Документальное оформление и учет кассовых операций

Кассовые операции — операции по приему, хранению и расходу наличных денег и денежных документов.

В ООО МЦ «Визави» порядок и организация учета кассовых операций ведется в соответствии с указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 03.02.2015)" О порядке ведения кассовых операций" [13] и в соответствии с рабочим планом счетов, разработанным на основе типового.

В рабочем плане счетов предусматриваются следующие субсчета по учету наличных денежных средств:

• — 50.01 — касса организации в рублях;
• — 50.03 — денежные документы.

Учет кассовых операций осуществляет бухгалтер-кассир, с которым заключен договор о полной материальной ответственности; в соответствии с договором на кассира возлагается ответственность за сохранение денег и денежных документов. Наличные денежные средства и денежные документы (почтовые марки, авиа — и железнодорожные билеты) хранятся в кассе — в специально оборудованном помещении организации.

Организация должна самостоятельно определить, каким образом она будет обеспечивать сохранность наличных денег и порядок ревизии кассы. Указанные положения должны быть закреплены в локальном нормативном акте. В ООО МЦ «Визави» такие внутренние регламенты отсутствуют, в связи с этим рекомендуем их разработать. Это будет способствовать организационному обеспечению деятельности бухгалтерии.

Однако, для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей помещение кассы ООО МЦ «Визави» отвечает следующим требованиям: изолированно от других служебных и подсобных помещений; расположено на втором этаже здания офиса; закрывается на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки, открывающуюся в сторону внутреннего расположения кассы; оборудовано специальным окошком для выдачи денег; имеет сейф для хранения денег и ценностей; находится под охранной сигнализацией и имеет пожарные датчики.

Каждая операция по движению денежных средств отражается в определенном документе. Следует отметить, что организация движения документов в ООО МЦ «Визави» не закреплена во внутренних регламентах бухгалтерии. В связи с этим рекомендуется внедрить график документооборота по учету наличных денежных средств. Вещунова Н. Л. Бухгалтерский и налоговый учет: учебник / Н. Л. Вещунова. — 3-е изд., перераб. и доп. — М.: Проспект, 2015. — 848 с.

Несмотря на то, что в законодательстве не закреплено положение о необходимости ведения журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов, считаем, что его необходимо включить в состав элементов графика документооборота. Это связано с осуществлением текущего контроля и сохранностью документов в печатном виде, если возникнет ситуация утери электронного варианта документов.

Схема документооборота по учёту кассовых операций в ООО МЦ «Визави» представлена на рисунке 4.

До даты вступления в силу Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ ООО МЦ «Визави» использовало унифицированные формы документов по учету движения денежных средств, утвержденные Госкомстатом РФ.

Рис. 4. Схема документооборота по учёту кассовых операций в ООО МЦ «Визави»

В настоящее время организация продолжает использовать прежние формы по учету денежных средств, что не противоречит Федеральному закону «О бухгалтерском учете» № 402 от 06.12.2011 г. [3] в части применения нормативных документов, однако по некоторым операциям рекомендуется разработать формы, отвечающие специфике деятельности ООО МЦ «Визави» и не противоречащие требованиям порядка ведения кассовых операций, утвержденному ЦБ РФ. В частности, организация оставляет за собой свободу разработки и применения форм первичных документов по учету наличных средств, кроме приходного и расходного кассовых ордеров и кассовой книги.

Таким образом для улучшения аналитичности учета поступления и расхода денежных документов нами адаптированы документы «Приходный ордер» и «Расходный ордер», предлагаемые программой «1 С: Предприятие 8.2″. В форматы документов рекомендуется добавить строки „Основание“ и „Ответственныйисполнитель“. Строка» Основание" показывает наименование, номер, дату документа, на основании которого принимается к учету денежный документ. Строка «Ответственный исполнитель» позволяет контролировать регистрацию и движение документа, исключающее поступление и выдачу денежного документа иным лицом, нежели бухгалтером и кассиром.

Для отражения фактов хозяйственной жизни по поступлению наличных денежных средств бухгалтер выписывает (оформляет на компьютере) 1 экземпляр приходного кассового ордера. Отрывная часть (квитанция) и приходный кассовый ордер заверяется печатью, квитанция выдается лицу, внесшему деньги в кассу. Выписанный приходный кассовый ордер подшивается к отчету кассира (отрывной лист кассовой книги) и передается в бухгалтерию.

Рассмотрим на практических примерах учет поступления наличных денежных средств в ООО МЦ «Визави» .

Пример 1. По договору № 53 от 15.01.2015 г. поступила оплата от ЗАО «Медтехника» за выполненные работы по профессиональному осмотру работников на сумму 44 500 руб. (таблица 4).

Пример 2. На основании авансового отчета № 56 от 06.02.2015 г., в кассу организации возвращена неиспользованная сумма от подотчетного лица Мельникова М. Л. в размере 1700 руб. (таблица 5).

Таблица 4. Бухгалтерские записи по учету поступления наличных денежных средств от покупателей.

