Организационная структура предприятия ООО «БИТ»

Существуют три главных этапа в построении любой организации:

• — определение характера выполняемой работы;
• — распределение работы между отдельными позициями менеджмента;
• — классификация позиций менеджмента, построение на этой основе логических групп управления.

Автор известных книг по вопросам предпринимательства профессор Друкер выделяет три этапа и направления анализа, который необходимо провести на этапе анализа построения организации. Они включают анализ:

• 1) деятельности, определение той работы, которая должна осуществляться, и способов координации взаимодействия;
• 2) решений, какого вида решения будут приниматься и какое участие в этом будет принимать тот или иной менеджер;
• 3) отношений, то есть определение того вклада в общее дело, который должен внести менеджер; лиц, с которыми менеджер должен взаимодействовать; влияния, оказываемого на менеджера другими лицами, принимающими решения.

Распределение работ между отдельными элементами менеджмента. Этот этап включает в себя:

• — установление норм, стандартов, например, расчёт допустимого объёма должностных обязанностей для каждого руководителя любого уровня;
• — технические приёмы в рамках научных методов управления, например, анализ рабочего времени, изучение методов и организации труда;
• — установление полного сотрудничества всех лиц, работающих в рамках организации.

Классификация элементов менеджмента и построение логических групп. В данном вопросе важно, чтобы элементы управления были сгруппированы согласно виду выполняемой работы, а не по другим критериям, например, вокруг пользующихся авторитетом руководителей. Этот способ известен как «принцип ориентации». Распределение производственных обязанностей и формирование логических групп должны неизбежно привести к созданию отделов или подразделений, то есть коллективов людей, выполняющих некоторую аналогичную работу, как правило, под единым руководством начальника.

Создание отделов или подразделений путём группирования аналогичных производственных функций и служащих позволяет добиться более эффективного управления, необходимой гибкости руководства компанией в период расширения её хозяйственной деятельности.

Методы распределения обязанностей по отделам зависят от положенных в основу признаков. Перечислим их:

По принципу деления на равные по размеру группы. Этот метод применяется, когда профессиональные работники одинаковы, а для достижения какой-либо цели необходимо определённое число людей.

По функциональному признаку. Это наиболее распространённый способ создания отделов по производству, маркетингу, кадрам, финансовым вопросам. Их число зависит от потребностей самой организации.

По территориальному признаку. Этот способ наиболее распространён в случаях, когда предприятие осуществляет свою деятельность на территории разных районов. Все виды операций компании на данной территории могут быть поручены региональному управляющему по сбыту.

На основе выпускаемой продукции. Этот способ в настоящее время получает всё большее распространение на крупных предприятиях, расширяющих ассортимент производимой продукции, где другой метод привел бы лишь к усложнению структуры организации.

На основе интересов потребителя. В тех отраслях, где покупатель является ключевым фактором, его интересы оказывают решающее влияние на структуру организации. Это особенно характерно для службы сервиса.

В ООО «БИТ» стараются использовать все из вышеприведённых способов.

Первичная форма организации — когда осуществляется приём сотрудников — может быть представлена в следующем виде (рис. 1).

При формировании структур управления во внимание принимаются следующие вопросы:

• 1) стратификация, то есть, сколько может потребоваться уровней управления;
• 2) формализация, то есть насколько формальным должно быть взаимодействие;
• 3) централизация, то есть иерархия доведения принятых решений, все ли вопросы должно решать высшее руководство;
• 4) сложность организационной структуры, то есть насколько сложным должно быть управление с организационной точки зрения.

Анализ взаимоотношений между различными должностями, постами показывает, что существует целый ряд типов организационных структур, среди которых построение по принципу отделов или подразделений является наиболее простым и эффективным, тем более для таких небольших по своей форме предприятий как общество с ограниченной ответственностью. Организации можно классифицировать по следующим типам построения управления:

• — с линейной организацией управления;
• — с линейным и функциональным управлением;
• — с матричной системой управления;
• — с использованием комитетов.

В обществе с ограниченной ответственностью «БИП» используется линейное и функциональное построение организации, так как это наиболее распространённый подход в современном малом и среднем бизнесе (рис. 2). В данном случае линейное управление подкрепляется специальными вспомогательными службами.

Среди недостатков линейного и функционального построения необходимо отметить разногласия между линейными и функциональными служащими. Линейные служащие часто противодействуют работе функциональных экспертов. Возникающие разногласия могут выразиться в неправильном толковании полученной от экспертов информации, которая передаётся линейными служащими непосредственным исполнителям. Данная проблема частично существует и периодически возникает в ООО «БИТ», что заставляет руководство организации регулярно проводить внутреннюю переоценку структуризации предприятия.

