Аудит расчетов с персоналом по оплате труда

Целью аудита является установление соответствия применяемой в организации методики учета и налогообложения операций по оплате труда и расчетам с персоналом нормативным документам для того, чтобы выявить имеющиеся ошибки или нарушения и степень их влияния на достоверность бухгалтерской отчетности.

Основными задачами аудита являются:

• — оценка существующей в организации системы расчетов с персоналом по оплате труда;
• — анализ состояния синтетического и аналитического учета операций по оплате труда и расчетам с персоналом организации;
• — оценка полноты отражения совершенных операций в бухгалтерском учете;
• — проверка соблюдения организацией налогового законодательства по операциям, связанным с расчетами по оплате труда.

Исходя из целей проверки операций по оплате труда и расчетов с персоналом организации, основным объектом являются расходы на оплату труда.

Специфика предприятия, объем и сложность работы по его проверке требуют четкой последовательности при проведении аудита и правильного распределения обязанностей между аудиторами.

С этой целью аудитором составляется программа проверки, в которой указываются:

• — цель и задачи аудита;
• — основные участки и разделы учета, подлежащие проверке;
• — характер проверки (сплошная, выборочная, визуальная и т. д.);
• -закрепление обязанностей за членами бригады;
• — предполагаемая продолжительность проверки и сроки ее начала и окончания.

В программе проверки указываются участки работы, имеющие определяющее значение для расчетов с персоналом предприятия. При этом необходимо обосновать, что данные проверки по этим участкам важны для оценки состояния внутреннего контроля.

По каждому проверяемому участку следует определить характер проверки — сплошной и выборочной.

Сплошная проверка проводится в отношении кассовых, банковских документов, авансовых отчетов, что же касается первичной документации по заработной плате, расчетам, то по этим разделам учета проверка производится выборочно.

Если проверку осуществляет бригада аудиторов, то следует определить, какие участки проверяет тот или иной аудитор, исходя из квалификации и опыта практической работы.

Программа аудита операций по оплате труда и расчетам с персоналом организации представляется руководителю проверяемого субъекта для согласования объектов проверки и сроков. Программа аудиторской проверки по просьбе руководителя может быть скорректирована с учетом состояния внутреннего контроля. В ходе самой проверки могут быть внесены коррективы в содержание и продолжительность проверки тех или иных участков аудита.

Важное значение в процессе аудита операций по оплате труда и расчетам с персоналом проверяемого субъекта приобретает выработка стратегии проверки, которая должна предусматривать:

• — порядок сбора информации для составления программы проверки;
• — анализ собранной информации;
• — приемы, способы и методы проверки операций по начислению размеров оплаты труда, правильности удержаний и выплаты причитающихся сумм персоналу;
• — предварительную оценку аудиторского риска.

Стратегия проверки оформляется в виде плана проверки, целью которого является:

• — определение сущности, характера, глубины и объема используемых в процессе проверки тестов, приемов и способов;
• — оценка времени и затрат труда на осуществление тестирования процессов проверки;

достижение абсолютного согласия руководителя проверяемого субъекта по объему контрольных процедур;

— обеспечение обоснованности аудиторских доказательств и качества проведенной проверки.

Установив объекты аудита, необходимо детально разобраться, какие же нормативные документы регулируют порядок взаимоотношений и совершения операций в данной области.

Основной задачей проверки расчетов с персоналом по оплате труда является проверка соблюдения нормативно-правовых актов при начислении оплаты труда, удержании из нее и правильности ведения бухгалтерского учета расчетов по оплате труда.

Прежде всего, целесообразно проверить, как осуществляется на предприятии соблюдение трудового законодательства. В этой связи аудитор должен проверить, как ведется оформление сотрудников при приеме и увольнении, учет их рабочего времени, как построена система оплаты труда, наличие Положения по оплате труда и др.

Правильность оформления (прием на работу работников и оформление) проверяется по приказам, контрактам, трудовым соглашениям. Что касается применяемых систем оплаты труда, то в основном используются аккордная, сдельная и повременная система оплаты труда.

Источниками информации, используемой в процессе контроля, являются аналитические и синтетические данные по счетам 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)», субсчет 76/4 «Расчеты по депонированным суммам», первичные документы по учету выработки и начислению оплаты труда (табеля учета отработанного времени, наряды и др.), листки о временной нетрудоспособности, расчеты на оплату отпусков и т. д., нормативные документы, регулирующие эти операции.