Таблица 5. Бухгалтерские записи по учету поступления наличных денежных средств от подотчетных лиц.

Пример 3. Работником организации Смирновым Н. М. была погашена сумма недостачи блока № 1012 в размере 7800 руб. (таблица 6).

Таблица 6. Бухгалтерские записи по учету поступления наличных денежных средств от персонала по прочим операциям.

Пример 4. С расчетного счета, открытого в отделе ПАО «Сбербанк России», получены наличные в размере 30 000 руб. на хозяйственные нужды (таблица 7).

Таблица 7. Бухгалтерские записи по учету поступления наличных денежных средств с расчетного счета.

Операции по выдаче денежных средств из кассы оформляются расходным кассовым ордером. Расходный кассовый ордер может быть составлен на одну операцию или на группу однотипных операций (например, на выплату зарплаты оформляется платежная ведомость и на общую сумму по ведомости выписывается один расходный кассовый ордер). Выписанный расходный ордер подшивается к отчету кассира.

Выдача наличных денег из кассы ООО МЦ «Визави» происходит в следующих случаях:

• — оплата поставщику за выполненные работы и др.;
• — выдача аванса подотчетному лицу на различные цели;
• — выплата заработной платы по платежным ведомостям, выплата депонированной заработной платы;
• — взнос наличными в банк; Гараница Ю. В. Бухгалтерский учет курсовых разниц валют: проблемы и пути решения / Ю. В. Гараница // Все для бухгалтера. — 2016. — № 2 (272). — С. 47−53.
• — прочий расход (расчеты с различными дебиторами и другое).

При выдаче денег отдельному лицу кассир требует предъявления паспорта или удостоверения личности, записывает в расходный кассовый ордер наименование и номер документа, кем и когда он выдан и получает расписку получателя. Деньги из кассы выдаются только лицу, указанному в расходном кассовом ордере. Если деньги получают по доверенности, то в ордере бухгалтер указывает по порядку ФИО получателя и ФИО лица, которому доверено получение денег.

Оформленная доверенность прикладывается к расходному ордеру или к платежной ведомости. В платежной ведомости против каждой не выданной суммы кассир от руки вписывает слово: «Депонировано» и не выданные суммы, заносит в реестр депонированных сумм, а в установленном месте на титульной стороне ведомости делает отметку о суммах, выплаченных и депонированных.

Рассмотрим на практических примерах учет выдачи наличных денежных средств из кассы ООО МЦ «Визави». Головин С. А. «Клиент-Банк» новые версии / С. А. Головин // Главбух. — 2013. — № 1 (172). — С. 39−42.

Пример 5. Произведена оплата ООО СКФ «Экобест» по договору № 7 от 24.01.2015 г. в сумме 5400 руб. за материалы (таблица 8).

Таблица 8. Бухгалтерские записи по учету расхода наличных денежных средств при расчетах с поставщиками.

Пример 6.10.02.15 г. Работнику организации Панину Ю. А. выдано в подотчет на канцелярские, почтовые, прочие расходы в сумме 3100 руб. (таблица 9).

Таблица 9. Бухгалтерские записи по учету расчетов с подотчетными лицами наличными денежными средствами.

Пример 7.21.02.15 г. было осуществлено инкассирование выручки. Денежные средства в сумме 50 000 руб. выданы инкассаторам. На расчетный счет организации денежные средства поступили на следующий день (таблица 10).

Таблица 10. Бухгалтерские записи по учету инкассирования наличных денежных средств.

Пример 8. На основании платежной ведомости № 2 выплачена депонированная заработная плата Попову С. А. в размере 25 000 руб. (таблица 11).

Таблица 11. Бухгалтерские записи по учету выплаты депонированной заработной платы.

Движение наличных денег учитывается в кассовой книге. ООО МЦ «Визави» имеет одну кассовую книгу, которую ведет кассир. Каждый лист кассовой книги состоит из двух одинаковых частей, одна из которых заполняется как первый экземпляр, а другая — копия — как второй. В ООО МЦ «Визави» кассовая книга ведется автоматизировано в бухгалтерской программе, распечатывается по итогам месяца, а в конце года брошюруется, опечатывается и заверяется необходимыми подписями. Такая техника ведения кассовой книги противоречит порядку ведения кассовых операций и нарушает кассовую дисциплину. Рекомендуем распечатывать листы кассовой книги ежедневно в соответствии с Указанием Банка России N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций» .

На субсчете 50.03 «Денежные документы» организация учитывает находящиеся в кассе организации почтовые марки, оплаченные авиа — и железнодорожные билеты. Жак Р. Е. Аудит и анализ хозяйственной деятельности предприятия: учебник / Р. Е. Жак. — М.: Финансы и статистика, 2015. — 300 с.

ООО МЦ «Визави» в составе денежных документов учитывает бланки трудовых книжек, что не соответствует Инструкции к применению Плана счетов бухгалтерского учета. Рекомендуем трудовые книжки вывести из состава денежных документов, поскольку они являются бланками строгой отчетности, и вести их учет на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности», а их стоимость учитывать в общехозяйственных расходах.

