Документация аудита. 
Анализ документооборота процесса "Внутренний аудит" в образовательной организации

К числу документов, разрабатываемых до начала проведения аудита, относятся [23]:

план аудита, в нем указывается название проверяемых видов деятельности, квалификация аудиторов, основа проведения аудита (плановая или внеплановая проверка и т. д.), порядок отчетности о результатах аудита;

программа аудита, в ней приводится перечень документов системы качества и дополняющих документов, которые аудитор должен проверить (например, справочник по качеству, методологические и рабочие инструкции, стандарты предприятия (СТП) и чертежи, технические условия, документация по испытаниям и т. д.); дается перечень подразделений, в которых производится проверка на месте, с указанием времени проверки и данных на сопровождающего;

чек-листы, в которых формулируется основной перечень вопросов для проведения аудитных бесед.

К документам, которые разрабатываются в ходе аудита, относятся:

протоколы аудитных бесед, в которых аудитор фиксирует место и время проведения аудита, данные аудитируемых; проверяемый элемент деятельности предприятия; результаты бесед и осмотров. Можно все указанные данные фиксировать в чек-листах.

протоколы отклонений, в которых дается оценка в духе аудита обнаруженных отклонений и, в ряде случаев, приводятся причины несоответствий (при проведении аудита, ориентированного на продукт или процесс); составляются на основе протоколов аудитных бесед, сообщений об опыте работы, проверки корректирующих мероприятий;

отчет по аудиту, в нем аудитор фиксирует фактическое состояние, выявленные отклонения и их причины; рассматривает значимость отклонений (оценку); в ряде случаев дает выводы и предложения по улучшению существующего положения.

Инструменты аудитора При проведении аудита аудитор пользуется контрольным перечнем (чек-листом), а в основном использует личный опыт, свою квалификацию.

Контрольный перечень («вопросник»).

Один из основных методов работы аудитора — опрос. Опрос аудитор проводит в ходе аудитной беседы — одного из этапов аудита. Эффективность опроса во многом определяется теми вопросами, которые задает аудитор, поэтому список таких вопросов — контрольный перечень — он готовит заранее. Для аудиторских фирм такие контрольные перечни — важнейшее «know how» (ноу-хау).

В то же время для аудитора контрольный перечень — не догма, а руководство к действию, поскольку при буквальном ему следовании возникает опасность некритического подхода и формализма. Поэтому в контрольном перечне аудитор формирует темы опроса в виде тезисов, а подробные вопросы задает по необходимости. Аудиторская практика показывает, что [21]:

вопросы должны быть сформулированы достаточно четко и недвусмысленно, они должны быть целенаправленными, не включающими оценку;

вопросы, на которые можно ответить «да» или «нет», не информативны, поэтому их следует избегать (задавать не «закрытые», а «открытые» вопросы);

не должно быть вопросов-ловушек и вопросов инквизиторского характера;

вопросы должны избегать намеков на личные свойства;

технические детали должны выясняться только в той мере, в какой это необходимо для оценки процессов и рабочих операций; результаты аудитора, выходящие за пределы его компетенции, не могут быть использованы для объективного отчета, так как отчасти строятся на предположениях;

правильно сформулированные вопросы заставляют аудитируемого обращаться к собственным знаниям о рассматриваемых вещах, а не к информации, уже имеющейся у аудитора;

вопросники служат руководством и ориентиром для проведения аудита, вопросник не догма, а руководство к действию.

Личный опыт, квалификация аудитора От них зависит и техника проведения аудита, и те виды деятельности, которые может проверять аудитор.

Важен правильный выбор членов аудиторской группы. Успех аудита в немалой степени зависит от коммуникативности всех участников, которая в зависимости от психологических свойств участников в большей или меньшей степени поддается воздействию со стороны аудиторов. В этой связи особая роль отводится руководителю аудиторской группы, в круг задач которого входят:

ведение вводной беседы;

координация проведения аудита;

изложение результата аудита в заключительной беседе.

Для этого требуются способности по ведению беседы с сотрудниками различных функциональных уровней предприятия (организации), например:

во время вводной и заключительной беседы при аудите 2-й или 3-й стороной — с представителями правления и руководителями отдела качества;

во время проведения аудита — с мастерами, рабочими-специалистами и т. д.

При этом он всегда должен помнить, что речь идет не о лицах, а о деле. Поэтому все вопросы в ходе аудита, а также все высказывания по принятым решениям должны задаваться или делаться по-деловому и твердо, но вместе с тем всегда в духе позитивного сотрудничества. У аудитора должна быть полная ясность [19]:

о возможных партнерах коммуникации;

о цели аудита;

о внешних влияющих факторах во время аудита (об окружении);

о концепции проведения аудита.

Управлять часто означает помогать другим добиться успеха, и для аудитора это справедливо в особой степени. В наше время стиль руководства в рамках аудита должен отличаться партнерским подходом, а не иерархическим или авторитарным. Он должен быть нацелен на достижение консенсуса, должен быть коммуникативным.

Другими словами, в ходе аудита надо избегать распоряжений, обвинений, не надо пускаться в бесконечные дебаты. Разумеется, в ходе беседы аудитор должен дать понять, что он облечен властью. Но эту власть следует понимать, как способность убеждать других.

Решающее значение для аудитора имеет беседа, его умение вести беседу. Следовательно, он должен уметь говорить. Его приобретенными специальными знаниями определяется, что он должен сказать, но решающее значение имеет то, как ведется беседа.

Таким образом, рабочая документация аудита появляется на различных этапах его проведения. В соответствии с этапами аудита часть документации разрабатывается в ходе подготовки к аудиту, другая часть на этапе проведения проверок и третья часть — на этапе завершения аудита.

К числу документов, которые разрабатываются до начала аудита, относятся: план аудита, программа аудита, чек-листы.

К документам, которые разрабатываются в ходе проведения проверок, относятся: протоколы аудитных бесед; протоколы отклонений.

К документации, разрабатываемой по завершении аудитных бесед и проверок, относится отчет по аудиту.

Следует отметить, что протоколы отклонений (протокол регистрации несоответствий или лист несоответствий) могут оформляться и после завершения аудитных бесед и проверок. Связано это с ограниченным временем проведения проверок, либо необходимостью получения информации по работе всех проверяемых подразделений.