Учет рабочего времени, соблюдения установленного режима работы и начисления заработной платы работающим, состоящим на повременной оплате труда, организуется в табеле учета рабочего времени и расчета оплаты труда (ф. №Т-12). По этому документу можно проверить все необходимые данные по каждому работающему, включая отработанное время, дни отпуска, время нахождения в командировке, дни болезни и др.

Контроль аналитического учета расчетов по оплате труда может быть сплошным или выборочным. Вначале проверяют правильность справочных данных (льгот). Затем изучаются достоверность первичных документов, правильность их заполнения, соответствие требованиям нормативных документов по начислению и выплате заработной платы и других видов оплаты труда.

При повременной оплате труда проверяется правильность применения тарифных ставок или условий контракта, а при сдельной — выполнение количественных и качественных показателей работы, правильность применения норм и расценок.

При проверке первичных документов по учету труда и его оплаты устанавливают наличие подписей должностных лиц, ответственных за учет выполненных работ, правильность заполнения всех реквизитов, нет ли в документах подчисток, исправлений (неоговоренных) и т. д.

При проверке табелей учета рабочего времени и нарядов, а также других первичных документов по начислению оплаты труда необходимо выяснить, нет ли случаев включения в них вымышленных (подставных) лиц. Для этого следует проанализировать наряды по датам их выдачи, сопоставить фамилии рабочих в нарядах и табелях учета рабочего времени с данными учета личного состава. Необходимо проверить, нет ли случаев повторного начисления сумм по ранее оплаченным первичным документам, повторения фамилий одних и тех же лиц в нескольких расчетно-платежных ведомостях. Особое внимание следует обратить на наряды, выписанные на лиц, не состоящих в списочном составе предприятия и проработавших непродолжительное время, а также наряды по установлению брака и переделке работ, выполненных с низким качеством.

При проверке первичных документов и расчетных ведомостей особое внимание необходимо уделить правильности арифметических подсчетов.

Начинать проверку расчетов с персоналом по оплате труда следует с установления соответствия показателей аналитического учета по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» с записями в Главной книге и бухгалтерском балансе на одну и ту же дату. Для этого необходимо сверить сальдо по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» на первое число в Главной книге и в балансе предприятия с итоговыми суммами (к выдаче) расчетно-платежных ведомостей. При выявлении расхождений необходимо установить их причины.

Также необходимо сверить данные по счету 76 (субсчет «Расчеты по депонированным суммам) с данными книги учета депонированной зарплаты.

Проверка расчетов по оплате труда довольно трудоемкий процесс, поэтому аудитор проводит проверку наиболее значимых операций. По начисленным видам оплаты можно проверить: начисление повременной оплаты, расчеты по среднему заработку, за дни пребывания в отпуске, премий и других видов оплат.

По удержаниям с работников необходимо проверить: правильность исчисления налога на доходы, расчеты удержаний по исполнительным листам, расчеты по прочим видам удержаний. При несовпадении данных необходимо установить причины расхождения, отметить ошибки, внести исправления и отметить необходимость пересчета начисления и по другим работающим.

При контроле правильности расчетов среднего заработка, прежде всего, необходимо установить, правильно ли он определен. Если ошибки не обнаружены, то дальнейшие расчеты можно не проверять.

При проверке правильности исчисления налога на доходы физических лиц аудитор должен руководствоваться Налоговым кодексом РФ. Необходимо уточнить величину вычетов, статус работника (штатный или совместитель), проверить правильность расчета налога на доходы.

Удержания по исполнительным листам проверяют, пользуясь соответствующей формулой расчета. Если удержания производятся по исполнительному листу (на детей), то расчет выполняют по такому алгоритму:

где Суд — сумма удержаний на содержание детей;

Снач. — общая сумма начислений по работающему за месяц;

Снд — сумма налога на доходы, удержанного с начисленной за месяц суммы;

N — процент удержаний.

К прочим видам удержаний относятся: удержания за товары, приобретенные в кредит; удержания по выданным ссудам; удержания по межрасчетным выплатам и др. Их проверка не представляет сложности.

