Страховой фонд и страховые копии особо ценных и уникальных документов

На особо ценные и уникальные документы Архивного фонда Российской Федерации, с целью сохранения содержащейся в них информации, на случай утраты или повреждения их оригиналов, в архивах создаются их страховые копии, путем микрофильмирования (негативы первого поколения на рулонной пленке или микрофишах). Совокупность страховых копий документов, хранящихся в архиве, составляет страховой фонд. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов уникальных документов и особо ценных документов в архивохранилищах. Для страхового фонда копированию подлежат все документы признанные особо ценными, независимо от их типа (способа воспроизведения), времени создания и вида носителя, а также списки тех архивных фондов, в составе которых имеются особо ценные дела. Одновременно с созданием страхового фонда создается фонд пользования (позитивные микрофильмы и микрофиши). В фонд пользования, как правило, включаются полностью скопированные копии дел. Копии отдельных документов могут быть включены в фонд пользования только путем их внесения в состав тематической коллекции документов. Фонд пользования может создаваться также целевым порядком по наиболее используемым документальным комплексам путем ксерокопирования или создания копий документов на электронных носителях, обеспечивающих идентичность копии и подлинника документа.