В соответствии с этим корреспонденция по учету приобретения и использования трудовых книжек будет выглядеть следующим образом (таблица 12).

Таблица 12. Рекомендуемые бухгалтерские записи по учету приобретения и использования бланков строгой отчетности.

Таким образом, учет бланков строгой отчетности необходимо вести на счете 006 «Бланки строгой отчетности» по местам хранения и видам в оценке по фактическим затратам на их приобретение Приобретение бланков строгой отчетности может быть организовано и с использованием счета 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей», если в учетной политике организации определен порядок учета поступления материально-производственных запасов с использованием счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и счета 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей». Одновременно бланки строгой отчетности принимаются на забалансовый учет.

Рекомендуем следующие мероприятия по учету бланков строгой отчетности:

• 1. Утвердить перечень бланков строгой отчетности.
• 2. Назначить лиц, ответственных за хранение и их использование.
• 3. Организовать учет движения бланков строгой отчетности в специальном журнале.
• — Списание бланков строгой отчетности производить по акту на списание.

Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение. Приобретение денежных документов в ООО МЦ «Визави» осуществляет за наличный и безналичный расчет.

Оприходованные в кассе денежные документы (путем оформления приходного кассового ордера) выдаются подотчетным лицам для использования (выбытие оформляется расходным кассовым ордером).

В кассовой книге движение денежных документов отражается обособленно. Ежемесячно кассир сдает отчет о движении денежных документов.

Пример 9.30.03.16 г. приобретен электронный авиабилет «Тольятти — Москва-Тольятти» в сумме фактических затрат 23 650 руб. Билет выдан подотчетному лицу Короткевич К. Г., направленному в командировку (таблица 13).

Таблица 13. Бухгалтерские записи по учету движения денежных документов.

В 2015 г. руководство ООО МЦ «Визави» установило лимит на остаток денежных средств в кассе 30 577,50. До 2013 г. лимит устанавливался обслуживающем банком по согласованию с руководством ООО МЦ «Визави» .

В организации нет разработанной формы документа «Лимит остатка наличных денег в кассе», расчет ведется в электронных таблицах «Excel», а приказ руководителя включает только распоряжение об установке лимита, его расчет не прилагается. Отсутствие документально закрепленного расчета лимита остатка наличных средств нарушает кассовую дисциплину и, в соответствии со статьей 15.1 КоАП, влечет наложение штрафа. Рекомендуется документально оформлять расчет и утверждать лимит остатка денежных средств в кассе.

Если наличные денежные средства в кассе превышают установленный лимит, то организация сдает наличные в банк для пополнения средств на расчетном счете. В ООО МЦ «Визави» заключен договор с Российским объединением инкассации (РОСИНКАС) ЦБ РФ. Договор на оказание инкассаторских услуг оформлен на 3 года. По истечению срока существует возможность продлить его. Таким образом, РОСИНКАС в определенные дни (каждые 3 дня) и в определенное время (в 16−30) проводит инкассацию организации и сдает денежные средства в банк для зачисления на расчетный счет. Стороны для этого назначают ответственных лиц.

Для учета инкассирования выручки в ООО МЦ «Визави» открыт счет 57 «Переводы в пути». Счет 57 «Переводы в пути» служит для обобщения информации о движении денежных средств (переводов) в валюте Российской Федерации и иностранных валютах в пути.

Для зачисления денежных средств на счет 57 подтверждением является квитанция препроводительной ведомости к сумке. Золотарева А. Д., Филенко А. А. Денежные средства как источник формирования денежных потоков // Молодой ученый. — 2015. — № 8. — С. 535−537.

Подтверждением о зачислении наличных денежных средств на расчетный счет служит выписка банка с приложенной копией препроводительной ведомости к сумке, которая поступает в организацию в день зачисления средств на расчетный счет. Согласно Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 03.02.2015)" О порядке ведения кассовых операций" обеспечение сохранности наличных денежных средств определяется руководителем организации. Все документы, связанные с приходом и расходом денежных средств хранятся в архиве ООО МЦ «Визави» 5 лет, при этом один отчетный год документы находятся в архиве бухгалтерии, затем сдаются в архив организации.

В ООО МЦ «Визави» бухгалтерский учет ведется автоматизировано с помощью использования компьютерной программы «1С: Предприятие» версии 8.2 В ООО МЦ «Визави» находится пять компьютерных мест в бухгалтерии. Операционная система «Windows 7», частота процессора составляет 1 Ггерц, ОЗУ 2 Гбайта. Реализован механизм обмена информацией с программами типа «Банк-Клиент» .

Таким образом, по всем первичным документам составляются анализ счета (50.01 — приложение 14, 50.03 — приложение 15, 57 — приложение 16), оборотно-сальдовая ведомость (50.01 — приложение 17), которые обобщают данные аналитического учета и способствуют формированию отчетной информации.