Особое внимание при проверке расчетов по оплате труда с работающими следует обратить на формирование налоговой базы. Помимо доходов в виде заработной платы работников, в доходы налогоплательщиков должны быть включены полученные ими материальные выгоды:

• — во-первых, от экономии на процентах за пользование налогоплательщиком заемными средствами, например: работником хозяйствующего субъекта получена беспроцентная ссуда на приобретение квартиры. Полученные налогоплательщиком доходы от экономии на процентах за пользование заемными средствами в налоговую базу включаются исходя из трех четвертых действующей ставки рефинансирования, установленной ЦБ РФ на дату получения таких средств, над суммой процентов, исчисленной исходя из условий договора;
• — во-вторых, от приобретения товаров (работ, услуг) у физических лиц в соответствии с гражданско-правовым договором, а также у организаций и индивидуальных предпринимателей, являющихся взаимозависимыми по отношению к налогоплательщику, например: работником хозяйствующего субъекта получен в кредит холодильник с торговой наценкой в размере 10% при действующей ставке для работников сторонних организаций 30%. Налоговая база при получении доходов от приобретения товаров (работ, услуг) у физических лиц, организаций и индивидуальных предпринимателей определяется как превышение цены идентичных (однородных) товаров (работ, услуг), реализуемых лицами, являющимися взаимозависимыми по отношению к налогоплательщику, в обычных условиях лицам, не являющимся взаимозависимыми, над ценами реализации идентичных (однородных) товаров (работ, услуг) налогоплательщику;
• — когда страхование работников производится работодателями в обязательном порядке в соответствии с действующим законодательством, а также по договорам добровольного страхования, предусматривающим выплаты в возмещение вреда жизни и здоровью застрахованных физических лиц и (или) оплату страховщиками медицинских расходов застрахованных физических лиц при условии отсутствия выплат застрахованным физическим лицам;
• — заключения работодателями добровольного пенсионного страхования (договоров о добровольном негосударственном пенсионном обеспечении) при условии, что общая сумма страховых (пенсионных) взносов не превысит двух тысяч рублей в год на одного работника. Кроме того, аудитор должен тщательно проверить правильность оценки натуральных выплат в счет задолженности по оплате труда персонала. К доходам, полученным в натуральной форме, относятся: оплата (полностью или частично) за налогоплательщика организациями или индивидуальными предпринимателями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в т. ч. коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика; полученные налогоплательщиком товары, выполненные в его интересах работы, оказанные услуги на безвозмездной основе; оплата труда в натуральной форме.

Наряду с тщательной проверкой налоговой базы, следует уделить достаточное внимание проверке правильности применения налоговых ставок. Налоговая ставка по доходам физических лиц в виде заработной платы и полученным ими в форме материальных выгод установлена в размере 13%.

Налог на доходы физических лиц от долевого участия в деятельности организаций, полученные в виде дивидендов, уплачивается, если они получены от российских организаций или действующих в РФ постоянных представительств иностранных организаций, по налоговой ставке 30%.

Налоговая ставка в размере 35% установлена в отношении следующих доходов:

• — выигрышей, выплачиваемых организаторами лотерей, тотализаторов и других основанных на риске игр (в т. ч. с использованием игровых автоматов);
• — стоимости любых выигрышей или призов, получаемых в проводимых конкурсах, играх и других мероприятиях в целях рекламы товаров (работ, услуг), в части превышающей 4000 рублей по каждому из оснований;
• — суммы страховых выплат, полученные по договорам добровольного страхования жизни, заключенным на срок менее 5 лет, если сумма страховых выплат превышает суммы, внесенные физическими лицами в виде страховых взносов, увеличенных страховщиками на сумму, рассчитанную исходя из действующей ставки рефинансирования ЦБ РФ на момент заключения договора;
• — процентных доходов по вкладам в банках в части превышения суммы, рассчитанной исходя из ¾ действующей ставки рефинансирования ЦБ РФ в течение периода, за который начислены проценты по рублевым вкладам и 9% годовых по вкладам в иностранной валюте;
• — суммы экономии на процентах при получении налогоплательщиками заемных средств в части превышения ¾ действующей ставки рефинансирования, установленной ЦБ РФ на дату получения таких средств, над суммой процентов, исчисленной исходя из условий договора. Общая сумма налога представляет собой сумму, полученную в результате сложения сумм налога по всем ставкам.

