Учет денежных средств в кассе предприятия

Для приёма, хранения и расходования наличных денежных средств ООО «Три звезды» имеет кассу, оборудованную в соответствии с действующим законодательством.

Основная сумма денежных средств ООО «Три звезды» хранится в банке.

Определенную сумму наличных денег предприятие хранит в кассе для использования на текущие расходы. Это ограничение называется лимитом остатка наличных денег в кассе или просто лимитом остатка кассы.

Лимит остатка кассы определяется, исходя из объемов налично-денежного оборота предприятия с учетом особенностей режима его деятельности. Для организаций, которые сдают выручку в банк на следующий день, размер лимита устанавливается в размере суммы средней выручки за день.

Чтобы установить лимит остатка наличных денег в кассе, ООО «Три звезды» представила в банк специальный расчет по форме № 408 020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу».

Расчет оформлен в двух экземплярах, который был передан в банк для согласования. Один экземпляр расчета остался в банке, второй экземпляр (с отметками банка) был возвращен организации.

Анализируемая организация ООО «Три звезды» имеет средний размер выручки за день в сумме 100 тыс. руб. Именно этот лимит остатка кассы и был установлен предприятию.

Сверх лимита наличные деньги в кассе ООО «Три звезды» хранятся только для выплаты заработной платы и пособий, но не более 3 рабочих дней (включая день получения денег в банке). Всю денежную наличность сверх лимита предприятие сдает в банк.

Первичные документы в ООО «Три звезды» оформляются в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания.

Поступление наличных денег в кассу ООО «Три звезды» оформляют приходным кассовым ордером. Ордер выписывается в одном экземпляре и подписывается главным бухгалтером и кассиром.

Выдача наличных денег из кассы организации оформляется расходным кассовым ордером. Ордер выписывается в одном экземпляре и подписывается кассиром, главным бухгалтером и руководителем организации.

Расходные кассовые ордера регистрируют в журнале регистрации расходных кассовых документов в хронологической последовательности. Для журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов предусмотрена специальная форма. В журнале указывают реквизиты (номера и даты составления) всех приходных и расходных кассовых ордеров, выписанных в организации. Журнал регистрации приходных кассовых ордеров и расходных кассовых ордеров построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств предприятием, проверяется полнота произведенных кассиром операций. Журнал ведется в течение года.

В некоторых случаях при выдаче денег из кассы оформляют расчетно — платежную ведомость. Ведомость оформляется при выдаче заработной платы работникам ООО «Три звезды». На общую сумму денег, которая выдается из кассы по ведомости, бухгалтер оформляет один расходный кассовый ордер. Его реквизиты (номер и дату составления) указывают в ведомости.

Сумму денежных средств, поступившую или выданную из кассы, в ООО «Три звезды» отражают в кассовой книге. В книге указывают сумму наличных денег, выданных или принятых в кассу организации, а также реквизиты приходных (расходных) кассовых ордеров, по которым получены (выданы) деньги. В кассовой книге ведется аналитический учет денежных документов по их видам.

На предприятии ООО «Три звезды» бухгалтерский учет осуществляется по плану счетов бухгалтерского учета финансово — хозяйственной деятельности, утвержденным Приказом Минфина РФ от 31.10. 2000 № 94н.

Синтетический учет денежных средств в кассе осуществляется на активном балансовом счете 50 «Касса».

В связи с тем, что в исследуемой организации применяется журнальноордерная форма ведения учета, то производится заполнение журнала-ордера № 1 с отражением в нём операций по выдаче наличных денег по счёту 50 «Касса» с ведомостью к нему № 1, с отражением в ней операций по поступлению наличных денег в кассу. Основанием для заполнения учётных регистров служит отчёт кассира (кассовая книга), в котором бухгалтер проставляет корреспонденцию счетов.

Записи в Журнал-ордер и ведомость производятся итогами за день. Итоги за день в разрезе корреспондирующих счетов устанавливаются путём подсчёта сумм однородных операций, отражённых в кассовом отчёте или приложенных к нему документах. Каждому отчёту кассира в учётных регистрах отводится одна строка независимо от периода, за который составлен отчёт. Количество занятых строк в журнале соответствует количеству сданных кассиром отчетов.

Остаток средств в кассе приводится в ведомости на начало и на конец месяца. На протяжении месяца, для контроля, используются данные об остатках средств, показанные в отчетах кассира.

По окончании месяца бухгалтер переносит итоговые данные из Журнала — ордера № 1 и ведомости № 1 в Главную книгу.

Рассмотрим ряд примеров по поступлению и выбытию денежных средств в ООО «Три звезды».

В кассу ООО «Три звезды» 27 февраля 2005 года по чеку получены денежные средства с расчетного счета в банке для выдачи заработной платы в сумме 44 568 рублей.

Бухгалтером ООО «Три звезды» на этом основании был выписан приходный кассовый ордер и сделаны бухгалтерские проводки:

Дебет 50 «Касса».

Кредит 51 «Расчетный счет» — 44 568 рублей В дальнейшем при выдаче заработной платы по расчетно-платежной ведомости, к которой был выписан расходный кассовый ордер, бухгалтер сделал записи на счетах бухгалтерского учета:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

Кредит 50 «Касса» — 44 568 рублей.

16 января 2005 года менеджер отдела сбыта ООО «Три звезды» И. И. Иванов (табельный номер 20) был командирован в Санкт-Петербург для проведения переговоров с потенциальным покупателем. Перед командировкой Иванов получил под отчет 2 000 руб. В командировке Иванов приобрел расходные материалы, необходимые для нужд организации, стоимостью 720 руб. За время командировки Иванову полагаются суточные в сумме 300 руб.

К авансовому отчету Иванов приложил следующие документы, подтверждающие его расходы:

• — железнодорожный билет Москва — Санкт-Петербург стоимостью 300 руб.;
• — железнодорожный билет Санкт-Петербург — Москва стоимостью 300 руб.;
• — счет-фактуру за проживание в гостинице и квитанцию к приходному кассовому ордеру на сумму 800 руб.;
• — накладную, счет-фактуру и квитанцию к приходному кассовому ордеру на сумму 720 руб.