Документальная основа системы менеджмента качества

Во всем мире сегодня основным направлением совершенствования управления предприятиями является создание и внедрение интегрированных систем менеджмента на основе международных стандартов ИСО серий 9000 и 14 000, SA 8000, OHSAS серии 18 000, IDEF и др. В этих документах собран мировой опыт системного управления качеством, экологией, персоналом, охраной труда и промышленной безопасностью, информационным обеспечением систем.

МС ИСО 9000:2000 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь» очень тесно увязывает основные понятия в области общего менеджмента и менеджмента качества.

П. 2.11 говорится о том, что СМК — это часть системы общего менеджмента организации, направленная на достижение результатов в соответствии с целями в области качества. Эти цели дополнены другими целями организации, связанными с развитием, финансированием, рентабельностью, окружающей средой, охраной труда и безопасностью. Различные части системы менеджмента организации могут быть интегрированы вместе с СМК в единую систему менеджмента при использовании общих элементов. Интеграция создает основу для планирования и выделения ресурсов, определения общих целей и оценки общей эффективности организации. Внутренний аудит может быть использован для оценки не только соответствия требованиям МС ИСО серий 9000 и 14 000, но и собственным требованиям организации по всем направлениям деятельности.

Связь с ГОСТ Р ИСО 9004−2001.

ГОСТ Р ИСО 9001−2001 и ГОСТ Р ИСО 9004−2001 были разработаны как согласованная пара стандартов на системы менеджмента качества для дополнения друг друга, но их можно применять также независимо. Несмотря на то, что у стандартов различные области применения, они имеют аналогичную структуру в целях создания условий для их использования как согласованной пары.

ГОСТ Р ИСО 9001−2001 устанавливает требования к системе менеджмента качества, которые могут использоваться для внутреннего применения организациями, в целях сертификации или заключения контрактов. Он направлен на результативность системы менеджмента качества при выполнении требований потребителей.

ГОСТ Р ИСО 9004−2001 содержит рекомендации по более широкому спектру целей системы менеджмента качества, чем ГОСТ Р ИСО 9001−2001, особенно по постоянному улучшению деятельности организации, а также ее эффективности и результативности.

ГОСТ Р ИСО 9004−2001 рекомендуется как руководство для организаций, высшее руководство которых, преследуя цель постоянного улучшения деятельности, желает выйти за рамки требований ГОСТ Р ИСО 9001−2001. Однако он не предназначен для целей сертификации или заключения контрактов.

Совместимость с другими системами менеджмента.

Настоящий стандарт согласован с ГОСТ Р ИСО 14 001−98 для улучшения совместимости этих двух стандартов в интересах сообщества пользователей.

Настоящий стандарт не содержит конкретных требований к другим системам менеджмента, таких, как менеджмент охраны окружающей среды, менеджмент профессионального здоровья и безопасности, финансовый менеджмент или менеджмент рисков. Однако он позволяет организации согласовать или интегрировать свою собственную систему менеджмента качества с другими системами менеджмента с соответствующими требованиями. Организация может адаптировать действующие системы менеджмента для создания системы менеджмента качества, соответствующей требованиям настоящего стандарта.

В соответствии с п. 5.3 стандарта ИСО 9004−1 «Управление качеством и элементы системы качества — часть 1: «Руководящие указания» — все элементы, требования и положения, принятые организацией для своей системы качества, должны быть документированы в форме политики и процедур и должны быть систематизированы, упорядочены и доступны для понимания.

Доказать соответствие системы качества установленным требованиям можно тогда, когда система представлена в документированном виде. Документированная система должна разрабатываться так, чтобы быть прослеживаемой и понятной как для проверяющих ее, так и для пользователей.

Соответствующая документация необходима для выполнения таких важных задач, как.

• — достижение требуемого качества
• — оценивание систем качества
• — улучшение качества
• — поддержание улучшений

При проверке систем качества документальное оформление методик является объективным доказательством того, что процесс был определен, методики одобрены и находятся под управлением.

По внедренным, развернутым и документально оформленным методикам, можно с уверенностью установить насколько правильно производятся операции, и измерить текущие рабочие характеристики. Кроме того, документированные процедуры, применяемые в соответствии со стандартом, необходимы для поддержания выгод от деятельности по улучшению качества (ст. ИСО 9000−1).

Под документированием системы качества понимается деятельность по установлению структуры и состава документации и управлению ею.

Таким образом, документирование включает разработку документации и управление документацией в ходе функционирования системы качества.

Цель документирования системы качества заключается в создании организационно-методической и нормативной основы для построения и функционирования СК, соответствующей рекомендациям и требованиям стандартов ИСО серии 9000.

Основные задачи документирования.

• — установление и нормирование требований к выполнению работ в системе качества
• — обеспечение воспроизводимости процессов административного управления качеством;
• — регулярная регистрация фактических данных о качестве продукции и состоянии системы качества в ходе ее функционирования и совершенствовании;
• — обеспечение идентификации и прослеживаемости продукции и измерительного оборудования
• — закрепление лучших традиций и накопленного опыта по организации и проведению работ в системе качества
• — разрешение и предупреждение спорных вопросов в процессе деятельности в системе качества; обеспечение проверяемости и оценки качества продукции и системы качества.