Типичные ошибки Для аудитора очень важно знать наиболее распространенные ошибки и нарушения, которые встречаются при расчетах по оплате труда.

Типичные ошибки, которые выявляются в ходе проверки расчетов с персоналом по оплате труда и прочим операциям, следующие:

• — отсутствие обязательных системных документов, связанных с оплатой труда (Положения по оплате труда, Положения по премированию, штатного расписания, приказов, трудовых договоров, трудовых книжек, табелей учета рабочего времени и пр.);
• — не применяются типовые формы первичных документов по оплате труда;
• — несоблюдение условий труда, предусмотренных Трудовым кодексом РФ (непредставление отпуска или предоставление его менее установленной продолжительности, принуждение к сверхурочной работе, невыплата заработной платы в установленные сроки);
• — несоответствие начисленной заработной платы или стимулирующих выплат условиям трудовых договоров, действующих в организации положениям;
• — неправильное начисление доплат, установленных Трудовым кодексом;
• — неправильное исчисление среднего заработка;
• — неправильное исчисление причитающихся работнику компенсаций (в частности за неиспользованный отпуск);
• — отсутствуют документы, подтверждающие начисление и удержание заработной платы;
• — допущены ошибки при начислении выплат по среднему заработку (отпускных, по временной нетрудоспособности и др.);
• — не надлежащим образом ведется учет (неправильная корреспонденция счетов, расхождения между данными аналитического и синтетического учета и т. п.).

Внутренняя аудиторская проверка расчетов по оплате труда в ООО «МЦ «Агапе».

Внутренний аудит проводился таким образом в ООО «МЦ «Агапе», чтобы получить разумную уверенность в том, что финансовая (бухгалтерская) отчетность не содержит существенных искажений.

На первом этапе осуществляется проверка внутренних локальных документов по учету труда и заработной платы. Трудовые отношения между работниками и организацией регулируются коллективным договором — правовым актом, регулирующим социально-трудовые отношения в организации и заключаемым работниками и работодателями в лице их представителей (ст. 40 ТК РФ). Порядок ведения коллективных переговоров и заключения коллективного договора регулируется Трудовым кодексом РФ.

Коллективный договор вступает в силу со дня подписания его сторонами либо со дня, установленного в самом коллективном договоре (ст. 43 ТК РФ). Действовать он может не более трёх лет, при этом допускается его продление также на срок до трех лет.

В коллективный договор рекомендуется включить дополнительные положения по локальному нормативному регулированию расчетов с персоналом по оплате труда:

• — порядок и размеры начислений стимулирующего характера, в том числе премии за производственные результаты, надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и другие показатели;
• — порядок и размеры стимулирующего или компенсирующего характера, связанные с режимом работы и условиями труда, в том числе надбавки к тарифным ставкам за работу в ночное время, за совмещение профессий, за работу в тяжелых, вредных условиях труда, за работу в выходные и праздничные дни, производимые в соответствии с законодательством РФ.

Выплаты стимулирующего и компенсирующего характера, предусмотренные в коллективном договоре, являются экономически обоснованными в целях признания расходов на оплату труда в налоговом учете.

В организации должны быть разработаны: Положение об оплате труда, Положение о премировании, Правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, график отпусков, должностные инструкции, которые являются локальными нормативными актами. Эти документы содержат нормы трудового права, обязательные только для конкретной организации или предпринимателя. Принимаются они работодателем самостоятельно по различным вопросам в пределах его компетенции (ст. 8 ТК РФ).

Положения регулируют права и обязанности работников и работодателя, рабочее время и время отдыха, формы поощрения работников и правила соблюдения трудовой дисциплины, условия выплаты заработной платы.

Все внутренние нормативные документы должны быть подвергнуты контролю с использованием следующих методов аудита:

• 1) наличие внутренних нормативных документов по заработной плате;
• 2) контроль на соответствие действующему Трудовому кодексу РФ и Налоговому кодексу РФ;
• 3) полнота отражения положений, регулирующих вопросы организации учета заработной платы, выплат, режима работы, соблюдения трудовой дисциплины.

