Способы обнаружения ошибочных записей в учетных регистрах

В условиях широкой автоматизации учета человеческий фактор по-прежнему является определяющим в части правильности, своевременности и полноты сбора, обработки и обобщения информации на всех этапах учетного процесса. При этом возможны ошибки в счетных записях, такие, как неправильно составленная корреспонденция счетов, описки в цифрах, подсчете итогов и др.

Граница действия ошибки определяется ее содержанием. Если влияние ошибки ограничивается одним учетным регистром, то ее можно рассматривать как местную, локальную, последствия которой чаще всего несущественны (например, неправильно указана дата в учетном регистре). Ошибка, допущенная по ходу осуществления учетного процесса и отражаемая в нескольких учетных регистрах, называется транзитной. Так, неправильно разнесенная сумма по приходу материалов в соответствующий учетный регистр автоматически будет отражена в оборотной ведомости, Главной книге, бухгалтерском балансе. Работа над ошибками разделяется на два этапа.

В начале находят ошибку. Бухгалтер должен определиться, каким способом он намерен отыскать допущенную ошибку и на какой стадии учетного процесса. Ошибка может иметь место в тексте документа. Например, в выписке банка указана одна сумма на списание денежных средств, а в приходе по кассе — другая. Не исключается наличие ошибки на этапе разноски данных из первичного документа в учетный регистр, при подсчете итогов в учетных регистрах и т. п.

Для нахождения ошибки существует несколько способов. Наиболее распространенные из них: сплошной, последовательной проверки, логический.

Сплошной способ предусматривает сверку соответствующей бухгалтерской записи в учетном регистре с первичным документом, явившимся основанием для данной записи. Данный метод целесообразно использовать в процессе сверки между собой оборотов по дебету и кредиту всех синтетических счетов. Полученный итог должен подтвердить их равенство, отсутствие которого — сигнал о том, что допущена ошибка. Такой подход применим и при подсчете остатков по всем синтетическим счетам, и при сличении оборотов и (или) остатков по каждому синтетическому счету с соответствующими показателями субсчетов и аналитических счетов, открытыми в развитие того или иного синтетического счета.

Способ последовательной проверки счетных записей предусматривает сверку каждого дебетуемого и корреспондирующего с ним кредитуемого синтетического и (или) аналитического счета. Если такая разноска произведена правильно, ставится знак «V» (галочка).

Логический способ целесообразно использовать, например, когда в оборотной ведомости по синтетическим счетам итого графы «Обороты за месяц» в результате подсчета по дебету и кредиту не равны между собой. В данном случае следует исчислить сумму превышения, которую затем надо разделить на два. Полученный итог сравнивается с бухгалтерскими проводками за отчетный период. Нахождение такой суммы в какой-то из них показывает, что при разноске бухгалтерской проводки в учетные регистры сумма отнесена или только по дебету или только по кредиту счетов.

Логический способ можно использовать и в тех случаях, когда составленная бухгалтерская проводка показывает корреспонденцию счетов, природа которых исключает такую взаимосвязь. Например, невозможна такая запись в учете:

Дебет счета 01 «Основные средства» Кредит счета 50 «Касса».