Документ системы качества — это любой материальный носитель информации с реквизитами, позволяющий идентифицировать данную информацию. Документ создает механизм действия на всех уровнях управления.

Документация системы качества — это комплект документов, необходимых для надлежащего функционирования системы качества и обеспечения качества продукции.

Исходя из цели и задач документирования, создаваемая на предприятии документация системы качества, должна отвечать целому ряду строгих требований.

Документация должна быть:

• — Системной, т. е. определенным образом структурированной, с четкими внутренними связями между элементами системы качества. Она должна давать представление как о системе качества в целом, так и о каждом отдельном ее элементе. Документация является в полной мере системной, если отсутствие хотя бы одного ее документа, приводит к сбою функционирования системы качества. Системность документации выражается в том, что она выступает неотъемлемой частью документации общей системы управления предприятием.
• — Комплексной, т. е. охватывать все аспекты деятельности в системе качества (организационные, экономические, технические, правовые, социально-психологические, методические).
• — Полной, т. е. содержать исчерпывающую информацию обо всех процессах и процедурах, выполняемых в системе качества, а также о способах регистрации данных о качестве. При этом, как уже упоминалось выше объем документации должен быть минимальным, но достаточным для практического применения. Опасно включать в документацию ненужные с позиции конечного результата документы. В противном случае это приведет к нерациональному использованию труда, усложнению процессов обеспечения качества и дискредитирует тем самым идею решения проблемы качества на основе стандартов семейства ИСО 9000.
• — Адекватной рекомендациям и требованиям стандартов ИСО 9000. Каждый документ системы качества должен содержать положения, соответствующие конкретным рекомендациям или требованиям определенного стандарта ИСО.

С этой целью целесообразно во вводной части каждого документа системы давать точную ссылку на конкретный раздел или пункт стандарта, в соответствии с которым разработан данный документ.

• — Реально выполнимой, т. е. должна содержать только практически выполнимые требования. Нельзя устанавливать нереальные положения. Иное дело, когда речь идет о требованиях, которые могу быть реализованы после выполнения определенных плановых мероприятий при внедрении документа.
• — Идентифицируема, т. е. каждый документ системы должен иметь соответствующее наименование, условное обозначение и код, позволяющий определить его принадлежность к определенной части системы.
• — Адресной, т. е. каждый документ системы качества должен быть предназначен для определенной области применения и адресован конкретным исполнителям.
• — Актуализированной. В документации систем качества и отдельных ее элементах своевременно должны отражаться изменения, в соответствии со стандартами ИСО 9000, а также изменениями условий обеспечения качества на предприятии.
• — Простой для понимания всем ее пользователям (руководителям, специалистам, исполнителями аудиторам). Документ должен излагаться простым и ясным языком. Текст должен быть кратким, точным, не допускающим различных толкований, логически последовательным. Текст может иллюстрироваться схемами, диаграммами, таблицами. Положения документа не должны противоречить друг другу и положениям других документов.
• — Санкционированной, т. е. каждый документ системы и документация в целом должны утверждаться или подписываться полномочными должностными лицами.

Несоблюдение одного из этих требований делает документацию системы качества неполноценной и уменьшает ее эффективность .

Cовременная система управления качеством должна включать следующие документы (п. 4.2 ГОСТ Р ИСО 9001—2001):

• — политику и цели в области качества
• — руководство по качеству
• — требуемые документированные процедуры
• — документы, необходимые для обеспечения эффективного планирования,

выполнения и управления процессами.

— требуемые записи и документы по их управлению Состав и содержание документов, характеризующих процессы системы управления качеством, следует разрабатывать и распределять (в соответствии с рекомендациями ГОСТ Р ИСО серии 9000—2001):

• — управленческая деятельность и ответственность руководства
• — менеджмент ресурсов
• — процессы жизненного цикла продукции
• — измерение, анализ и улучшение

Содержание процедуры управления документацией.

• — проверка используемых документов на соответствие их оригиналам
• — анализ и порядок внесения по его результатам изменений, обеспечение идентификации изменений, статуса пересмотра и хранения документов
• — порядок переутверждения документов
• — порядок обеспечения документами и проверки применения их

на рабочих местах.

— идентификация и управление Документирование всех процедур, методик, инструкций является важным элементом в управлении системой качества любого современного предприятия. Это обеспечивает возможность определять наиболее эффективные подходы в управлении всеми аспектами деятельности организации, процессами и работами. В помощь руководителям предприятий приходят стандарты ИСО серий 9000 и 10 000. Классическая пирамида документов СМК, приведенная в МС ИСО 10 013, подходит для любой системы менеджмента. Необходимо достроить ее руководствами по системам менеджмента, программами, планами, общесистемными и специальными процедурами, документами в соответствии с МС ИСО серии 9000:2000.