На втором этапе изучается штатное расписание организации на соответствие типовой форме, наличию изменений, вносимых в течение отчетного года, и соответствию списочного состава работников. Штатное расписание организации проверяется на соответствие унифицированной форме, осуществляется контроль по существу, в том числе арифметический контроль. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом руководителя организации.

Контроль штатного расписания по существу включает: оформление структуры, штатный состав, численность, перечень должностей, должностные оклады, наличие надбавок, сведения о месячном фонде заработной платы.

На третьем этапе аудита проводится проверка наличия приказов (распоряжений) о приеме работника на работу и трудовых договоров. Проверка приказов о приеме работника на работу осуществляется с использованием следующих процедур: соответствие типовой форме, указание профессии (должности), наличие испытательного срока, условия приема на работу и характер предстоящей работы, указание оклада.

Основанием для издания приказа о приеме на работу является трудовой договор, который заключается с каждым работником при приеме его на работу. Аудит трудовых договоров осуществляется на соответствие Трудовому кодексу РФ.

Трудовые договоры должны учитывать особенности осуществления трудовой деятельности в данной организации. Указание в трудовых договорах доплат, надбавок и прочих поощрительных выплат является обязательным экономическим обоснованием включения данных расходов в состав расходов на оплату труда, учитываемых для целей налогообложения налога на прибыль. В противном случае, расходы могут быть признаны налоговыми органами экономически необоснованными (п. 1 ст. 252, ст. 255 НК РФ).

Этапы проведения внутренней аудиторской проверки расчетов с персоналом по оплате труда Заработная плата работника складывается из следующих составляющих:

• 1) вознаграждения за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы;
• 2) стимулирующих выплат, а именно премий, надбавок и иных поощрительных выплат (ст. 129 ТК РФ).

Вознаграждение за труд и стимулирующие выплаты устанавливаются на договорном или локальном уровнях — трудовым и (или) коллективным договорами, соглашениями, локальными нормативными актами работодателя.

Основания для компенсационных выплат и их минимальные размеры устанавливаются законами и иными нормативными правовыми актами, а конкретные размеры фиксируются в локальных документах организации. При этом они не могут быть ниже нормативно установленных размеров.

Проверка внутренних нормативных документов организации подтверждает соблюдение действующих норм и правил трудового законодательства, предусмотренных Трудовым кодексом РФ. Однако для подтверждения правильности документального оформления расчетов, ведения аналитического и синтетического учета, достоверности задолженности по расчетам с персоналом по оплате труда необходимо проведение детального исследования системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля расчетных операций. Аудит расчетов с персоналом по оплате труда включает ряд последовательных этапов.

Аудитор осуществляет контроль трудовой дисциплины и учета отработанного времени на основании ведения табельного учета. Он заключается в ежедневной регистрации явок на работу, ухода с нее, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причины, а также часов простоя и часов сверхурочной работы.

Такой учет бухгалтер осуществляет в табеле учета рабочего времени (форма №Т-13). Проверяют табели на соответствие типовой форме, отметки о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время, отметки о фактически отработанном времени и днях в месяце.

Далее необходимо проверить правильность начисления заработной платы по расчетно-платежной ведомости, расчетным листкам, лицевым счетам. При этом, помимо подтверждения основного заработка, аудитор должен подтвердить обоснованность выплат работнику и проверить наличие оправдательных документов, подтверждающих прочие выплаты работникам, например, наличие справки-расчета бухгалтерии на доплаты при отклонении от нормальных условий труда, приказов руководителя о премировании, заявлений и приказов руководителя о выдаче материальной помощи.

Правильность начисления заработной платы за отработанное время аудитор устраняет при взаимной сверке данных с табелем учета рабочего времени. Все документы по начислению заработной платы проверяются следующим образом: наличие необходимых форм и видов документов, соответствие их правильность заполнения документов, обоснованность начислений заработка, правильность арифметических расчетов. При этом арифметическая проверка правильности начисления заработной платы осуществляется как по каждому работнику, так и общему фонду оплаты труда за месяц.

