Планирование работы секретаря-референта

Секретарю необходимо приходить за 15−20 минут. Первая половина дня — проверка рабочих мест, получение и распределение корреспонденции, подготовка совещаний. Вторая половина дня — работа с посетителями и на телефоне, сбор и подготовка на подпись документов, отправка исходящих документов. Наметить мероприятия на следующий день. Привести в порядок рабочее место.

Роль секретаря в организации совещаний

Общие замечания.

• — повестка дня должна быть подготовлена заранее и люди должны заранее предупреждены
• — необходимо соблюдать время начала и окончания
• — каждый должен высказаться

Организация питания.

Могут быть перерывы на кофе-брейк. Если это не предусмотрено, напитки и закуски должны быть предложены в ходе заседания. Перекусив каждый участник должен вынести из коференц-зала свой поднос с одноразовой посудой.

Организация рабочих встреч в ресторане Кто приглашает тот и должен зарезервировать столик. Ресторан должен быть достаточно тихий. Как правило встречи проводятся за завтраком или вечером за чашечкой кофе, чтобы не нарушать обеденный перерыв днем.

Проведение деловых встреч в домашней обстановке В утренние часы можно предложить кофе, а днем — кофе, чай или прохладительные напитки. Хозяин может также приготовить закуски. Атмосфера менее официальна, но проводится с таким же регламентом. Заканчивать встречу нужно фразой: «Спасибо за то, что Вы зашли. Думаю наша встреча прошла успешно».

Завершение совещания Завершает тот кто созывал. Необходимо подвести итоги и повторить решение. Письменные записки и диктофонные записи необходимо использовать для составления доклада. В конце необходимо поблагодарить всех, кто принимал участие в организации совещания.