Также ООО «БИТ» старается соблюдать принципы успешной организации, которые были сформулированы ещё А. Файолем:

Единство управления. Независимо от структуры организации, степени децентрализации и делегирования полномочий нести полную и абсолютную ответственность за деятельность всего предприятия должен один человек.

Скалярный метод передачи полномочий. Полная и абсолютная ответственность означает право не только управлять, но и передавать, делегировать часть полномочий другим лицам по линии руководства.

Единство подчинения. У любого служащего или работника может быть только один руководитель.

Принцип соответствия. Делегированные полномочия должны соответствовать уровню ответственности. Если на лицо возлагаются определенные обязанности, то его необходимо наделить и соответствующими полномочиями, необходимыми для выполнения этих обязанностей.

Масштабы управления. Число лиц, находящихся в эффективном управлении, лимитировано. Это зависит от ряда обстоятельств, от характера выполняемой работы.

Коммуникации, система связи. Как формальные, так и неформальные линии связи должны быть установлены и постоянно поддерживаться.

Принцип ориентирования. Организации должны строиться в соответствии с характером возложенных на них задач и не зависеть от субъективных факторов.

Принцип избирательности. Руководство должно получать лишь ту информацию, которая выходит за рамки плана и является исключительной, то есть либо благоприятной, либо неблагоприятной для ведения бизнеса. Так можно будет отсечь лишнюю, непригодную к использованию информацию.

Дифференциация работы. Различные виды работы имеют разные характеристики, что необходимо предусмотреть при создании организации. Например, высококвалифицированный индивидуальный труд требует иных условий, чем полуквалифицированные повторяющиеся операции.

Разбивка сложного элемента на простые составляющие, специализация и стандартизация. Эти методы должны найти своё применение в организации, так как позволяют снизить затраты.

Контроль за осуществлением операций. Эта функция должна быть поручена чётко обозначенному для этой цели аппарату. Определенная часть администрации должна следить за ежедневным ходом выполнения операций. Творческий подход к делу должен поощряться.

Планирование должно всегда предшествовать выполнению работы.

Гибкость. Структура организации должна позволять вносить в неё коррективы в связи с изменением методов, задач, целей, масштаба коммерческой деятельности, появлением новых технологий и ресурсов. Конечно, внесение значительных изменений требует всестороннего исследования.

Доступность всех уровней организации. Любой сотрудник или работник организации должен иметь право и возможность подать жалобу, высказать замечания или предъявить рекламации соответствующему руководителю.

Предприятие возглавляет директор, который организует всю работу предприятия и несёт полную ответственность за его состояния и деятельность прерии государством и трудовым коллективом. Он выполняет следующие основные функции:

• — представляет предприятие во всех учреждениях и организациях,
• — распоряжается имуществом предприятия,
• — заключает договора,
• — издаёт приказы по предприятию,
• — в соответствии с трудовым законодательством принимает и увольняет работников,
• — применяет меры поощрения и налагает взыскания на работников предприятия,
• — открывает в банках счета предприятия.

Важным функциональным элементом ООО «БИТ» является главный инженер, который выполняет ряд основных для данного предприятия функций:

• — руководит работой технических служб предприятия,
• — несёт ответственность за выполнение плана, выпуск высококачественной продукции и использование новейшей техники и технологии.

Главный инженер возглавляет производственно-технический совет предприятия, являющийся совещательным органом. Ему подчиняются отделы:

• — технический,
• — главного механика,
• — главного энергетика,
• — производственно-диспетчерский,
• — технического контроля,
• — техники безопасности.

В задачи технического отдела входят вопросы совершенствования выпускаемой продукции, разработки новых видов продукции, внедрение в производство новейших достижений науки и техники, механизации и автоматизации производственных процессов, соблюдение установленной технологии.

Отдел главного механика вместе с подчинёнными ему подразделениями обеспечивает контроль за работой и наладку технологического оборудования, проводить все виды ремонта технологического оборудования, а также монтаж нового и демонтаж устаревшего оборудования на складах грузо-транспортный порталов.

Отдел главного энергетика вместе с подчиненными ему подразделениями обеспечивает бесперебойное снабжение предприятия электроэнергией, теплотой, водой и другим. Также отдел:

• — проводит планирование и осуществляет ремонт энергетического оборудования,
• — разрабатывает и осуществляет мероприятия по реконструкции, техническому перевооружению и перспективному развитию энергетического хозяйства предприятия,
• — проводит нормирование расходов электроэнергии, и топлива,
• — проводит мероприятия по использованию вторичных энергоресурсов,
• — организует хозрасчёт в энергетических цехах,
• — разрабатывает технические и организационные мероприятия по повышению надёжности и увеличения срока службы энергетического оборудования,
• — проводит работы по оптимизации режимов использования энергетического оборудования в энергетических и производственных цехах,
• — разрабатывает мероприятия по борьбе с загрязнением воздушного бассейна и по очистке промышленных сточных вод от систем энергоснабжения,
• — проводит работы по научной организации труда в энергетических цехах и совершенствованию учёта, расчёту потребностей и составления энергобалансов, анализу, учёту и представлению отчётности,
• — проводит инструктаж и обучение персонала,
• — осуществляет производственные связи с другими подразделениями предприятия и районными энергоснабжающими организациями.