На следующем этапе аудита проводится контроль за правильностью начисления пособий по временной нетрудоспособности и отпускных работникам. Аудит осуществляется выборочным способом. Аудитор проводит следующие процедуры:

• 1) наличие документального подтверждения начисления пособий по временной нетрудоспособности и отпускных (заявления, приказы, больничные листы);
• 2) соблюдение законности начисления выплат в соответствии с действующим законодательством и Трудовым кодексом РФ (стаж работы, соблюдение максимального размера пособия по временной нетрудоспособности, количество дней отпуска);
• 3) документальная проверка начисления пособий по временной нетрудоспособности и отпускных (наличие листков нетрудоспособности, расчет отпускных и их оформление);
• 4) арифметическая проверка расчетов пособий по временной нетрудоспособности и отпускных (пересчитываются суммы, указанные бухгалтером).

В процессе аудита расчетов по оплате труда осуществляется проверка удержаний из заработной платы:

• — обязательных удержаний из заработной платы (начисление налога на доходы физических лиц и удержания по исполнительным листам);
• — удержания по инициативе работника (профсоюзные взносы, удержания сумм по кредитам, ссудам, удержание материального ущерба и т. д.).

При проверке обязательных удержаний из заработной платы аудитор устанавливает обоснованность применения налоговых вычетов по налогу на доходы физических лиц, а так же является ли работник штатным работником или работает по совместительству. Определяются наличие других удержаний из заработной платы и правильность расчета суммы налога на доходы физических лиц с дохода работника. При этом следует помнить: другие удержания из дохода работника не уменьшают налогооблагаемую базу по НДФЛ.

Аудитор проверяет соблюдение исчисления налогооблагаемого дохода, в соответствии с которым работник имеет право на налоговые вычеты, а также устанавливает своевременность перечисления НДФЛ. В соответствии с действующим законодательством налог должен быть уплачен в бюджет не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода, а также дня перечисления дохода со счетов организации в банке на счета работников.

Следующим этапом аудита является проверка правильности расчета суммы заработной платы, подлежащей выплате работнику после удержаний. Для этого в расчетно-платежной ведомости выборочным путем аудитор рассчитывает суммы к выдаче путем вычитания из начисленного заработка общей суммы удержаний. Сумма в расчетно-платежной ведомости сопоставляется с суммами к выдаче в платежной ведомости. Для выплаты заработной платы могут оформляться расходные кассовые ордера.

Проводя проверку расчетов, аудитор путем документальной проверки должен установить правильность и обоснованность сумм депонентской задолженности, имеющейся на счетах организации, причины ее невыплат, а также обратить внимание на наличие сумм задолженности, по которой истек срок исковой давности. Такие суммы списываются на основании данных инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя организации.

На заключительном этапе аудита осуществляется проверка организации бухгалтерского учета расчетов с персоналом по оплате труда по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Далее осуществляется общая проверка реальности сальдо по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в бухгалтерском учете и отчетности.

Внутренняя аудиторская проверка трудовых отношений в ООО «МЦ «Агапе» позволила сформулировать следующие замечания:

• 1. В проверяемом периоде в нарушение требований действующего трудового законодательства заработная плата сотрудникам выплачивалась 1 раз в месяц.
• 2. Нарушен порядок документального оформления изменений условий трудовых договоров.

Пример:

В некоторых случаях отсутствовали дополнительные соглашения к трудовым договорам при переводе сотрудника на другую должность и изменении его оклада. Например, по приказу № 3П от 14.01.2013 г. старшей медицинской сестры стоматологического отделения ФИО перевели на должности ассистента врача-стоматолога с окладом 11 700,00 руб.

3. Снижен контроль за порядком формирования первичных документов.

Выявлены случаи несоответствия данных первичных документов друг другу.

Пример:

Несоответствие времени работы по табелю учета рабочего времени и по расчету зарплаты представлены в таблице 13:

Таблица 13 Выявленные расхождения.

По результатам аудиторской проверки начисления налога на доходы физических лиц перечислены следующие замечания:

4. В проверяемом периоде НДФЛ перечислялся в бюджет не на момент выплаты отпускных, а вместе с НДФЛ по оплате труда.

Пример:

По РКО № 5 от 09.01.2013 г. были выплачены отпускные за январь 2013 г. Кадыровой С. Р. — 4972,38 руб. Сумма НДФЛ перечислена в бюджет вместе с суммой НДФЛ, удержанного с заработной платы за январь.

Аудит расчетов с персоналом по прочим операциям:

5. Организацией не соблюдался порядок оформления депонирования не выданных сумм по оплате труда.

