудит наличия и движения нематериальных активов проводится с целью установления законности произведенных операций, правильности приобретения, поступления, выбытия, списания и начисления амортизации нематериальных активов.

При проверке движения нематериальных активов выясняют:

• — оформляют ли актом приемки-передачи нематериальных активов поступление и выбытие нематериальных активов, в котором должно указываться точное наименование вида нематериальных активов, дата его передачи предприятию (дата создания на предприятии), характеристика объекта, его первоначальная стоимость, норма амортизации и другие необходимые данные;
• — составляется ли акт приемки-передачи на каждый объект нематериальных активов, при этом допускается составление общего акта, оформляющего приемку нескольких однотипных нематериальных активов;
• — своевременно ли передаются в бухгалтерию акты приемки-передачи после его оформления с приложенной документацией, описывающей сам объект нематериальных активов или порядок его использования, или документы, подтверждающие те или иные имущественные права предприятия, относящиеся к данному объекту;
• — ведется ли аналитический учет по всем видам нематериальных активов в «Инвентарных карточках учета нематериальных активов»;
• — открывается ли инвентарная карточка в бухгалтерии на каждый отдельный объект нематериальных активов;
• — группируются ли инвентарные карточки в «Ведомости учета нематериальных активов», в которой должны быть указаны: наименование нематериальных активов, остатки на начало и конец месяца, движение за месяц;
• — источники приобретения нематериальных активов (покупка, объединение предприятий, обмен и т. д.);
• — причины выбытия нематериальных активов (реализация, безвозмездная передача, дарение и т. д.);
• — случаи списания нематериальных активов с баланса в связи с полным моральным износом и потерей способности приносить аудируемому субъекту ожидаемый доход;
• — правильность отражения на корреспондирующих счетах наличие и движение нематериальных активов;
• — тождественность остатков по данной статье в балансе с данными учетных регистров и Главной книги.

Аудит долгосрочных активов позволит установить их фактическое наличие, реальность оценки, а также законность совершенных хозяйственных операций по приобретению, использованию и списанию, правильность расчета износа (амортизации) долгосрочных активов.