Инвентаризация ОС. Учет основных средств

Порядок проведения инвентаризации основных средств и отражение ее результатов в бухгалтерском учете регулируется «Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (утв. приказом Министерства финансов РФ от 13.06.95 г.).

Цель инвентаризации — подтвердить наличие основных средств в натуре по местам их эксплуатации или местонахождения по данным бухгалтерского учета.

Инвентаризация основных средств является обязательной процедурой в следующих случаях:

• -при реорганизации предприятия (слияние, разделение, присоединение, выделение, преобразование) на дату составления бухгалтерского баланса);
• -при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• -после стихийных бедствий (немедленно после их окончания);
• -перед составлением годового отчета (не ранее 1 октября);
• -при выявлении фактов хищения, а также порчи такого имущества (сразу после установления таких фактов);
• -в других случаях, предусмотренных законодательством РФ или нормативными актами Министерства финансов РФ.

Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а книжного фонда библиотек — один раз в пять лет. Другие сроки проведения инвентаризации вправе устанавливать руководитель предприятия. Он же определяет состав инвентаризационной комиссии.

Перед проведением инвентаризации уточняется и правильность оформления первичной учетной документации по наличию и движению основных средств (инвентарные карточки или книги, технические паспорта, акты приема-передачи и т. п.).

Материально ответственные лица в письменной форме должны подтвердить, что все приходные и расходные документы на основные средства сданы в бухгалтерию. Принятые объекты оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Такой подход в дальнейшем позволит избежать возможных конфликтов между членами инвентаризационной комиссии и лицами с материальной ответственностью.

Фактическое наличие и техническое состояние объектов устанавливаются членами инвентаризационной комиссии совместно с материально ответственными лицами путем непосредственного осмотра по месту нахождения.

Итоги проверки заносятся в инвентаризационные описи (ф. № инв.-1) ручным способом или средствами вычислительной техники в разрезе каждого наименования объекта, с обязательным указанием их инвентарного номера.

Неучтенные основные средства, а также основные средства, по которым выявлена недостача, записываются в отдельную инвентаризационную опись (ф. № инв.-18).

На основные средства, используемые предприятием на условиях аренды, независимо от ее характера (краткосрочная или долгосрочная), составляется отдельная инвентаризационная опись в двух экземплярах. Один экземпляр остается у предприятия, а другой высылается в адрес арендодателя.

Объекты, которые в учете относятся к активной части основных средств (машины, оборудование, транспортные средства), показываются в инвентаризационной описи с подробной расшифровкой их технической характеристики и заводского инвентарного номера.

Оформленные соответствующим образом инвентаризационные описи комиссия передает в бухгалтерию для составления сличительной ведомости. Данная ведомость включает только те объекты, по которым имеются расхождения с бухгалтерской информацией.

Возможен вариант, при котором материалы результатов инвентаризационной комиссии с учетом ее предложений оформляются соответствующим протоколом. Он утверждается руководителем организации.

На основании приказа руководителя по материалам инвентаризационной комиссии в бухгалтерии составляются записи по результатам инвентаризации.

Выявленные излишки основных средств приходуют. Делаются записи на счетах бухгалтерского учета:

Д 01 «Основные средства».

К 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 91−1 «Прочие доходы».

При недостаче и порче объектов основных средств делаются записи на счетах бухгалтерского учета:

на сумму первоначальной (восстановительной) стоимости объекта основных средств:

Д 01 «Основные средства» субсчет «Выбытие основных средств».

К 01 -«Основные средства» субсчет «Основные средства в эксплуатации»;

на сумму амортизационных отчислений, накопленных за время эксплуатации объекта:

Д 02 «Амортизация основных средств».

К 01 «Основные средства» субсчет «Выбытие основных средств»;

на сумму остаточной стоимости:

Д 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

К 01 «Основные средства» субсчет «Выбытие основных средств».

При выявлении конкретных виновников на сумму рыночной стоимости объекта основных средств делаются записи на счетах бухгалтерского учета:

Д 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба».

К 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

на сумму первоначальной (восстановительной) стоимости объекта основных средств:

Д 01 «Основные средства» субсчет «Выбытие основных средств».

К 01 -«Основные средства» субсчет «Основные средства в эксплуатации»;

При взыскании с виновных лиц стоимости недостающих ценностей разница между стоимостью недостающих ценностей, зачисленной на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», и их стоимостью, отраженной на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», относится в кредит счета 98 «Доходы будущих периодов».

По мере погашения задолженности виновником ее соответствующую часть списывают:

Д 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

К 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» — если производится удержание из заработной платы виновника недостачи;

Д 50 «Касса».

К 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» — если виновник недостачи вносит сумму недостачи наличными деньгами в кассу предприятия.

Недостачи ценностей, выявленные в отчетном году, но относящиеся к прошлым отчетным периодам, признанные материально ответственными лицами или на которые имеются решения суда о взыскании с виновных лиц, отражаются бухгалтерскими записями:

Д 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

К 98 «Доходы будущих периодов" — субсчет 98−1 «Доходы, полученные в счет будущих периодов».