Организация документооборота на предприятии

Организация работы с документами (документооборот) — это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента их создания до момента их уничтожения или передачи в архив).

Дело — это совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку и помещенных в отдельную папку.

Определяют три основные группы документов:

Входящие документы — это поступающие в отдел документационного обеспечения из внешних организаций.

Исходящие документы — это поступающие в ОДО из структурных подразделений или от руководителя для рассылки и использования внутри организации.

Внутренние документы.

Этапы обработки входящих документов включают: Первичная обработка Предварительное рассмотрение; Регистрация; Рассмотрение документов руководством; Направление на исполнение; Контроль исполнения; Исполнение документов; Подшивка документов в дела;

Обработка отправляемых документов содержит: Составление проекта документа исполнителя; Согласование проекта документа; Проверка правильности оформления; Подписание документа руководителем; Регистрация документа; Отправка документа адресату; Подшивка второго экземпляра (копии) в дело; 8. Использование в справочно-информационной работе (от 1−3) и определение дальнейшего срока хранения.

Работа с внутренними документами.

Они составляются, оформляются в рамках самой организации, не выходя за ее пределы. Порядок работы такой же как с исходящими документами и дополнительно.

Регистрация и контроль исполнения документов.

Регистрация документа — это присвоение ему индекса (номера) и представление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале или в памяти ПК Централизованная форма — это все регистрационные операции осуществляются в одном месте или одним работником Децентрализованное — предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения Смешанное — это когда одна часть документа регулируется централизованно, а другая децентрализовано.

Составление номенклатуры дел.

Номенклатура дел — это список заголовков дел, заводимых на предприятии с указанием сроков их хранения.

Номенклатура предназначена для группировки исполненных документов в делав, их учета. В номенклатуру включаются все дела предприятия, журналы регистрации, справочные картотеки. Формирование и оформление дел.

Формирование дел — это группировка исполненных документов в дела.

При формировании используются следующие признаки:

Номинальный — название разновидности документов (приказы, протоколы) Предметно-вопросный признак — это содержание документов (сводки, докладные записки) Авторский — это группировка в дела документов одного автора.

Корреспондентский — в заголовке дела указывается корреспондент, с которым ведется переписка.

Географический — позволяет объединить в одном деле документы нескольких корреспондентов, с которыми ведется переписка.

Хронологический признак — это группировка в дела документов одного пе5риода. При формировании необходимо соблюдать следующие требования:

В дела помещаются документы, работа с которыми проведена.

Документы являются подлинниками или заверенными копиями Документы разных сроков хранения формируются в разные дела.

Документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело.

В дело помещается один экземпляр документов Документ должен быть правильно оформлен В дело формируются документы одного дела.

Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности или нумерационной.