Ведение деловых переговоров

Протокольные визиты, деловые встречи, беседы и переговоры являются наиболее распространенными формами международного делового общения.

Необходимо быть широко образованным, хорошо информированным собеседником, чтобы достойно представлять на деловых переговорах свой банк или фирму. Рекомендуется до начала переговоров подготовиться к возможной дискуссии для аргументированной защиты своей позиции. В случае необходимости сделать официальное заявление. Последнее зачитывается строго по тексту, поскольку каждое слово в нем имеет принципиальное значение. В международной практике это считается обычным явлением и широко практикуется. Текст официального заявления далее передается собеседнику.

Во время переговоров очень важно достигнуть полного понимания своего собеседника. Непонятные моменты нужно обязательно попросить разъяснить дополнительно. Памятную записку или какой-либо другой документ, врученный во время деловой беседы, следует внимательно прочесть сразу после получения.

Наличие или отсутствие доверительных отношений между партнерами оказывает сильное влияние на процесс ведения деловых переговоров.

Большое значение имеют и личные качества участников переговоров. В мировой практике учитываются пять наиболее общих моделей психологических взаимоотношений, которые способствуют или мешают переговорному процессу. Это — боязнь вступить в деловой контакт, сомнения (боязнь ошибки), негативное отношение, сочувствие, положительный настрой. В процессе общения имеют место все перечисленные психологические модели, но преобладает какая-либо одна.

Практика международных переговоров показывает, что в случае симметричных и эквивалентных отношений обсуждение вопросов проходит с максимальной эффективностью.

Успешному ведению переговорного процесса способствует обоюдное стремление к достижению договоренности, хорошее знание партнера, доверие к нему.

Наиболее успешно переговоры проходят между людьми со сходными интересами. Беседа участников переговоров, имеющих приблизительно одинаковый уровень квалификации, характеризуется наиболее адекватным обменом информации.

В случае необходимости участники переговоров по ходу беседы должны вступать в дискуссию и отстаивать свои интересы. Свидетельством недостаточной квалификации работника является поспешное заявление: «Я доложу об этом руководству банка (фирмы, предприятия)». Не следует спешить с подобным заявлением, поскольку проявив определенную выдержку, настойчивость и гибкость, можно достойно защитить интересы своего банка (фирмы). Однако нельзя исключить случаи, когда следует давать именно такой приведенный выше ответ.

Доброжелательное, вежливое отношение к людям, внимательность и общительность, способность завязать и поддерживать разговор, умение быть располагающим к себе — необходимые качества, которые помогут любому участнику переговоров в установлении дружеских и профессиональных — контактов.

В соответствии с международным этикетом деловые переговоры ведутся только в спокойном тоне, даже если тема обсуждения неприятна.

Разговоры на повышенных тонах, личные оскорбления и выражения возмущения недопустимы. Одна из функций протокола как раз и состоит в том, чтобы содействовать поддержанию нормальных отношений между участниками переговоров, устранять из дискуссии все, что не имеет прямого отношения к делу. Комплиментарная фраза: «Примите уверения в моем самом высоком к Вам уважении» имеет глубокий смысл и является неотъемлемой составной частью дипломатического протокола.

Проведение многосторонних переговоров или международных конференций — наиболее сложное и ответственное дело для отделов внешних связей и протокольных служб различных банков или фирм. Такие переговоры (конференции) проходят с большим количеством участников и подготовительная работа требует затраты больших усилий. Необходимо тщательно продумать и организовать четкое выполнение программы подготовительных действий:

• — порядок встречи иностранцев;
• — персональный состав встречающих с нашей стороны;
• — участие представителей иностранных учреждений, аккредитованных в Российской Федерации;
• — участие представителей прессы, телевидения и радио;
• — преподнесение цветов;
• — приветственные речи;
• — размещение в гостинице;
• — деловая часть программы (переговоры, встречи, беседы);
• — приемы, завтраки, обеды и т. д.;
• — поездки по стране;
• — окончательные проводы.

Целью переговоров на подобных встречах и конференциях могут быть различные финансовые и экономические проблемы; заключение договоров, соглашений или контрактов; рассмотрение результатов их осуществления; обсуждение других проблем, представляющих взаимный интерес, и т. д. В одних случаях участники двусторонних или многосторонних переговоров рассматривают одну проблему во всех ее аспектах. В других случаях переговоры отличаются своей многоплановостью. Ключевой момент всей подготовительной работы к двусторонним или многосторонним переговорам — выработка руководящих принципов, определяющих деятельность (работу) делегации на переговорах. Одновременно с разработкой позиции по вопросам, рассматриваемым на встрече, формируется состав участников встречи. Состав и уровень участников межбанковских и других переговоров зависит от значимости, придаваемой этой встрече ее участниками. Как правило, на переговоры направляются представители примерно одинакового уровня, За деятельность всех членов делегации и каждого из них в отдельности отвечает глава делегации. Поэтому глава делегации должен полностью владеть предметом переговоров, хорошо знать каждого сотрудника, его профессиональные и личные качества. Только при соблюдении таких условий глава делегации сможет успешно выполнять свои функции и обеспечить максимальную эффективность работы участников встречи.

Для успешного ведения переговоров сотрудники-участники делегации должны иметь энциклопедический уровень образования, высокий профессионализм, ораторское искусство и тщательную подготовку именно к предстоящей встрече.

Предстоящие переговоры предусматривают заблаговременную подготовку основополагающих документов и других рабочих материалов.

В зависимости от истинного отношения сторон к достижению результата переговоры делятся на три категории. Первая — когда одна из сторон заинтересована не допустить договоренности (или проявляет безразличие). Вторая — когда одна из сторон проявляет умеренный, но не достаточно сильный (или срочный) интерес к достижению результатов. Третья категория — когда обе стороны стремятся добиться положительных результатов. Если все участники относятся к переговорам, как к переговорам третьей категории, т. е. проявляют общий интерес к достижению договоренности.

Для успеха переговоров особенно важно, чтобы первоначально заявленные максимально высокие требования того или иного участника не отпугнули остальных.

В ходе самих переговоров могут возникать непредвиденные обстоятельства, которые потребуют дополнительных проработок статей контракта, а также определенной корректировки позиций. В таких случаях следует проявлять не только твердость, но и гибкость, готовность к взаимным уступкам и допустимым компромиссам. Каждая сторона должна извлечь из компромисса определенную пользу.

Успех переговоров возможен только при учете не только своих коренных интересов, но и интересов партнера. Именно на этой почве возникают доверие и взаимопонимание, столь необходимые для нахождения сбалансированного и согласованного решения любых сложных вопросов.