Производственно-диспетчерский отдел осуществляет оперативный контроль за ходом производства, разрабатывает календарные графики работы, устраняет причины, нарушающие нормальный режим производства.

Отдел технического контроля в ООО «БИТ», как дилерско-транспортной организации, является также крайне важным. Качество продукции является определяющем в общей оценке результатов деятельности трудового коллектива. Он:

• — осуществляет контроль за комплексностью и качеством готовой продукции,
• — разрабатывает предложение по предупреждению и уменьшению брака,
• — организует контроль за качеством поступающего на предприятие сырья, материалов, полуфабрикатов.

Главный экономист, являющийся в ООО «БИТ» заместителем директора по экономическим вопросам, руководит работой по планированию и экономическому стимулированию на предприятии, повышению производительности труда, выявлению и использованию производственных резервов улучшению организации производства, труда и заработной платы, организации внутризаводского хозрасчёта. Ему могут подчиняться планово-экономический отдел, бухгалтерия, финансовый отдел, экономическая служба.

Планово-экономический отдел на любом предприятии считается основным элементом, отвечающим за экономическую сбалансированность и жизнеспособность фирмы. Отдел:

• — разрабатывает годовые, квартальные планы предприятия и отдельных цехов,
• — контролирует их выполнение,
• — определяет пути устранения недостатков,
• — организует и совершенствует внутризаводское и внутрицеховое планирование,
• — разрабатывает нормативы для образования фондов экономического стимулирования,
• — ведёт оперативный статистический учёт, анализ показателей работы основных агрегатов, цехов и заводов,
• — разрабатывает и представляет на утверждение проекты, цены на новую продукцию,
• — изучает и внедряет передовой опыт в организации планово-экономической работы.

С данным отделом напрямую связан отдел маркетинга и внешней рекламы ООО «БИТ», о котором речь пойдёт ниже.

Бухгалтерия осуществляет учёт средств предприятия и хозяйственных операций с материальными и денежными ресурсами, устанавливает результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Финансовый отдел производит финансовые расчёты с заказчиками и поставщиками, связанные с реализацией готовой продукции, приобретением необходимого сырья, топлива, материалов. В задачи этого отдела входит также получение кредитов в банке, своевременный возврат ссуд, взаимоотношение с государственным бюджетом.

Экономическая служба проводит всесторонний анализ результатов деятельности предприятия, разрабатывает мероприятия по снижению себестоимости и повышению рентабельности предприятия, улучшению использования производственных фондов, выявлению и использованию резервов на предприятии, осуществляет методическое руководство вопросами научной организации труда, участвует в разработке технико-экономических нормативов и конкретных показателей по экономическому стимулированию.

Заместитель директора по хозяйственным вопросам руководит материально-техническим снабжением и сбытом продукции, работой жилищно-коммунального хозяйства.

Заместитель директора по кадрам руководит отделом организацией труда и заработной платы и отделом кадров.

Отдел организации труда и заработной платы разрабатывает штатное расписание, составляет годовые, квартальные, и месячные планы по труду и заработной плате и осуществляет контроль за их выполнением, разрабатывает мероприятия по повышению производительности труда, внедрению прогрессивных систем заработной платы, разрабатывает положение об образовании и расходовании фонда материального поощрения, разрабатывает технически обоснованные нормы выработки и проводит анализ их выполнения, организует и участвует в разработке вопросов научной организации труда, содействует движению за коллективную гарантию трудовой и общественной дисциплины.

Основным отделом для анализа в рамках данной дипломной работы и важным в структуре ООО «БИТ», исходя из реалий современного цивилизационно-экономического развития общества, является отдел маркетинга и внешней рекламы. Как говорилось выше, этот элемент структуры ООО «БИТ» тесно связан с планово-экономическим отделом предприятия. Его основными функциями, согласно положению о предприятии, считаются:

• — анализ рынка спроса и предложения по категориям продукции, чьей дилером является ООО;
• — составление рекламных проектов по оптимизации деятельности рынка оптового спроса;
• — выявление финансово-экономической рентабельности каждого вида рекламной деятельности предприятия;
• — анализ результатов рекламной деятельности на предмет выявления новых форм рекламы своих услуг.

Данная структура является действительной для головного сегмента предприятия, а в филиалах ООО «БИТ» функции руководителей подразделений выполняют заместители, напрямую подчинённые своим руководителям в головном отделении (сегменте).