Принципы, критерии, задачи проведения экспертизы ценности документов

Изменение конкретных исторических условий накладывает свой отпечаток как на наши оценки в отношении тех или иных исторических эпох, личностей, событий, так и на наше отношение к документам и их содержанию. Стремление к достижению большей объективности и адекватности в оценке архивных документов и их содержания требует систематического углубления наших представлений о документе как источнике познания исторической действительности. В архивоведении при определении ценности документов в равной степени применялись следующие основные принципы: принцип историзма предполагает оценку каждого документа как продукта определенной исторической эпохи, рассмотрения общественных явлений в процессе их развития, учет определенных закономерностей такого развития. Принцип всесторонности требует при проведении экспертизы ценности документов рассматривать различные аспекты каждого документа, учитывая как содержание, так и внешние особенности. На основании принципа комплексности документы оцениваются с учетом их места в общем документном фонде организации, так как они связаны друг с другом, могут повторять, дополнять, или поглощать другие документы.

На основании принципов разработана система критериев. Критерии экспертизы ценности документов — это система научнообоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов. Из определения экспертизы ценности документов следует, что основой ее проведения являются определенные критерии, т. е. признаки документов, позволяющие судить об их важности. Все критерии могут быть подразделены на три большие группы:

Происхождение документов;

Содержание документов;

Внешние особенности документов.

Рассмотрим каждую группу критериев и их использование применительно к документам конкретных фондов.

К группе критериев происхождения относятся:

Значение учреждения или лица в жизни общества;

Значимость событий отраженных в документах;

Время и место создания документов.

К группе критериев содержания документов относятся:

Значимость информации документа, в том числе ее уникальность, типичность или повторяемость;

Вид документа;

Подлинность документа.

К группе критериев внешних особенностей документов относятся:

Форма фиксирования и передачи содержания;

Форма удостоверения и оформления документа.

Сохранение в архивах малозначащих или утративших свою значимость документов нецелесообразно, так как это увеличило бы расход на содержание архивов, их еще большую загруженность, захламленность ненужными бумагами, затруднило бы использование действительно нужных документов. Поэтому главными целями ЭЦД являются:

• 1. Отбор и обеспечение сохранности документов постоянного и долговременного срока хранения, имеющих научно-практическое значение.
• 2. Отбор документов, не имеющих научного значения, утративших практическую ценность и в связи с этим не подлежащих дальнейшему хранению.

Исходя, из критериев и принципов проведения ЭЦД можно сформулировать следующие задачи проведения ЭЦД:

Первая задача — отбор наиболее ценных документов из организации в государственные или муниципальные архивы, на постоянное хранение и определение профильности документов тому или иному государственному или муниципальному архиву.

На профессиональном языке данную категорию называют «постоянкой».

Это очень ответственная задача — ведь решается судьба каждого документа и данного архивного фонда в целом.

Есть и другая крайность — перестраховка, которая может привести к засорению фондов ненужными документами.

После того как определен круг документов, подлежащих постоянному хранению, устанавливают профильность документов данного учреждения тому или иному государственному или муниципальному архиву. Естественно, что после определения комплекса документов постоянного хранения, подлежащих передаче в государственные или муниципальные архивы, решается вопрос, в составе каких фондов и в какие архивы поступят эти документы.

Вторая задача — это определение сроков хранения документов, информации в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. На профессиональном языке эти документы именуются «времянкой».

Еще в XIX в. Сроки хранения дифференцировались в зависимости от ценности документов. Появились такие сроки хранения как «до минования надобности». Так, например, правила Военного министерства о порядке хранения и уничтожения архивных дел 1836 г. Предусматривали, что «опись строевым лошадям хранить 3 года по выбытии со службы последней лошади».

В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:

Долговременного хранения (как правило, эти документы со сроками хранения свыше 10 лет, в том числе, например, документы по личному составу со сроком хранения 75 лет);

Третья задача — обеспечение полноты состава Архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также вышеили нижестоящих учреждений. В рамках этой задачи возможно оставление на постоянное хранение документов с временными сроками хранения, в том числе копийных, которые могут восполнить утраченную информацию, ранее имевшую место в других документах, подлежащих постоянному хранению.

Решение этой задачи напрямую связано с понятием реконструкции архивного фонда и даже в отечественном архивоведении появился такой термин, как «идеальная опись».

Из словаря современной архивной терминологии социалистических стран.— М., 1988. В П. 76 дается определение идеальной описи Архивного фонда — архивная опись, в которой зафиксированы все единицы хранения, относящиеся к данному архивному фонду, как хранящиеся в архиве, так и находящиеся вне его, а также погибшие или уничтоженные, о которых имеются соответствующие сведения.

В заключении можно сказать, что ЭЦД ставит перед собой несколько задач таких как отбор наиболее ценных документов, определение сроков хранения, обеспечение полноты состава архивного фонда и отбор на хранение наиболее информативно емких документов. Экспертиза ценности документов изучает в первую очередь состав и содержание документов организации на основании критериев оценки их происхождение, содержание и внешние особенностей документов в целях определения сроков и отбора документов на их дальнейшее хранение. Сами же документы оцениваются на основании принципов историзма, системности, целостности.