Пример:

Так, по расходному кассовому ордеру № 62 от 28.02.2013 г. ФИО выдана зарплата за февраль 2013 г. Ранее суммы, причитающиеся к выдаче, не были получены, в графе «Подпись в получении денег» платежных ведомостей стоят прочерки. Кроме ФИО за указанный период своевременно не были получены денежные средства ФИО Отметки о депонировании не выданных сумм нет. Суммы в расходных ордерах соответствуют суммам фактически выданной зарплаты.

Результаты внутренней аудиторской проверки расчетов по оплате труда Внутренняя аудиторская проверка трудовых отношений и расчетов с персоналом по оплате труда в ООО «МЦ «Агапе» позволила сформулировать следующие рекомендации:

• 1. В соответствии с абз. 6 ст. 136 ТК РФ работодатель обязан выплачивать заработную плату не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка организации, коллективным договором, трудовым договором. (Пунктом 1 ст. 5.27 КоАП РФ определено, что нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от пяти до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда).
• 2. В соответствии со ст. 72 ТК РФ изменение определенных сторонами условий трудового договора, допускается только по соглашению сторон трудового договора. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.

Конкретной формы соглашения об изменении (дополнении) условий трудового договора трудовое законодательство не предусматривает.

Внесение изменений и дополнений в трудовой договор (в частности, при изменении трудовой функции, условий оплаты труда) оформляется в письменном виде отдельным соглашением, которое подписывается обеими сторонами трудового договора и является его неотъемлемой частью. Как правило, в данном соглашении излагаются в новой редакции конкретные пункты, положения трудового договора, претерпевшие изменения.

Согласно п. 1 ст. 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Таким образом, чтобы расходы на оплату труда были приняты в целях уменьшения налога на прибыль, размер выплачиваемой заработной платы должен соответствовать сумме, указанной в трудовом договоре.

Существует риск возникновения споров с налоговыми органами в отношении правомерности отражения в составе затрат, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль расходов на оплату труда, в части заработных плат не соответствующих условиям заключенных договоров.

3. Согласно ст. 9 Закона РФ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы (п. 4 ст. 9 Закона РФ «О бухгалтерском учете»).

Согласно Постановлению № 26 начисление заработной платы (формы Т-49 и N Т-51) производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов.

Для учета использования рабочего времени работников организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы, а также для составления статистической отчетности по труду применяется табель учета использования рабочего времени (форма Т-13).

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Возможны споры с налоговыми органами в отношении правомерности отражения расходов на оплату труда в составе затрат, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

4. Согласно пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ в целях гл. 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ, если иное не предусмотрено п. 2 ст. 223 НК РФ, дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц — при получении доходов в денежной форме.

В соответствии с п. 2 ст. 223 НК РФ при получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом).

Оплата отпуска не является выплатой дохода за выполнение трудовых обязанностей, поскольку отпуск — это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению (ст. ст. 106 и 107 Трудового кодекса РФ).

Пунктом 4 ст. 226 НК РФ предусмотрено, что налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму НДФЛ непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате.

Данная позиция высказана в письмах финансовых и налоговых органов (Письмо Минфина России от 24.01.2008 № 03−04−07−01/8, Письмо Минфина России от 10.10.2007 № 03−04−06−01/349, Письмо Минфина России от 06.03.2008 № 03−04−06−01/49, Письмо ФНС России от 09.01.2008 № 18−0-09/0001) и поддерживается судами (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 20.02.2008 по делу №А05−5345/2007, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 25.01.2006 №А56−21 695/2005, Постановление ФАС Центрального округа от 09.11.2007 по делу №А14−16 375−2006/581/28).

5. В соответствии с пунктом 18 «Порядка ведения кассовых операций в РФ»:

«По истечении установленных пунктом 9 сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

• а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;
• б) составить реестр депонированных сумм;
• в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;
• г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер N __».

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассирами в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер".

«Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета» для учета депонированных сумм предназначен счет 76−4 «Расчеты по депонированным суммам». На депонированную сумму следовало сделать проводку:

Дебет 70 Кредит 76−4,.

а при выдаче ее по расходному кассовому ордеру:

Дебет 76−4 Кредит 50.

Рекомендуется соблюдать установленный порядок расчетов по депонированным средствам.